Лекция 2. Организация как система

Понятие системы и ее основные свойства

В основе теории организации лежит теория систем.

Система – целое, состоящее из элементов или частей, объединенных целенаправленной деятельностью.

Система – совокупность взаимосвязано действующих элементов.

Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них нарушает деятельность организации.

Признаками системы являются:

- множество составляющих ее элементов;

- единство главной цели для всех элементов;

- относительная самостоятельность элементов;

- наличие связей между элементами;

- целостность и единство элементов;

- наличие структуры и иерархичности;

- четко выраженное управление (наличие управления элементами).

Свойства систем.

1. Свойство связности, т.е. элементы одного набора могут действовать только вместе друг с другом. В противном случае эффективность их деятельности резко снижается.

2. Свойство эмерджентности, т.е. потенциал системы может быть больше, равным или меньше суммы потенциалов составляющих ее элементов (2+2>4);

3. Свойство самосохранения, т.е. система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;

4. Свойство организационной целостности, т.е. система имеет потребность в организации и управлении.

Схема функционирования системы представлена на рис. 2.1.

Внешняя среда

Система

Вход 1

Обратная связь

Обработка входного воздействия

Объект

управления

Субъект

управления

Вход 2 Выход

Рис. 2.1. Схема функционирования системы

Каждая система имеет входное воздействие, систему обработки входного воздействия и конечный результат (выход), а также обратную связь.

Система, содержащая большой перечень элементов, может быть разделена на подсистемы.

Подсистема – набор элементов, представляющий автономную область внутри системы (техническая, биологическая, социальная).

Системы могут включать большое число группировок, однако основными являются группировки в 3-х подсистемах:

- технической;

- биологической;

- социальной.

Техническая включает:

- оборудование;

- станки;

- компьютеры;

- другие изделия, которые имеют инструкцию для использования.

Биологическая включает:

- флору и фауну планеты, в том числе замкнутые биологические подсистемы, такие как муравейник, человеческий организм и т.д.

В отношении биологической подсистемы, как правило, именно человек принимает решения. Эта подсистема обладает большим разнообразием функций, чем техническая.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в качестве объекта управления, например, семья, производственный коллектив.

Социальная подсистема существенно опережает биологическую по разнообразию функций. Т.е. набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим диапазоном.

Взаимосвязь этих подсистем можно увидеть на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Взаимосвязь подсистем

Следовательно, социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая – техническую.

Классификация систем

Социальные, биологические и технические системы могут быть:

- искусственными и естественными;

- открытыми и закрытыми;

- полностью предсказуемыми и частично предсказуемыми;

- жесткими и мягкими.

Искусственная система – система, созданная по желанию человека или общества для реализации намеченных целей и программ (семья, конструкторское бюро, спутниковый комплекс, компьютер).

Естественные системы создаются природой или обществом для реализации целей мирового существования (муравейник, система землепользования, мироздания, мировой экономики).

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее (коммерческие фирмы, СМИ).

Закрытые системы характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются людьми или копаниями для удовлетворения интересов и потребностей преимущественно своего персонала (профсоюзы, политические партии).

Полностью предсказуемые системы (детерминированные) функционируют по заранее заданным правилам и с заранее предсказуемым результатом (институт).

Частично предсказуемые или вероятностные системы (стохастические) характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными (научно-исследовательские подразделения, венчурные компании, игра в рулетку).

Это может быть обусловлено тем, что

- событие в организации происходит помимо воли персонала (форс-мажорные обстоятельства);

- недостаточный профессионализм персонала;

- недостаточно информации для выполнения задания и т.д.

Жесткие системы основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей и отлаженной технологии производства и управления. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям, довольно медленно реагируют на слабые воздействия (армия, авторитарные гос. режимы)..

Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним возмущающим воздействиям и поэтому слабоустойчивы (новые организации, система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, ребенок в семье).

Кроме того системы могут быть:

- простыми и сложными;

- активными и пассивными.

Каждая система должна обладать всеми признаками системы. Отсутствие хотя бы одного из признаков может привести организацию к ликвидации.

Системный характер организаций – необходимое условие их деятельности.

Подходы в менеджменте

В менеджменте существует определенный ряд подходов в организации.

1) системный (менеджмент координирует деятельность подсистем). Он требует учета всех элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений. Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование этого подхода целесообразно.

2) комплексный. Он требует определения приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них;

3) аспектный. Он ограничивается учетом отдельных элементов при анализе или синтезе организационных образований.

Комплексный и аспектный подходы дешевле, чем системный, но и менее точны.

Можно отметить также процессный подход (последовательное выполнение функций) в менеджменте для управления организацией. Он заключается в последовательном применении функций правления.

Также есть ситуационный подход, т.е. учет реальных факторов внешней и внутренней среды в конкретный момент времени и принятие решений на этой основе. (актуален в рыночной экономике)

__________________

В 1886 г. Ф.Тейлор предложил использовать нормирование и хронометраж. Человек – машина. Теорию запретили, т.к. происходило издевательство над человеком.

На арене появилось второе направление – теория человеческих отношений, но стала снижаться производительность труда, тогда был найден компромисс – теория систем: производственный менеджмент + управление персоналом (мотивационный менеджмент).

Философ Л. фон Берталанфи построил общую теорию систем, сформулировал модель открытой системы. По Л. фон Берталанфи, систе­ма — это комплекс взаимодействующих элементов, совокупность элементов, находящихся в определенных соотношениях друг с другом и со средой.