Проверка массива данных
MS Excel можно использовать и для проверки массива данных. Как уже отмечалось, в массиве не должно быть незаполненных ячеек, поэтому для проверки целесообразно выполнить их поиск. Для этого необходимо выбрать в меню Правка команду Найти, и в появившемся диалоговом окне, не заполняя поле для ввода данных, нажать на кнопку Найти все. После осуществления поиска, все пустые ячейки, если таковые имеются, будут перечислены в диалоговом окне.
Незаполненные ячейки можно заменить значением «0». Для этого в меню Правка следует выбрать команду Заменить, и в появившемся диалоговом окне оставить незаполненным поле Найти, а в поле Заменить ввести значение «0». После этого нажать на кнопку Заменить все.
Каждому
параметру анкеты соответствует набор
вариантов ответов с неким максимально
возможным значением, но при вводе данных
возможны ошибки и их несоответствие
шкале. Для проверки можно высчитать
максимальные значения по каждому столбцу
и сравнить их со шкалами, используемыми
в анкете. Для этого в первом столбце
электронной таблицы, в строке, следующей
за последней строкой массива данных,
нужно ввести формулу. Ввод формул
осуществляется при помощи Мастера
функций. Вызвать его можно при помощи
меню Вставка
Функция
или щелчком на кнопке
,
расположенной слева от строки формул.
В первом диалоговом окне мастера функций
перечислены 10 недавно использовавшихся
функций, а также можно просмотреть все
функции, встроенные в программу, в
алфавитном порядке или в соответствии
с тематическими категориями.
Поиск
максимального значения осуществляется
при помощи функции МАКС. Ее нужно выбрать
и нажать кнопку Ok. Во втором диалоговом
окне мастера функций указывается
диапазон данных, к которому нужно
применить функцию. Для этого окно
необходимо свернуть, щелчком на кнопке
сворачивания окна
,
расположенной справа от строки для
ввода данных, и выделить нужный диапазон
данных на рабочем листе. Повторный
щелчок на кнопке сворачивания окна
позволит его развернуть и проверить
правильность выбранного диапазона
данных, после чего можно выполнить
расчеты.
Чтобы не вводить одинаковые формулы в несколько последовательно расположенных столбцов (строк), их можно размножить. Для этого используется маркер заполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). При наведении курсора на маркер заполнения, курсор приобретает вид маленького черного крестика. После этого нужно нажать левую кнопку мыши, и удерживая ее, растянуть формулу на все столбцы (строки), в которых она должна повторяться. Следует отметить, что в MS Excel используется относительная адресация ячеек, то есть при переносе формулы из одной ячейки в другую, меняются адреса ячеек, на которые в формуле есть ссылки. Например, если в столбце A посчитать максимальное значение для диапазона ячеек A1:A100 и перенести эту формулу в столбцы B и C, то максимальное значение в них будет рассчитываться для диапазонов ячеек B1:B100 и C1:C100.
Обработка данных
После того, как массив данных полностью введен и закодирован, в нем можно осуществлять расчеты, не только используя специализированные социологические программы, но и в MS Excel. На относительно небольших массивах данных (порядка 200-300 анкет) можно пользоваться функцией Автофильтр, рассмотренной выше. При помощи данной функции можно создавать сложные запросы по нескольким параметрам для выделения некоей группы респондентов и последующего анализа ее специфики.
Например, стоит следующая задача: нужно выделить группу молодых мужчин (до 25 лет) со средним специальным образованием и оценить их мотивацию к трудовой деятельности за пределами своего населенного пункта (вопрос по мотивации не закодирован). Для ее решения нужно выполнить следующий порядок действий:
Выделить весь массив данных и в меню Данные Фильтр выбрать пункт Автофильтр. Появятся кнопки списков автофильтра около каждого столбца таблицы.
В столбце, соответствующем параметру «Пол», выбрать вариант «Мужской». Будет выделено подмножество мужчин.
В столбце, соответствующем параметру «Возраст» (при незакодированных данных) войти в список автофильтра и выбрать пункт Условие. В появившемся диалоговом окне пользовательского автофильтра в первом критерии отбора выбрать оператор Меньше или равно и в поле для ввода данных ввести «25». Будет выделено подмножество мужчин до 25 лет.
В столбце, соответствующем параметру «Образование», выбрать вариант «Среднее специальное». Будет выделено подмножество мужчин до 25 лет со средним специальным образованием.
В выделенном подмножестве респондентов найти столбец, соответствующий параметру «Мотивация трудовой деятельности за пределами своего населенного пункта», содержащий открытые ответы, и проанализировать специфику высказываний данной группы.
По аналогии, не меняя остальных условий, можно перейти, например, к группе мужчин старшей возрастной группы. Для этого нужно поменять условие только в столбце «Возраст».
Подобный принцип работы с данным в MS Excel целесообразен на относительно небольших группах респондентов, когда все выделенные строки можно быстро просмотреть. Если же группа велика, то имеет смысл выделить группу, используя средства специализированных социологических программ.
Нередко ответы на анкетные вопросы бывают представлены в виде шкалы. В этом случае можно анализировать не только распределение ответов по каждому из пунктов шкалы, но и коэффициенты, отражающие средний балл по шкале.
Рассмотрим на конкретном примере. Имеется таблица с данными:
Таблица 1