План лекции:

1. Общие понятия о коммуникации.

2. Элементы коммуникации. Этапы и стадии.

3. Модели коммуникации.

4. Типы коммуникаций.

5. Коммуникационная структура управления организацией.

6. Направления коммуникаций.

7. Коммуникационные сети и их разновидности.

8. Преодоление коммуникационных барьеров.

9. Внутриорганизационный обмен информацией.

10. Вопросы и задания.

1. Общие понятия о коммуникации

Коммуникация и информация – разные, но взаимосвязанные понятия.

Коммуникация включает и то, что передается, то, как это передается.

Информация – это сведения о каком-либо явлении.

Работа менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. Под коммуникацией понимается процесс передачи информации от одного человека к другому. Такая передача может осуществляться с помощью приборов, жеста, речи, в письменной форме. Поэтому умение говорить, слушать, писать и читать является важнейшим качеством менеджера, отражающим его способность к коммуникации. Именно посредством коммуникаций информация передается руководителям, а решения их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Оценка показывает, что до 80 % времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные коммуникации.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей.

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию.

Определение коммуникации. Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения общей или раздельной информации об объекте или событии. Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации:

а) несловесные персональные;

б) словесные устные;

в) письменные персональные;

г) письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

Значение коммуникаций. Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

• руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации. По данным экспертов на это уходит 75-95 % времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении должного вида деятельности;

• коммуникации необходимы для эффективности управления;

• мастерство коммуникации необходимо для того, чтобы выразить действительность авторитета и воли руководителя;

• хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль; мотивация; эмоциональные выражения; информация.

2.Элементы коммуникации. Этапы и стадии

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника выражена в форме сигнала. Это то, с чем источник собирается эффективно связываться с приемником, а форма, которую сигнал принимает, зависит в значительной мере от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефон, неформальная связь, групповое собрание и другое.

Расшифровка – прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый приемник интерпретирует (расшифровывает) сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной посланником, тем более эффективна коммуникация.

Обратная связь. Источник надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе.

Односторонняя связь – более быстрая, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная.

Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа приемника, который позволяет источнику определить, был ли получен сигнал. Обратная связь позволяет руководителю определить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Помехи и барьеры, нарушающие качества сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения; неправильная информация со стороны приемников или тех, кто посылает сигнал; различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы); статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; приемник слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка).

Система коммуникаций состоит из четырех основных элементов: лицо, передающее информацию; сама информация; способ передачи информации; лицо, получившее информацию.

Кроме того, необходимо выделить этап подготовки информации. В нем может быть задействовано как одно лицо, так и множество исполнителей, целые отделы, службы. И, наконец, этап принятия решения на основе полученной информации.