31.Введення одних документів на підставі інших. Проведення документів. Друк документів

Ввод одних документов на основании других

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» предоставляет возможность копирования информации из документа одного вида в документ другого вида. Для этого при вводе новых документов используется механизм ввода на основании. Этот механизм позволяет, например, создать расходную накладную, автоматически перенося в нее информацию из ранее выписанного счета.

Для ввода документа на основании другого документа следует выделить запись исходного документа в форме журнала документов, в командной панели формы журнала нажать на кнопку («Ввести на основании») — откроется меню, ! представляющее собой список видов документов, доступных для | ввода на основании текущего документа. В этом меню нужно выбрать нужный документ. Другой вариант — нажать на кнопку «Действия» и в открывшемся меню выбрать команду «На основании».

Аналогичные действия можно выполнить из формы самого документа, она также содержит кнопки («Ввести на основании») и «Действия».

Проведение документов

Проведение документа означает автоматическое формирование проводок бухгалтерского учета, а также записей в других регистрах накопления (в специализированной терминологии — движений регистров).

Если документ допускает проведение, то командная панель формы документа содержит кнопку ^ («Провести»), Для проведения документа следует нажать на эту кнопку или воспользоваться меню «Действия» — «Провести». Может быть удобнее нажать на кнопку «ОК» в нижней части формы документа — при этом система не только проводит документ, но и закрывает его форму.

Счета бухгалтерского учета, используемые в проводках, отображаются в формах документов: в отдельных полях, в колонках таблиц, на специальных закладках. В большинстве случаев данные счета подставляются автоматически при вводе нового документа, при установлении вида операции документа, при вводе отдельных данных. Пользователь может эти счета изменить, хотя при правильной организации работы с «1С:Бухгалтерией 8 для Украины» такой возможностью приходится пользоваться редко. А пользователям — не бухгалтерам такая возможность вообще не нужна.

Отображать или не отображать счета бухгалтерского учета в форме документа — каждый пользователь может выбрать сам в диалоге «Настройки пользователя» (меню «Сервис» — «Настройки пользователя...»), флажок «Показывать в документах счета учета» (см. главу 2, раздел «Персональные настройки пользователя» на стр. 51). А для включения отображения счетов в конкретном документе следует нажать на кнопку Г’ («Показать/скрыть счета учета») в командной панели формы документа.

Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом документообороте.

Печать документов

Для документа можно сформировать соответствующую ему печатную форму — бумажную накладную, платежное поручение, доверенность и т.п. Причем для некоторых документов можно выбрать один из нескольких вариантов печатной формы.

Иарианты печатной формы отображаются в меню кнопки ••Печать», располагающейся внизу формы документа.

Одна из печатных форм считается установленной по умолчанию: она отображается отдельной кнопкой левее кнопки «Печать», а в меню кнопки «Печать» она отмечается флажком. Для изменения печатной формы, используемой по умолчанию, следует воспользоваться пунктом «По умолчанию» меню кнопки «Печать».

Часть документов конфигурации предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов — соответственно ироводки и записи в регистрах учета такими документами не формируются. К таким документам относится, например, документ «Счет на оплату покупателю» (меню «Продажа» — «Счет на оплату покупателю»).

(' другой стороны, конфигурация содержит несколько видов документов, которые используются исключительно для автоматического формирования проводок и, соответственно, не имеют печатных форм. Это документы, изначально формируемые во внешних организациях, например, документ «Платежное поручение входящее» (меню «Банк» — «Платежное поручение входящее»), предназначенный только для регистрации поступления платежа от сторонней организации. Кроме того, это некоторые виды регламентных документов.