Дополнительные возможности по оформлению текста

Как правило, любой аналитический отчет содержит в себе оглавление. Его можно создать вручную, однако, вводить названия всех глав и параграфов, отслеживать номера страниц, на которых они начинаются, не всегда удобно. Как уже отмечалось, для того, чтобы быстро создать оглавление, используются уровни текста и заголовков. Если в процессе работы всем заголовкам, используемым в документе, были присвоены различные уровни (команда меню Формат  Абзац), то для создания оглавления необходимо:

• поместить курсор в том месте, где следует вывести оглавление;

• войти в меню Вставка  Ссылка  Оглавление и указатели;

• перейти во вкладку Оглавление;

• установить нужные параметры для оглавления;

• подтвердить создание оглавления нажатием клавиши Ok.

Созданное таким образом оглавление можно форматировать как и любой другой текст. Для перехода к любому из пунктов оглавления в документе, следует щелкнуть по его названию левой кнопкой мыши при одновременно нажатой клавише Ctrl.

Нередко аналитические отчеты сопровождаются колонтитулами. Колонтитул – это текст или графический объект, помещаемый в начале или в конце каждой страницы документа. В качестве колонтитула можно использовать название отчета, название или логотип компании, выполнившей отчет. Простейшим вариантом колонтитула является нумерация страниц.

Для того, чтобы расставить в документе номера страниц, необходимо воспользоваться командой меню Вставка  Номера страниц. В появившемся диалоговом окне следует указать месторасположение номеров страниц, а при необходимости можно, нажав на кнопку Формат данного окна, указать, с какого номера следует продолжить нумерацию.

Для создания более сложных колонтитулов следует войти в меню Вид  Колонтитулы. В этом случае активизируются области колонтитулов внизу или вверху страницы, и появляется панель инструментов Колонтитулы, при помощи которой можно создать стандартные варианты колонтитулов. Кроме того, текст колонтитула или графический объект можно ввести вручную и отформатировать их так же, как и любой другой фрагмент документа.

Если в документе встречаются сноски, то для их оформления следует воспользоваться командой меню Вставка  Ссылка  Сноска. Сноски могут располагаться внизу страницу или в конце документа. Они могут быть нумерованными или обозначаться любым символом. Нумерация может быть сквозной для всего документа или начинаться на каждой страницы сначала.

Помимо прочих средств визуализации данных, в аналитических отчетах могут быть использованы схемы. Схемы можно создавать при помощи панели инструментов Рисование. На ней содержатся кнопки и списки, при помощи которых можно рисовать и редактировать различные геометрические фигуры, линии, стрелки. Для блоков, содержащих текст, используется такой элемент панели инструментов Рисование, как Надпись. Надпись представляет собой прямоугольник, внутри которого можно вводить текст.

Рис. 10. Типы гражданских установок населения

После создания схемы, целесообразно все ее элементы сгруппировать. Для этого следует нажать на кнопку Выбор объектов панели инструментов Рисование, выделить все элементы схемы и выбрать команду списка Рисование  Группировать. После этого все элементы схемы будут объединены в единый рисунок, который можно перемещать и копировать. Для редактирования отдельных элементов схемы следует выполнить команду Разгруппировать списка Рисование.

После завершения редактирования документа, перед выводом его на печать, документ следует просмотреть с использованием режима Предварительный просмотр (меню Файл или кнопка на панели инструментов Стандартная ). В этом режиме все страницы документа будут отображаться именно так, как они будут напечатаны на принтере. Предварительный просмотр позволяет просматривать несколько страниц документа одновременно, что дает возможность оценить правильность компоновки документа: нет ли разрыва таблиц, правильно ли переносятся рисунки на другую страницу и т.д.