Фотографія використання робочого часу
Основна мета проведення фотографії використання робочого часу - виявлення затрат і втрат робочого часу, встановлення їх причин, розробка заходів щодо удосконалення організації праці за рахунок усунення втрат і нераціональних затрат часу. У тім дані фотографії можуть бути використані для розробки нормативів підготовчо-заключного часу, часу обслуговування робочого місця, а також на відпочинок і особисті потреби, для вивчення і розповсюдження передового досвіду, визначення норм обслуговування і чисельності працюючих, для виявлення причин невиконання норм працівниками.
Усі різновиди фотографії використання часу можна проводити методом безпосередніх замірів і методом миттєвих спостережень. Затрати часу при фотографії фіксуються у вигляді цифр, індексів або графічних записів, застосовуються і комбіновані записи. При фотографії використовується в основному звичайні годинники із секундною стрілкою або годинник із секундоміром.
Фотографія робочого дня, у залежності від об'єкту спостереження і форми організації праці, буває індивідуальною, груповою або бригадною. Втім до різновидностей фотографії робочого часу можна віднести і самофотографію, яка також може бути індивідуальною, груповою або бригадною.
У період підготовки до спостереження у відповідності із метою дослідження вибирається об'єкт спостереження. Якщо вивчається робочий час з метою виявлення його втрат, проводиться фотографія затрат часу у тих працівників або бригадиру яких втрати часу значні. При цьому не обов'язково проводити фотографію усього робочого дня, а достатньо вивчити години найбільших втрат. Перед проведенням спостережень ніяких заході щодо покращання умов праці не здійснюється. Якщо дані фотографії робочого часу будуть використовуватися для розробки нормативів часу, то об'єктом спостереження будуть робочі місця з найкращою організацією праці, що виключають втрати часу, і працівників, що виконують норми праці. Дані фотографії робочого часу працівників дадуть можливість виявити причини невиконання норм, розробити і впровадити відповідні заходи, що скоротять затрати робочого часу.
При встановленні норм обслуговування і чисельності допоміжних працівників досліджуються затрати часу відповідними категоріями працівників.
Після визначення мети і вибору об'єкта спостереження необхідно ознайомитись з умовами роботи підрозділу і безпосередньо на робочому місці, вибрати місце, із якого, не заважаючи працівникам, буде вестись спостереження. Не рекомендується давати працівникам яких-небудь вказівок і відволікати їх від роботи розпитуваннями.
Результати спостережень записуються у спеціальний блокнот-карту.
У період підготовки і проведення фотографії на лицьовій стороні фотокартки записуються детально відомості про працівника (прізвище, табельний номер, стаж, професія, спеціальність, розряд, процент виконання норм та інше), устаткування (тип, його модель, інвентарний номер, технічний стан, потужність тощо), яка виконується робота (її характеристика, інструмент, що використовується), про організацію і обслуговування робочого місця (його характеристика, порядок обслуговування).
Сам процес фотографування представляє собою послідовний і детальний запис на зворотній стороні фотокартки усього, що відбувається у зоні спостереження. Затрати часу вимірюються з точністю до 30 сек. Фотографування проводиться з моменту початку роботи, тому спостерігач повинен прийти за 10-15 хв. до початку роботи або зміни.
Розглянемо приклад даних індивідуальної фотографії робочого дня покоївки, проведеного методом безпосередніх замірів (табл. 9.1).
К
ожний
елемент роботи і перерви треба записувати
окремо за категоріями затрат часу.
Опрацювання результатів спостереження починається з обчислення тривалості окремих затрат часу. Для цього із показника поточного часу віднімають тривалість значення з попереднього елементу роботи (наприклад, для першого елемента роботи: 8 год. 05 хв. - 8 год. = 5 хв.; для другого: 8 год. 15 хв. - 8 год. 05 хв. = 10 хв. і т.д. Кожній дії і перерві присвоюють індекс у відповідності з класифікацією затрат робочого часу. Далі усі елементи роботи, що мають однаковий індекс, об'єднують в групи, складають відомість однойменних затрат, яка характеризує фактичні затрати часу на виконання роботи.
При аналізі результатів спостереження встановлюють, чи усі затрати робочого часу необхідні і раціональні при існуючій організації праці. Наприклад, при наявності визивної сигналізації не має необхідності витрачати час на пошук сантехніка або електрика.
Н
а
основі отриманих даних і їх аналізу
складають фактичний і нормативний
баланс робочого часу (табл. 9.2).
Аналіз даних фактичного балансу показують, як використовується робочий день, які є перерви і втрати робочого часу, на основі чого розраховується показник використання робочого дня за наступною формулою:
Квик = (Тпз + Топ + Тобс + Твоп) / Тзм, де
Квик - показник використання робочого часу;
Тпз - підготовчо-заключний час;
Топ - оперативний час;
Тобс - час обслуговування робочого місця;
Твоп - перерви на відпочинок і особисті потреби;
Тзм - тривалість змінного часу.
У нашому прикладі:
Квик = (62 + 301 + ЗО + 28) / 480 = 0,877, або 87,7%, Потім визначають показник перерв робочого часу, що визвано порушенням виробничого процесу, за формулою:
Кпвп = Тпвп / Тзм
Показник перерв, пов'язаний з порушенням трудової дисципліни визначають за формулою:
Кптд = Тптд / Тзм
У даному прикладі перерви, що пов'язані з порушенням виробничого процесу, дорівнюють 9,2% (44 / 480) х 100%, а із-за порушення трудової дисципліни - 3,1% (15 / 480) х 100%. Сума усіх отриманих величин повинна становити 100% (87,7 + 9,2 + 3,1).
Після визначення цих показників слід встановити причини, за яких створилися перерви в порушенні виробничого процесу, і намітити відповідні організаційно-технічні заходи щодо їх усунення. Перерви із-за порушення трудової дисципліни повинні бути повністю усунені. Перерви організаційно-технічного характеру вимагають більш глибокого аналізу. їх фактичну величину потрібно порівняти з нормативним часом на них, що зазначаються у технологічних інструкціях і картках виконання робіт. Ці перерви повинні бути максимально зменшені або повністю усунені шляхом удосконалення організації виробництва.
При аналізі результатів спостереження за кожною категорією затрат часу встановлюється проектуєма їх величина і виключаються втрати і нераціональні затрати робочого часу. Проектні затрати беруться із нормативів часу або за результатами фотографії робочого дня передовиків виробництва. Якщо немає тих чи інших даних, то із фактичних затрат вираховуються нераціональні затрати робочого часу і ті, що можна ліквідувати.
У наведеному прикладі підготовчо-заключний час за нормативами складає 40 хв., тобто менше фактичного на 22 хв., на обслуговування робочого місця 25 хв., за нормативами на відпочинок і особисті потреби - 25 хв. Перерви із за порушення трудової дисципліни складають 15 хв. Це явні втрати робочого часу, які повинні бути ліквідовані.
Перерви, що виникли внаслідок порушення нормального ходу виробничого процесу, також являються втратами робочого часу, але при існуючій організації виробництва вони не можуть бути повністю ліквідовані, і мінімум неліквідованих втрат часу на виробництві залишаться приблизно 5%.
Використовуючи дані аналізу фактичного балансу, складаємо нормативний баланс, в якому намічаємо реальні можливості скорочення втрат робочого часу. Проведені нами дослідження на підприємствах готельного господарства щодо вивчення затрат робочого часу покоївок номерного фонду свідчать, що втрати робочого часу за рахунок недосконалої організації робочих місць становлять від 10% до 27% робочого часу працівника, порушення дисципліни праці - від 5% до 12%, недостатніх навичок виконання технології прибиральних робіт - від 10% до 15%, недотримання графіків проведення прибиральних робіт номерів - від 5% до 11 %. Основними причинами таких втрат робочого часу є: нечіткий розподіл функціональних обов'язків між працівниками відповідно їх рівню кваліфікації (покоївки виконують роботу прибиральників); невизначеність робочого часу на виконання оперативного завдання, що є основним для даного працівника і характеризує рівень його продуктивності праці; порушення трудової дисципліни; недостатньо організовані робочі місця працівників; низька кваліфікація працюючих та інші.
За рахунок розробки заходів щодо економії витрат робочого часу можливо досягти збільшення продуктивності праці персоналу на 15-40% при одночасному підвищенні заробітної плати на 10-25%. Дані заходи не потребують великих капіталовкладень.
У наведеному вище прикладі, сума усіх втрат, що підлягають скороченню, складають 73 хв. Відповідно на цю величину збільшується оперативний час: який досягне 77,9% змінного часу. Відсоток невиробничих витрат робочого часу від змінного фонду складе 15,2 % (73 / 480) х 100%.
Можливе підвищення продуктивності праці за рахунок ліквідації втрат часу розраховуються за наступними формулами:
• за рахунок ліквідації втрат за організаційно-технічними причинами:
К1 = (Тотп/Топф) х 100%,
К1 = (44 / 301) х 100% = 14,6%, де
Топф - фактичний оперативний час;
• за рахунок ліквідації втрат, що залежать від працівника: К2 = (Тпд/Топф)х100%,
К2 = (15/301)х100% = 5%;
• за рахунок ліквідації усіх невиробничих затрат і втрат робочого часу:
КЗ = ((Топн - Топф) / Топф) х 100%),
КЗ = ((374 -301) / 301) х 100% = 24,2%, де
Топн - нормативний оперативний час.
Такий розрахунок проводиться у тому випадку, якщо за рахунок затрат робочого часу, котрі підлягають скороченню, буде збільшений оперативний час.
Аналіз даних фотографії завершується розробкою заходів, що сприятимуть ліквідації втрат часу, намічених нормативним балансом. При цьому обов'язково треба вказувати строки здійснення намічених заходів і відповідальних виконавців.
Методика проведення групової, бригадної і маршрутної фотографії робочого часу методом безпосередніх замірів в основному аналогічна індивідуальній.
Групова фотографія проводиться головним чином для виявлення втрат робочого часу на дільниці, підрозділі підприємства готельного господарства і встановлення причин їх втрат. При груповій фотографії один спостерігач вивчає роботу декількох виконавців, але не більше десяти, інакше методом безпосередніх замірів спостереження вести важко.
Результати спостереження записуються індексами через раніше встановлений проміжок часу. Тривалість їх залежить від кількості працівників. Так, при фотографії затрат робочого часу 3-5 працівників їх дії можна фіксувати через 2-3 хв., при більший чисельності - через 5 хв.
У бланку фотокарти надаються відомості про працівників і устаткування, а також розшифрування індексів, якими користуються при спостереженні. Індекси вибирають такі, що добре запам'ятовуються, наприклад, оперативна робота - Р, обслуговування робочого місця - ОБС і т.д. У період підготовки до фотографування спостерігач повинен вибрати зручне місце, щоб усі працівники знаходилися у полі зору.
Листок спостерігача готується до початку фотографування: в ньому зазначається кількість працівників, за якими проводиться спостереження, поточний час через встановлені інтервали.
Отримані дані спостереження обробляються по кожному працівникові, як і при індивідуальній фотографії робочого дня. Для цього складається відомість однойменних затрат і підраховується тривалість часу по кожному виду затрат. За результатами відомості однойменних затрат часу для кожного працівника розраховують показник використання робочого часу, його втрати і можливість підвищення продуктивності праці, а потім розробляють заходи щодо покращання використання робочого часу.
Для вивчення затрат робочого часу бригадою використовується бригадна фотографія, яка, окрім виявлення втрат часу, дає можливість вивчити і проаналізувати узгодженість дій усіх працівників бригади, встановити ступінь їх завантаженості протягом зміни, визначити оптимальну чисельність бригади і зробити висновки щодо покращання розподілу обов'язків між працівниками бригади.
При бригадній фотографії вивчається спільна діяльність 4-5 працівників. За більшою чисельністю працівників одночасно спостерігати важко. Тривалість затрат часу кожним працівником вираховується звичайним способом. На кожного працівника бригади складається відомість однойменних затрат і отримані дані аналізуються.
Маршрутна фотографія використовується у тих випадках, коли спостерігач не може з одного місця добре бачити дії усіх працівників, затрати часу яких він вивчає. При підготовці до такого спостереження встановлюється маршрут проходження та інтервали, через які відмічаються затрати робочого часу. Результати спостережень записуються індексами. Форма і зміст листа спостереження, а також обробка отриманих даних, аналогічна груповій фотографії. Маршрутна фотографія дозволяє так же вивчати об'єкти спостереження, що проходять за визначеним напрямком.
Метод миттєвих спостережень має деяку перевагу перед методом безпосередніх замірів. Перш за все, він відносно простий і менш трудомісткий і дає можливість проводити спостереження за роботою великої групи працівників і устаткування та отримувати у короткі строки достовірні дані. Його ще називають статистичним методом вивчення робочого часу. Цим методом реєструють число миттєвих затрат часу, а не абсолютні його величини. У практиці діяльності підприємств готельного господарства, як правило, не використовується.
Самофотографія - метод вивчення затрат часу, що проводиться самими працівниками і дозволяє виявити і ліквідувати його втрати. Залучення самих працівників до боротьби з втратами робочого часу дозволяє у подальшому більш раціонально організувати робочі місця і їх організацію праці. її сутність полягає в тому, що сам працівник протягом визначеного часу записує тривалість перерв у роботі, виявляє їх причини, а також пропонує заходи щодо їх ліквідації. Самофотографія може проводитись протягом усього робочого часу або його частини.
Перед проведенням самофотографії необхідно ознайомити працівника з метою її проведення, способом запису в листку спостереження таких даних: підприємство, підрозділ чи ланка, зміну, дату, прізвище працівника, професію, розряд, його табельний номер, стаж, найменування устаткування, середні дані виконання норм працівником.
Поряд з явними втратами часу і простоїв при самофотографії треба записувати і затрати часу на виконання зайвої роботи, що не передбачена технологією і посадовою інструкцією. Ці затрати для працівника, по суті, є втратами робочого часу. На зворотній стороні листка спостереження працівник записує свої пропозиції щодо ліквідації втрат робочого часу.
Листки спостереження збирають, обробляють, уважно вивчають, аналізують причини втрат робочого часу і намічають заходи щодо їх усунення. Результати спостережень, пропозиції працівників, план заходів, строки їх виконання детально обговорюють на виробничих нарадах працівників. При цьому необхідно продемонструвати можливий економічний ефект і підвищення заробітної плати працівникам від усунення втрат робочого часу.
Самофотографія, як метод вивчення затрат часу, має і свої недоліки. З її допомогою, перш за усе, фіксують втрати робочого часу, що пов'язані з недоліками в організації праці і виробництва, з неполадками устаткування, тобто втратами, що не залежать від працівників. У день проведення спостереження, як правило, втрат робочого часу з вини працівника не буває або він їх не записує. Окрім цього, працівник, правильно відмітивши причини простоїв, не завжди може визначити, як краще їх усунути. Тому доцільно поєднувати усі види фотографій робочого часу, проводити їх різними методами, детально вивчати і аналізувати отримані дані, на основі цього удосконалювати організацію праці виробництва.
Фотографія часу використання устаткування - це спостереження за роботою устаткування. Проводиться методом безпосередніх замірів та миттєвих спостережень. Об'єктами спостереження є різне устаткування. Мета дослідження полягає в тому, щоб визначити час роботи устаткування, простоїв і їх причини, а також намітити та здійснити заходи, що сприятимуть ефективному використанню обладнання.
Спостереження за роботою устаткування, запис результатів і обробка отриманих даних здійснюється так само, як і при фотографії робочого часу.
Заданими фотографії складається відомість результатів і баланс часу використання устаткування. Коефіцієнт використання устаткування визначається як відношення часу роботи устаткування до усього змінного часу. Фотографія часу використання устаткування застосовується для раціонального використання часу працівника і часу роботи устаткування.
Після проведення фотографії і хронометражу окремих операцій або їх елементів визначають усебічно обгрунтовані норми часу. Норма часу встановлюється на основі спостережень за кваліфікованими працівниками, щоб норми праці були стимулом до підвищення продуктивності праці.
Спостереження за роботою відсталих працівників також слід проводити з метою виявлення слабких сторін у їх діяльності і розроблення організаційно-технічних заходів з ущільнення робочого дня.