282 1 С:Предприятие 8. Фирма «1С»

30.Робота з документами: введення документів, пошук раніше створених документів, загальні реквізити документів

Работа с документами

Как говорилось выше, основным способом ведения учета в «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» является регистрация фактов хозяйственной деятельности с помощью документов. Документы отображаются в списках документов различных видов (журналах). Журналы документов доступны непосредственно из главного меню.

Ввод документов

В общем случае регистрация фактов хозяйственной деятельности выполняется в следующей последовательности: пользователь открывает журнал документов и выполняет команду создания нового документа. Для этого нужно нажать на кнопку («Добавить»). Альтернативный вариант — нажать кнопку «Действия» в командной панели журнала и из выпадающего меню

выбрать пункт «Добавить».

На экране открывается форма нового документа, в которой пользователь устанавливает вид операции, затем заполняет, а затем записывает и проводит документ*.

Для записи документа предназначена кнопка «Записать» в нижней части формы; для проведения документа — кнопка и* («Провести») командной панели; для записи, проведения и закрытия формы документа предназначена кнопка «ОК» в нижней части формы.

Автоматическое присвоение номера документа производится после записи документа. Это позволяет исключить пропуски номеров документов при сетевой работе пользователей. По умолчанию номера документов недоступны для изменения пользователем. Для включения возможности изменения номера

вручную требуется установить флаг «Редактировать номер» в меню «Действия» командной панели документа.

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» предоставляет пользователю различные удобства для ускорения ввода документов:

• пользователь может заполнить форму документа путем копирования ранее введенного документа того же вида, а затем изменить лишь часть данных (для этого используется общий прием копирования записи списка системы программ «1С:Предприятие 8» с помощью кнопки ^ или меню «Действия» — «Скопировать» в командной панели формы списка или журнала);

• некоторые документы можно ввести на основании ранее введенных документов другого вида;

• документы могут вводиться группами в результате автоматизированных обработок и т.д.

• Поиск ранее введенных документов

• Для ускорения поиска ранее введенных документов в журнале можно использовать поиск по номеру и по дате. Для упрощения поиска можно установить интервал дат документов, отображаемых в журнале, с помощью кнопки Н командной панели журнала. Для сужения поиска документа с использованием более сложного условия или нескольких условий можно установить условия отбора и сортировки в журнале с помощью кнопки Ч командной панели журнала.

Указанные приемы являются общими для работы с журналами и списками в системе программ «1С:Предприятие 8».

Общие реквизиты документов

С помощью документа одного вида можно сформировать несколько разных видов операций — несколько разных наборов проводок бухгалтерского учета. Например, по документу вида Поступление товаров и услуг» можно сформировать операции следующих видов: «Покупка, комиссия» (имеется в виду покупка товаров или прием товаров на комиссию), «В переработку» (поступление давальческого сырья для переработки), «Оборудование» (поступление оборудования), «Объекты строительства» (принятие к учету объектов строительства), «Бланки строгого учета» (поступление бланков строгого учета). В соответствующих проводках используются разные корреспонденции счетов бухгалтерского учета.

В командной панели подобных документов есть кнопка «Операция». Нужный вид операции при вводе документа следует указать в первую очередь, так как это повлияет на внешнее представление формы документа и определит характер дальнейшего внесения данных в документ.

При вводе нового документа в информационную базу на экране появляется список видов операций, которые можно зарегистрировать данным документом. При выборе нужного вида операции открывается форма нового документа, соответствующая выбранной операции.

Установленный вид операции отображается в заголовке формы документа после названия документа (через двоеточие).

Многие другие реквизиты также одинаковы для большинства документов. Так, в любом документе должна быть указана организация. Причем при вводе нового документа реквизит «Организация» заполняется автоматически в соответствии с установкой свойства «Основная организация» (меню «Предприятие» — «Организации»), Пользователю может быть запрещено заменять основную организацию на другую организацию в указанном реквизите документа, если в форме настроек пользователя будет сброшен флажок «Учет по всем организациям» (меню «Сервис» — «Настройки пользователя...»).

В документах, отражающих приход и списание материальных ценностей, указывается реквизит «Склад» — место хранения этих ценностей. Список складов доступен через меню «Склад» — «Склады (места хранения)».

В документах, с помощью которых производятся расчеты с контрагентами, имеется реквизит «Контрагент». Как правило, контрагент является поставщиком или покупателем товаров (материалов, работ, услуг). Полный список контрагентов доступен из меню «Предприятие» — «Контрагенты».

В дополнение к реквизиту «Контрагент» в таких документах содержится реквизит «Договор». Этот реквизит заполняется из списка договоров организации с выбранным контрагентом и подходящим видом договора.

Список договоров доступен в форме контрагента на закладке «Счета и договоры», раздел «Договоры контрагентов».

Один из договоров контрагента можно задать в качестве основного. Для этого предназначена кнопка «Основной» в верхней части раздела «Договоры контрагентов». Запись основного договора выделяется полужирным шрифтом.

Основной договор будет подставляться в документ автоматически после выбора контрагента (при условии, что он удовлетворяет некоторым другим установленным ограничениям).

Многие документы содержат реквизит «Ответственный», в котором можно указать работника организации, отвечающего за выполнение хозяйственной операции. Выбор ответственного производится из списка пользователей программы. По умолчанию н этот реквизит подставляется пользователь, указанный в настройках пользователя (меню «Сервис» — «Настройки пользователя...»).

В реквизите «Комментарий» можно записать любую информацию о деталях документа и операции.