Планування робочого місця менеджера

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов’язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон:

• робочої зони;

• зони нарад;

• зони відпочинку.

Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

До набору меблів для робочої зони, як правило, входить двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабінетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

• письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;

• вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

• бажано, щоб вікно було зліва;

• письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

• меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

• якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;

• якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик стола, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;

• робоче крісло, письмовий стіл і стіл приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового стола керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності обладнання, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабінету. В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані чи натуральні зразки продукції, макети найновіших технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв’язків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Номенклатуру, чисельність і розміщення предметів естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер’єру кабінету при консультації дизайнера.

.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації:

• не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;

• все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування предметів у ящиках письмового столу;

• усі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; при цьому слід прагнути виробити оптимальну їх послідовність;

• кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним;

• письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;

• документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;

• комп’ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;

• засоби зв’язку (телефони, викличні і переговорні пристрої) розташовують зліва від керівника на робочій поверхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;

• канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами.

Напрями удосконалення інформаційної системи

Інформатизація - сукупність взаємозв'язаних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян і суспільства на основі створення, розвитку й використання інформаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційних технологій, які побудовані на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки.

Інформатизація сприяє забезпеченню національних інтересів, поліпшенню керованості економікою, розвитку наукоємних виробництв і високих технологій, зростанню продуктивності праці, вдосконаленню соціально-економічних відносин, збагаченню духовного життя та подальшій демократизації суспільства.

Державна політика інформатизації формується як складова частина соціально-економічної політики держави в цілому й спрямовується на раціональне використання промислового та науково-технічного потенціалу, матеріально-технічних і фінансових ресурсів для створення сучасної інформаційної інфраструктури в інтересах вирішення комплексу поточних і перспективних завдань розвитку України як незалежної демократичної держави з ринковою економікою. Для прискорення процесу інформатизації, що потребує відповідної концентрації ресурсів, в основу державної політики має бути покладено державне регулювання процесів інформатизації на основі поєднання принципів централізації та децентралізації, саморозвитку, самофінансування й самоокупності, державної підтримки через систему пільг, кредитів, прямого бюджетного фінансування. Першочергові пріоритети надаються створенню нормативно-правової бази інформатизації, включаючи систему захисту авторських прав й особистої інформації, розробленню національних стандартів у галузі інформатизації; формуванню телекомунікаційної інфраструктури, перш за все оптимізації діючої мережі магістралей передачі даних, будівництву нових сучасних каналів, включаючи волоконно-оптичні й супутникові системи зв'язку; формуванню комп'ютерної мережі освіти, науки й культури як частини загальносвітової мережі INTERNET; здійсненню заходів щодо інформаційної безпеки. Важливе значення має інформатизація у сфері захисту навколишнього середовища та раціонального природокористування. У розвитку національної інфраструктури особливе місце належить виробництву елементної бази, власних конкурентоспроможних засобів обчислювальної техніки інформатики, де сконцентровано досягнення вітчизняної і світової науки і які орієнтовано на реалізацію перспективних інформаційних технологій.

Входження України у світове інформаційне середовище на паритетно-правовій основі на початковому етапі можливе шляхом придбання державою відповідних ліцензій у провідних світових виробників інформаційних продуктів з подальшим їх впровадженням на вітчизняному ринку. Державна інвестиційна політика у сфері інформатизації полягає в тому, що цільові бюджетні інвестиції одержують тільки ті національні виробники, які можуть забезпечити збільшення обсягів виробництва за рахунок кінцевого продукту, послуг, чистого експорту або створення продукції, що замінює імпортовану.

Основними напрямами інформатизації є:

1. Розробка політики і організаційно-правове забезпечення інформатизації. Організаційно-правове забезпечення процесу інформатизації передбачає розроблення пакета нормативно-правових актів з питань організації та правового регулювання відносин у сфері інформатизації, зокрема: захисту авторського права й прав і свобод громадян щодо інтенсивної інформаційної взаємодії держави й громадянина відповідно до Конституції України; економічного стимулювання створення національного інформаційного ресурсу; доступу фізичних та юридичних осіб до міжнародних інформаційних ресурсів; розроблення системи державних стандартів у галузі інформатизації, сертифікації технічного й програмного забезпечення; локалізації програмного забезпечення; розроблення нормативних актів про діяльність і взаємодію державних і комерційних структур щодо виконання Програми, залучення різних джерел фінансування, митного регулювання й ін.

2. Формування національної інфраструктури інформатизації. Національна інфраструктура інформатизації (НІІ) містить: міжнародні та міжміські телекомунікаційні й комп'ютерні мережі; систему інформаційно-аналітичних центрів різного рівня; інформаційні ресурси й технології; систему науково-дослідних установ з проблем інформатизації; виробництво і обслуговування технічних засобів інформатизації; системи підготовки висококваліфікованих фахівців у сфері інформатизації.

3. Інформатизація стратегічних напрямів і сфер розвитку державності, безпеки і оборони України. Досягається шляхом створення та розвитку інформаційно-аналітичних, обчислювальних й автоматизованих систем, центрів і мереж, які забезпечують роботу органів державної влади й місцевого самоврядування. Особливістю завдань цього напряму є їхня складність, пов'язана з необхідністю оброблення великого обсягу різноманітної інформації, що надходить із значної кількості джерел, а також з високими вимогами до швидкості й форми її надання, достовірності, актуальності, безпеки інформації.

4. Інформатизація процесів соціально-економічного розвитку. Комплексне й збалансоване вирішення задач соціально-економічного розвитку можливе лише на сучасній інформаційно-аналітичній, системно-технічній базі за допомогою ситуаційних центрів забезпечення інформаційної підтримки функціонування державного сектора економіки, проведення виваженої бюджетно-кредитної й податкової політики, виникнення конкурентоспроможних виробництв галузей промисловості у стратегічно важливих сферах. Система моніторингу й застосування сучасних інформаційних технологій забезпечать наукові підходи до розв’язання соціальних проблем суспільства. В основу цього напряму інформатизації покладається створення баз даних і знань, а також засобів їх оброблення, орієнтованих на ефективну інформатизацію органів державної статистики й точне прогнозування процесів соціально-економічного розвитку, зокрема інформаційно-довідкових систем ринку праці, товарів і послуг, контролю за якістю споживчих товарів та інших з подальшим використанням їх для формування систем електронної комерції.

5. Інформатизація пріоритетних галузей економіки. В умовах створення ринкових відносин одним з важливих завдань є підвищення ефективності функціонування галузей за рахунок оптимізації структури виробництва й транспортних засобів, а також необхідної координації робіт усіх управлінських підрозділів.

6. Інформатизація фінансової й грошової системи, державного фінансово-економічного контролю. Для роботи податкової адміністрації необхідно створити інформаційну систему, що забезпечить прогноз і контроль податкових зборів, а також класифікатори, уніфіковані системи документообігу, Державний реєстр фізичних та юридичних осіб – платників податків на основі єдиної бази даних населення України тощо.

7. Інформатизація соціальної сфери. У сфері охорони здоров'я головними завданнями є створення єдиної структурованої інформаційної системи обліку стану здоров'я громадян України на основі автоматизованої реєстрації пацієнтів у лікувальних установах, збирання даних профілактичних обстежень з метою подальшого використання в статистичних, аналітичних й експертних системах; створення системи дистанційного консультування та діагностики на основі комп'ютерних мереж, що об'єднують великі лікувальні й наукові заклади.

8. Інформатизація в галузі екології та використання природних ресурсів. На основі картографічних баз даних передбачається створення багатоцільової інформаційно-технологічної бази з використанням геоінформаційних технологій збирання, зберігання, аналізу всієї сукупності відомостей для моделювання й подальшого прогнозування екологічного стану територій.

9. Інформатизація науки, освіти й культури. Інформатизація освіти спрямовуватиметься на формування та розвиток інтелектуального потенціалу нації, удосконалення форм і змісту навчального процесу, впровадження комп'ютерних методів навчання й тестування, що дасть можливість вирішувати проблеми освіти на вищому рівні з урахуванням світових вимог.

10. Міжнародне співробітництво з проблем інформатизації. У цій сфері головним є активна участь України в реалізації міжнародних проектів, спрямованих на формування умов входження до глобальних інформаційних систем, захист національних інтересів і реалізацію стратегічних цілей української зовнішньої політики при виконанні цих проектів.

Інформаційні потоки в організації

Організація – це динамічна структура, стан якої визначається як зовнішньою взаємодією з оточуючим середовищем, так і внутрішньою взаємодією між її елементами.

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях “електронних офісів” , сформульованих ще наприкінці 80-х років:

− інформаційна модель - орієнтована на інформацію як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функціонування системи управління, спрямована на розв’язування інформаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформаційних процесів, покращання організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому;

− комунікаційна модель – обґрунтовує інформатизацію управління як комплексну систему, яка включає організацію апарата управління разом з персоналом, організаційними зв’язками, методами роботи, тобто є моделлю організаційної системи управління як складної системи соціальних комунікацій;

− соціотехнічна модель – описує процес і результат проектування автоматизованих систем, при якому вважається недостатнім обмеження параметрами інформаційних потоків, загальним характером вирішуваних завдань або типами комунікацій – повинні враховуватись також соціально-психологічні особливості організації, у якій буде функціонувати проектована система. У контексті соціотехнічного підходу кінцеві результати роботи організації залежать не в останню чергу від взаємовідносин людей, їх ціннісних орієнтацій.

У “електронному офісі” працівника оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.

З позицій соціального управління слід виділити такі ознаки класифікації інформації:

− межі фіксації (така, що підлягає або не підлягає реєстрації);

− ступінь додаткового опрацювання перед використанням;

− сфера використання (універсальна, що використовується у всіх управлінських структурах – довідки, положення, накази керівництва; спеціалізована, яка використовується тільки в тих або інших структурах);

− ступінь комплектності (комплектна документальна, тобто придатна для використання у початковому вигляді; некомплектна, тобто використовувана лише у зв’язку з іншими видами даних та відомостей);

− ємність і стабільність (вичерпна, яка не потребує доповнень; така, що потребує доповнень; постійна; змінна; така, що характеризує ймовірність настання події);

− форма і спосіб одержання (надходить з органа управління, шляхом вивчення статей та інших публікацій, проведення моніторингів, дослідження суспільної думки, обміну досвідом, роботи різних інформаційних підрозділів);

− впорядкованість (систематизована; відомості про нормативно-правові акти, що приймаються державними структурами; регламентована у часі, просторі, за особами, джерелами опублікування і змістом).

Сучасні інформаційні технології.

Сучасні концепції управління інформаційною діяльністю на підприємствах широко застосовують ідеї інформаційної логістики1 для побудови моделей інформаційної діяльності підприємства, які відображають взаємозв’язки між інформаційними потоками. Впровадження комп’ютерних технологій дозволяє застосовувати менеджмент ділових процесів (Workflow Management), який представляє собою управління інформаційною логістикою на базі комп’ютерної технології і має на меті забезпечення діяльності з виконання господарських завдань необхідною інформацією відповідного виду, об’єму, якості, у відповідні терміни і у відповідному місці.

Застосування цих концепцій дозволяє побудувати інформаційну модель організації, яка є схемою потоків інформаційних повідомлень, використовуваних у процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і пов’язує кожне завдання з вхідними і вихідними документами. Теорія і методика інформаційного забезпечення і документування управлінських процесів, управління документацією (в тому числі електронною) потребує вивчення самої схеми управління, змісту управлінських зв‘язків, впливу управлінської дії суб’єкта, що керує, на керований об‘єкт, а також проблем, пов‘язаних із наступним користуванням документами у їхньому динамічному стані, тобто потребує застосування методології інформаційного менеджменту. Вирішення проблем, пов‘язаних із технічним, технологічним, лінгвістичним забезпеченням потребує застосування методології інноваційного менеджменту, стратегічного менеджменту і менеджменту проектів.

Резюме

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Робоче місце керівника - кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру: раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції; ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками; підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам: площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам; меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються; меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи.

Організація робочого місця менеджера передбачає: упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться; вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці; розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов’язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон: робочої зони, зони нарад, зони відпочинку. Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер.

На робочому місці можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця .