9. Внутриорганизационный обмен информацией

Управленческая информация и закономерности ее движения. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении. Информация служит основой принятия соответствующих решений. Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:

• по содержанию (экономическая, правовая и пр.);

• назначению (одноцелевая, многоцелевая);

• возможности хранения и закрепления (фиксируется на носителях, информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством являются наскальные надписи и рисунки);

• степени готовности для использования (первичная, промежуточная и конечная);

• степени важности (особо важная – указания, предписания, инструкции; желательная для сотрудников – об итогах работы, о перспективах на будущее);

• полноте (частичная, комплексная);

• степени надежности (достоверная, вероятная).

Специфической формой управленческой информации являются слухи.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью.

Особенности обмена письменной информацией. Обмен письменной информацией осуществляется в рамках организации путем издания и распространения различного рода документов: приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными свойствами такого рода обмена информацией является закрепленность ее на носителях, а следовательно, сохранность и достоверность; лучшее усвоение получателями по сравнению с устной. К документам предъявляется ряд требований, первое из которых – четкость в отношении цели. В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочными (справка, докладная, акт, служебное письмо, телеграмма и т.д.); личными ( автобиография, заявление, доверенность). Другим требованием к документу является четкое определение его объема, который обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, ибо он не должен быть слишком большим. При необходимости информация отражается в приложении или запрашивается дополнительно. Еще одно требование к документу – определенность в отношении получателя. При подготовке документа необходимо четко представлять себе, какой информацией тот располагает по содержащимся в документе вопросам, каково его отношение к этим вопросам и к отправителю. Содержание документа не должно толковаться двояко, поэтому его принято излагать понятным лаконичным языком по определенной схеме. В заголовке и первых фразах раскрывается суть проблемы, далее формулируются причины появления документа, в заключении делаются выводы и рекомендации, а также приводятся необходимые основания его появления. Информация ,помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами (это текст, название, заголовок, подпись, печать, индекс, наименование автора).

Собрание и совещание как форма обмена управленческой информацией. Собрание и совещание представляют собой способы коллективного обмена информацией, заключающиеся принятием конкретных решений. Обычно они различаются кругом участников: на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные и заинтересованные лица, на собраниях весь персонал. Кругом обсуждаемых проблем: на совещаниях – текущие, конкретные вопросы; на собраниях – общие, накопившиеся за определенный период времени. Совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы по совершенствованию текущей деятельности; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее. Совещания – это комплексная форма обсуждения каких-то вопросов в целях подготовки решения. Законом совещания должно быть строгое соблюдение регламента.

Для более целенаправленной подготовки совещания рекомендуется четко определить: что требует обсуждения; когда провести обсуждение; кто в нем должен участвовать; как следует провести обсуждение вопросов ,вынесенных на совещание; необходимо подготовить четкий проект решений, не следует включать в него окончательные выводы; сформулируйте тему совещания и доведите ее до сведения участников заранее. Определите состав участников совещания. Прерогатива руководителя – вступительное слово. Анализ видов совещаний их продолжительность, организация проведения, позволяют разработать на предприятии стандарт – типовой регламент проведения совещания, включающий разделы: темы совещаний с указанием периодичности проведения; состав присутствующих; процедура проведения; порядок оформления решений; система контроля.

Деловая беседа. Деловая беседа одна из форм общения менеджеров. Темы деловых бесед весьма разнообразны: обсуждение предстоящих изменений; производственные проблемы; встреча с нарушителями дисциплины; встреча с журналистами.

Подготовка беседы.

1 этап – подготовительный. Цель – круг обсуждаемых вопросов. Рекомендуется: составить план беседы; наметить предполагаемые вопросы к собеседнику; вспомнить даты и номера документов и других оригинальных материалов, которые могут быть вам необходимы.

2 этап – составить предварительный портрет участников беседы на основе данных об их служебном положении, политических взглядов, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах для разговоров.

3 этап – выработка стратегии и плана беседы. План включает схему изложения материала, предварительный текст, формулировку деловых предложений.

4 этап – репетиция.

5 этап – определение места и времени ее проведения.

В деловом разговоре можно и важно угадать и учесть психологический склад, внутренний мир, темперамент, настроение собеседника.

Вряд ли можно дать все рецепты ведения деловой беседы. Следует творчески относиться к правилам делового общения. Разновидностью деловой беседы являются переговоры.