Использование приложения microsoft office powerpoint

Выступление с докладом по материалам социологического исследования будет гораздо более наглядным и информативным, если его дополнить презентацией, созданной в приложении Microsoft Office PowerPoint. Презентация – это набор слайдов, которые могут быть представлены как в виде распечатанных графических материалов, так и посредством демонстрации электронного слайд-фильма. Однако, чтобы презентация действительно выгодно дополняла доклад, а не отвлекала внимание слушателей, она должна быть соответственно оформлена.

Слайды презентации должны содержать предельно конкретизированную и структурированную информацию, дополняющую, а не дублирующую выступление докладчика. Текст на слайдах, как правило, представляется в виде нумерованных или маркированных списков. Большие абзацы неструктурированного текста недопустимы – слушателям вряд ли будет удобно одновременно слушать доклад и читать текст слайдов. Допустимы и полезны в презентациях иллюстрации в виде таблиц, диаграмм, схем.

Программа Microsoft Office PowerPoint имеет в своем арсенале богатый набор различных шаблонов оформления презентации. Для того, чтобы им воспользоваться, следует выбрать пункт меню Формат  Оформление слайда. В области задач появится диалоговое окно Дизайн слайда, содержащее три вкладки:

• шаблоны оформления, данная вкладка используется для выбора фона слайдов;

• цветовые схемы, в этой вкладке представлены различные варианты сочетания цветов на слайдах;

• эффекты анимации, эта вкладка позволяет настроить различные переходы между слайдами.

При помощи этих вкладок можно выбрать нужный шаблон и применить к нему любую цветовую схему. Цветовые схемы можно менять, для чего в окне Дизайн слайда  Цветовые схемы есть команда Изменить цветовые схемы, позволяющая для любого элемента презентации (например, для фона, для текста и линий, для заголовка и т.д.) выбрать желаемый цвет.

Шаблон оформления, цветовую схему можно применить не только ко всей презентации целиком, но и к отдельным ее слайдам. Для этого нужно выделить один или несколько слайдов и осуществлять изменения оформления только для них.

В качестве фона можно использовать не только стандартные варианты оформления, но и любые другие графические изображения. Для того, чтобы сделать свой фон, нужно войти в меню Формат  Фон, в появившемся диалоговом окне щелкнуть на кнопке списка и выбрать пункт Способы заливки.

В диалоговом окне Способы заливки можно выбрать различные варианты заливок (градиентную, текстурную, с узором), а во вкладке Рисунок, щелкнув на кнопке Рисунок, можно выбрать любую картинку или фотографию, сохраненную на диске компьютера ранее.

Выбирать цветовые схемы, шаблоны оформления можно как в начале работы над презентацией, так и в любой другой момент. В целом же они лишь дополняют содержательную составляющую презентации.

Для работы в MS PowerPoint предусмотрено несколько режимов, перемещаться между которыми можно при помощи меню Вид.

Обычный режим включает в себя:

• режим слайдов – в этом режиме удобно работать с каждым из слайдов, редактировать отдельные их объекты, добавлять таблицы, рисунки, текстовые фрагменты;

• режим структуры – этот режим в основном предназначен для работы над текстом, в нем можно просматривать различные разделы и подразделы презентации, перемещать слайды и пункты списков, менять их уровень, сворачивать их и разворачивать. Для работы в данном режиме предусмотрена панель инструментов Структура.

В режиме Сортировщик слайдов можно работать со всеми слайдами презентации одновременно, они отображаются в виде миниатюр. С помощью данного режима удобно проверять презентацию на наличие ошибок, однородность оформления, настраивать переходы между слайдами, перемещать, копировать, удалять слайды, изменять цветовую схему для групп слайдов.

В режиме Страницы заметок отображаются не только слайды презентации, но и вспомогательные заметки, которые могут помочь докладчику при выступлении. Текст этих заметок может быть введен как в обычном режиме, так и непосредственно в режиме страниц заметок.

Создание слайда целесообразно начинать с выбора его разметки. Для этого в меню Формат следует выбрать пункт Разметка слайда. В области задач появится соответствующее диалоговое окно с широким перечнем различных вариантов авторазметки, то есть шаблонов слайда с заранее размещенными на нем стандартными объектами. Под объектом подразумеваются таблица, диаграмма, картинка, рисунок, организационная диаграмма или видеоклип. При выборе любого из вариантов авторазметки отобразится подсказка, для чего его следует использовать. Например, «заголовок и текст в две колонки», «заголовок, текст и объект» и т.д. Нужный тип объекта можно выбрать, нажав на соответствующую кнопку на слайде.

В некоторых случаях слайд можно очистить от разметки и создавать любые его элементы при помощи меню Вставка или кнопок на панели инструментов Стандартная и Рисование (вставка таблицы, диаграммы, организационной диаграммы). Чтобы добавить текст, можно использовать пункт меню Вставка  Надпись, после чего на слайде следует растянуть рамку, в которую будет водиться текст. Кроме того, текст можно вставить из Буфера обмена, предварительно скопировав его, например, из документа MS Word.

Работа с текстом в MS PowerPoint осуществляется при помощи меню Формат и кнопок на панели инструментов Форматирование. Используя команды этого меню можно отредактировать параметры шрифтов, выравнивание текста, интервалы (расстояние между строками текста и между абзацами). Как уже упоминалось, текст в презентациях обычно представлен в виде списков, и отредактировать параметры списков также можно при помощи меню Формат. Отличительной чертой списков в MS PowerPoint является то, что они нередко бывают многоуровневыми. Повысить или понизить уровень списка можно с использованием панели инструментов Структура, на которой есть соответствующие кнопки . Для каждого уровня списка устанавливаются свои параметры шрифтов, отступы и маркеры.

Слайды презентации можно создавать с нуля, а можно, например, использовать материалы аналитических отчетов, созданных в формате MS Word. При переносе текста из одного приложения в другое проблем, как правило, не возникает. Однако при переносе таблиц нередко появляются трудности. Для того, чтобы перенести таблицу из документа MS Word в презентацию можно:

• выбрать авторазметку «Заголовок и таблица», скопировать таблицу в документе MS Word, вставить ее на слайд презентации;

• удалить авторазметку, скопировать таблицу в документе MS Word, вставить ее на слайд презентации.

Однако и в первом, и во втором случае таблица появляется на слайде в искаженном виде, что существенно увеличивает время на редактирование презентации. Чтобы этого не произошло для вставки таблицы целесообразно использовать функцию Специальная вставка меню Вставка, где следует указать, что нужно вставить Объект Документ Microsoft Office Word, выбрав соответствующий пункт из списка. В этом случае таблица появится на слайде в точно таком же виде, в котором она была представлена в документе MS Word, кроме того, для редактирования данной таблицы будут доступны все средства форматирования MS Word, доступ к которым можно будет получить двойным щелчком левой кнопки мыши на таблице.

По аналогии из документа MS Word можно вставлять и различные схемы, диаграммы, хотя для вставки диаграмм обычно бывает достаточно последовательно выполнить команды Копировать  Вставить.

Работу по созданию презентации можно ускорить, настроив образец слайдов. Для этого нужно войти в меню Вид, выбрать пункт Образец  Образец слайдов. Изменяя образец, можно модифицировать сразу все слайды презентации. Образец настраивается отдельно для титульного слайда и для остальных слайдов презентации. В образце содержатся следующие компоненты:

• фон;

• параметры форматирования шрифтов, заголовков, списков;

• дополнительные объекты, размещаемые на заднем плане слайдов (например, логотип компании, стрелки перехода к предыдущему и следующему слайду);

• поля, содержащие дату, номер слайда и текст нижнего колонтитула.

Все перечисленные компоненты можно редактировать на слайдах образца. Можно менять размеры и местоположение полей для заголовков, для прочих объектов, устанавливать рамки, создавать свое фоновое оформление, менять параметры шрифтов, маркеры для каждого уровня списков, дополнять слайды графическими объектами, повторяющимися на каждом из них и т.д. В последствии, работая с таким шаблоном, уже не будет необходимости редактировать заголовки, текст, беспокоиться об однородности оформления.

Презентацию, состоящую из нескольких слайдов, легко можно превратить в слайд-фильм. Для этого следует настроить переходы между слайдами, дополнить презентацию эффектами анимации.

Чтобы настроить переходы между слайдами, следует выбрать команду меню Показ слайдов  Смена слайдов. В области задач появится соответствующее диалоговое окно, где можно выбрать тип перехода, скорость перехода (медленно, средне, быстро), наличие сопутствующего звука, а также вариант смены слайдов – по щелчку или по прошествии определенного времени (если галочки стоят против обоих пунктов, то слайды можно сменять по щелчку раньше истечения указанного времени). Выбранные параметры можно применить ко всем слайдам, к одному слайду или к группе слайдов, выделенных предварительно.

В дополнение к переходам MS PowerPoint позволяет настроить анимацию объектов слайдов. Для этого нужно выбрать команду меню Показ слайдов  Настройка анимации. В области задач откроется соответствующее диалоговое окно. Для каждого объекта слайда можно настроить вход, выделение, выход и пути перемещения по экрану. Все выбранные эффекты анимации и их порядок будут отображаться в середине окна Настройка анимации. В этом же окне можно указать, как осуществить начало показа (по щелчку, с предыдущим, после предыдущего), скорость и направление движения. Кнопки позволяют менять очередность анимации выделенного элемента.

В режиме Сортировщик слайдов можно просмотреть все настройки эффектов анимации ко всей презентации и отредактировать их, а в режиме Показ слайдов можно посмотреть презентацию в том виде, в котором она будет представлена зрителям. Однако следует помнить, что презентация по итогам социологического исследования является иллюстрацией к серьезному докладу, поэтому она не должна быть переполнена различными анимационными эффектами, отвлекающими внимание зрителей.

MS PowerPoint позволяет дополнять презентацию различными аудио- и видеофайлами, дает возможность записать звуковую дорожку, сопровождающую демонстрацию слайдов, позволяет настроить хронометраж презентации. Однако эти возможности являются уже дополнительными, и при необходимости могут быть изучены самостоятельно.

Нередко имеет смысл не только продемонстрировать зрителям презентацию на экране, но и снабдить их печатной версией слайдов. Чтобы распечатать слайды, следует выполнить команду меню Файл  Печать. В диалоговом окне Печать нужно указать, что конкретно подлежит печати:

• слайды – печать слайдов по одному на каждой странице;

• выдачи – на одну страницу выводится одновременно несколько слайдов (их количество указывается дополнительно);

• заметки – на одну страницу выводится один слайд и сопровождающие его заметки;

• структура – вывод на печать только структуры презентации.

При печати цветных слайдов нужно указать, в каком виде их выводить на печать: в цвете, в оттенках серого или в черно-белом варианте. Кроме того, можно вывести на печать один или несколько слайдов, напечатать несколько копий презентации.

Таким образом, качественно подготовленная презентация может выгодно дополнить аналитический отчет наиболее яркими иллюстрациями, позволяет получать информацию в структурированном и конкретизированном виде, что способствует ее более полному и адекватному пониманию, создает позитивное впечатление о проделанной работе. Кроме того, такая презентация помогает докладчику более полно и уверенно отразить содержание своего доклада.