2.3. Планирование ресурсов

При планировании договорной работы необходимо рассчитать потребность в ресурсах, необходимых для успешного ведения данной работы при заданных ограничениях по временным параметрам.

В частности, необходимо определить потребность в:

- трудовых ресурсах;

- финансовых ресурсах;

- информационных ресурсах;

- материальных ресурсах (компьютерная техника, бумага и др.).

Основой для расчета требуемых ресурсов является документ, определяющий предметную область договорной работы, а также документ, определяющий финансово-организационную политику фирмы на планируемый период.

Результатом данного этапа планирования договорной работы является описание необходимых для ведения названной работы ресурсов, их количество и сроки использования.

Конечным результатом планирования договорной работы является Сводный план договорной работой - итоговый документ, отражающий результаты планирования предметной области договорной работы, ее временных параметров и ресурсов. Он является основой для ведения и контроля хода договорной работы.

Сводный план договорной работы позволяет:

- эффективно управлять процессом выполнения запланированных мероприятий договорной работы;

- определить ключевые контрольные точки управления процессом договорной работы;

- документировать результаты и предложения по управлению процессом договорной работы;

- правильно регламентировать деятельность исполнителей.

Сводный план договорной работы представляет собой формально утвержденный документ или комплект документов, используемый для ведения и контроля запланированных мероприятий договорной работы. Единого образца формы сводного плана договорной работы не существует, поэтому каждая фирма разрабатывает его самостоятельно, исходя из своей организационной структуры, специфики бизнеса, а также фирменных стандартов договорной работы.

Однако в любом случае такой план должен содержать информацию о:

- предметной области договорной работы фирмы;

- временных параметрах договорной работы;

- ресурсах, их количестве и сроках использования.

Практика показывает, что договорную работу фирмы целесообразно планировать:

- на предстоящий финансовый год (стратегическое планирование);

- на каждый предстоящий месяц (текущее планирование).

3. Организация договорной работы

Организация договорной работы - это приведение входящих в содержание данной работы мероприятий (действий) в состояние необходимой упорядоченности, обеспечение единства взаимодействия исполнителей для достижения эффективного режима данной работы и поддержания его в таком состоянии.

Следует осознавать, что, если договорная работа фирмы не организована должным образом, ее конечная результативность всегда будет низкой. Экономические и правовые функции договоров в таких ситуациях реализуются слабо. Это влечет снижение конкурентоспособности фирмы, негативно влияет на эффективность бизнеса.

Общий подход к организации договорной работы фирмы может быть наглядно представлен следующим образом (рис. 1).

┌─────────────────────────────────────┐

│ Элементы организационной системы │

│ управления договорной работой фирмы │

└─────────────────────────────────────┘

││

\/ Матрица

Цель ДР ┌──────────────────────────────────┐ размещения

┌───────────────>│ Модель функций управления ├──────────>

│Задачи ДР │ процессом договорной работы (1)├──────────>

├───────────────>└──────────────────────────────────┘ Структура

│ ││ управления

│ \/

│ Законы, ┌──────────────────────────────────┐ Матрица

│положения │ Модель обязанностей, прав │ РАЗУ

├───────────────>│и ответственность исполнителей (2)├──────────>

│ └──────────────────────────────────┘

│ ││

│ Методики, \/ ИТМ

│информационные ┌──────────────────────────────────┐(должностные

│ материалы │ Модель процесса управления │ инструкции)

├───────────────>│ договорной работы (3)├───────────>

│ └──────────────────────────────────┘

│ ││

│ \/ Сетевые

│ ┌──────────────────────────────────┐ матрицы

└───────────────>│ Модель реализации мероприятий │стадий ДР

│ договорной работы (4)├───────────>

---------------->└──────────────────────────────────┘

Бизнес-планы

Рис. 1

Входящие в предметную область договорной работы мероприятия оцениваются с точки зрения необходимости в управленческом воздействии. В результате выявляются действия, которые требуют управленческих воздействий.

Совокупность таких действий поступает из блока 4 в блок 1 (на схеме этот процесс обозначен стрелкой). Здесь происходит процесс образования управленческих задач. Каждое действие получает здесь (блок 1) свои необходимые управленческие задачи, совокупность которых будет составлять содержание управления договорной работой.

Выходом из блока 1 является матрица размещения управленческих задач. Она распределяет управленческие задачи между структурными подразделениями и должностными лицами внутри фирмы, а также между ними и привлекаемыми к договорной работе сторонними специализированными организациями и частными лицами (адвокатами, финансовыми консультантами, аудиторами и др.).

Блок 2 представляет собой модель разделения обязанностей, прав и ответственности между подразделениями и должностными лицами, формирование которой происходит с учетом различных нормативных актов (в том числе локальных). Выходом из этого блока будет являться матрица разделения административных задач управления, являющаяся основой для проектирования организационной системы управления договорной работы (далее - ОСУДР) и определения трудоемкости управленческих работ.

Блок 3 - модель управленческого процесса. Если блоки 1 и 2 являются статистическими, то блок 3 - динамический. Он как бы сбалансирован по времени с блоком 4, тоже динамическим блоком. Выходом из блока 3 являются должностные инструкции, выполненные в виде локальных правовых актов, классификаторов задач, стандартов договорной работы, регламентов или в других формах.

Таким образом, можно выделить следующие ключевые моменты организации договорной работы фирмы:

Формирование организационной системы

управления договорной работы

││

\/

Алгоритмизация процессов договорной работы,

коммуникационных связей, процедур принятия

управленческих решений

││

\/

Разработка системы локальных правовых актов,

регламентирующих договорную работу

││

\/

Подбор и обучение персонала