Глава 4. Организация и управление договорной работой

1. Договорная работа как объект управленческой деятельности

Договорная работа сочетает в себе элементы не только правовой, но и управленческой деятельности. Это обусловлено следующими причинами.

1. Юристы фирмы не в силах справиться с большим объемом правовых и фактических действий, входящих в содержание договорной работы. Договорная работа требует объединения усилий большого числа работников фирмы (экономистов, финансистов, юристов и др.) с соответствующим разделением их труда. Отсюда возникает необходимость в управлении договорной работой фирмы, а если бизнес ведется в составе группы фирм, необходимо наладить единую систему управления договорной работой всех фирм, входящих в эту группу.

2. Для достижения высоких конечных результатов договорной работы требуются ресурсы, которые необходимо обеспечить, скомбинировать, скоординировать и умело использовать.

3. Договорная работа должна вестись планово, поэтому необходимо проработать и детализировать ее процессы, связи (коммуникации) между исполнителями, установить четкие процедуры принятия необходимых решений.

Рассмотрение договорной работы в качестве управленческой деятельности позволяет говорить о возможности использования в данной работе современных средств и методов управления, позволяющих обеспечить ее высокую результативность.

Управление договорной работой является неотъемлемой частью общего процесса управления хозяйственной деятельностью фирмы. Тем не менее договорную работу следует рассматривать в качестве относительно самостоятельного объекта управленческой деятельности. Данный вывод обусловлен специальным предметом данной работы, коим являются гражданско-правовые договоры.

Следует отметить, что вопросы организации и управления процессом договорной работы фирмы традиционно являются самым слабым звеном отечественной договорной практики. Как справедливо отмечает Б.И. Пугинский, сегодня данные вопросы правовой наукой практически не изучаются, в результате чего общее состояние договорной работы в нашей стране является неудовлетворительным <1>.

--------------------------------

<1> См.: Пугинский Б.И., Неверов О.В. Правовая работа: Учеб. М.: ИД "Зерцало-М", 2004. С. 79.

Управление договорной работой как процесс состоит из пяти видов управленческой деятельности:

1) планирование мероприятий (действий), входящих в содержание договорной работы;

2) организация исполнения запланированных мероприятий договорной работы;

3) координация действий исполнителей по всему управленческому циклу;

4) активизация (или мотивации) труда исполнителей;

5) контроль и регулирование мероприятий договорной работы.

Первый вид управленческой деятельности - планирование - представляет собой определение оптимального результата при заданных ограничениях по времени и ресурсам. В любом управленческом решении, распоряжении по вопросам договорной работы всегда есть ответы на вопросы, кто должен сделать, что, сколько и когда.

На вопрос, как сделать, дает ответ второй вид управленческой деятельности - организация, - представляющий собой определение путей, методов и средств достижения поставленных целей.

Третий вид - координация - представляет собой установление гармонии в совместном труде участников планируемого процесса.

Четвертый вид - активизация или мотивация - подразумевает создание таких стимулирующих условий труда, при которых работник трудился бы с наивысшей отдачей.

Пятый вид управленческой деятельности - контроль - представляет собой прогнозирование возможных отклонений для их своевременного предупреждения и устранения.

Следует отметить, что второй, третий и четвертый виды управленческой деятельности в своей совокупности представляют деятельность по выполнению (реализации) запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы.

Рассмотрение договорной работы как объекта управленческой деятельности требует решения вопросов об уровне руководства данной работой. Выделяют два основных уровня руководства договорной работой.

Первый - уровень участника договорной работы, т.е. фирмы - субъекта применения договорного инструментария. Это основной уровень руководства.

Как правило, на указанном уровне общее руководство договорной работой фирмы осуществляет ее исполнительный орган (единоличный или коллегиальный).

Соответствующий орган:

1) рассматривает и утверждает локальные правовые акты по вопросам организации и ведения договорной работы (приказы, инструкции, положения и др.);

2) распределяет основные функциональные обязанности по ведению договорной работы между подчиненными должностными лицами, структурными подразделениями фирмы (в том числе обособленными), а также отдельными работниками;

3) осуществляет общий контроль за ведением договорной работы, выполнением подчиненными должностными лицами и ответственными исполнителями возложенных на них функций;

4) оценивает общие результаты договорной работы фирмы за отчетный период;

5) принимает решения о корректировке мероприятий договорной работы, применении мер поощрения и ответственности в отношении должностных лиц и работников фирмы, привлекавшихся к договорной работе.

Исполнительный орган распределяет функции руководства отдельными участками договорной работы между должностными лицами фирмы, делегирует им определенные полномочия на принятие управленческих решений и возлагает на них конкретные обязанности.

Однако делегирование полномочий и возложение обязанностей на подчиненных должностных лиц не снимает с исполнительного органа фирмы ответственности за общее состояние договорной работы. Он должен непосредственно принимать управленческие решения по наиболее важным вопросам договорной работы (заключению наиболее ответственных договоров, организации их исполнения, корректировки и закрытия и т.д.).

Следующий уровень руководства договорной работой - уровень участников (учредителей), акционеров и/или собственников фирм - субъектов договорной деятельности. По общему правилу участники (учредители), акционеры и собственники компаний не вправе непосредственно вмешиваться в договорную деятельность фирм. Однако они вправе осуществлять подобное руководство через компетентные органы управления фирм (общее собрание участников, общее собрание акционеров и т.д.).

В настоящее время широкое распространение приобрел бизнес в группе контролируемых фирм (так называемых компаний холдингового типа). В таких случаях общее руководство договорной работой подконтрольных фирм осуществляет управляющая фирма. Формы подобного руководства таковы:

- организационное руководство;

- методическое руководство.

Достаточно проверенными и положительно зарекомендовавшими себя приемами организационного руководства договорной работой подконтрольных фирм, а также фирм с разветвленной сетью филиалов и представительств являются:

1) общее планирование необходимых организационных мероприятий с выделением заданий для аппарата управления подконтрольных фирм, филиалов и представительств;

2) получение статистической отчетности о ходе и результатах выполнения отдельных мероприятий договорной работы в подконтрольных фирмах, филиалах и представительствах, ее анализ для принятия необходимых мер по совершенствованию этих мероприятий;

3) издание инструкций и положений, регламентирующих договорную работу в подконтрольных фирмах, выполнение отдельных мероприятий договорной работы в филиалах и представительствах с учетом их специфики;

4) проведение проверок на местах и оказание специалистам подконтрольных фирм, филиалов и представительств практической помощи в реализации мероприятий договорной работы;

5) заслушивание отчетов руководителей подконтрольных фирм, филиалов и представительств, применение к ним мер материального поощрения и ответственности;

6) организация семинаров, совещаний, повышение квалификации работников подконтрольных компаний, филиалов и представительств.

Организационные мероприятия целесообразно применять в сочетании со способами методического руководства, к которым традиционно принято относить:

1) разработку рекомендаций по ведению договорной работы;

2) обеспечение информационными материалами;

3) распространение положительного опыта и др.