5. Органиграмма и ее роль в организации управления

Под органиграммой иногда понимают просто схематическое изображение структуры управления, а иногда, напротив, подробное описание всех органов предприятия и связей, существующих между ними.

Фактическая или действительная органиграмма представляет собой схему организации управления предприятием в том виде, как оно фактически осуществляется со всеми своими связями. Если выявленные связи будут свидетельствовать о неблагополучном положении, то в этом случае может быть получена более логичная или более подходящая структура путем устранения тех взаимосвязей, которые представляются ненужными. Новую органиграмму называют рациональной.

Органиграмма, которая является желательной для предприятия, представляет собой идеальную органиграмму.

Схема организации управления, или органиграмма может, кроме того, служить для описания фактически осуществляемых функций с соответствующими им службами.

Под «поименной» органиграммой обычно подразумевают таблицы, содержащие одновременно указания о службах или функциях и о фамилиях тех конкретных лиц, которые руководят этими службами. Эти таблицы представляют двойной интерес, т. к. дают возможность получить представление одновременно о функции каждого из руководящих работников и о том, кто выполняет каждую из функций.

Разрабатываемая органиграмма может представлять схему организации или, напротив, полную органиграмму. Разработка органиграммы должна основываться на составлении систематического перечня задач и ответственностей. Органиграмма, понимаемая в широком смысле (т.е. содержащая одновременно и таблицу структуры управления и определение функций), была оценена специалистами как черезвычайно важный инструмент управления, причем можно отметить следующие ее значения:

- все осуществляется в определенном порядке;

- руководитель предприятия и каждый работник получают четкое представление обо всем предприятии в целом и об области своей деятельности;

- устраняется возможность ослабления ответственности;

- создается возможность систематического выявления перегрузок, дублирования и необходимости создания новых должностей;

- устраняются конфликты между званиями и полномочиями;

- при отсутствии руководителя распределение работ может быть произведено автоматически.

6. Вопросы и задания

После изучения темы постарайтесь ответить на следующие вопросы, связанные с делегированием:

1. Кому можно и кому нельзя поручать дело?

2. На каких условиях делегируются полномочия?

3. Как оформляется делегирование полномочий?

4. Как поступает руководитель при возможных ошибках исполнителя?

5. Как вести критический разбор итогов работы?

6. Что положительного и что отрицательного дает руководителю и подчиненным делегирование полномочий?

7. Какие обязанности выполняет руководитель высшего и среднего и низового звеньев управления?

8. Кому и какие полномочия делегируются и кто несет ответственность за это?

Тема 9. Коммуникации как связующие процесса управления

Почти невозможно переоценить важность коммуникации в управлении. Почти все, что делают руководители организации, требует эффективного обмена информацией. Для принятия управленческих решений руководитель должен иметь информацию о состоянии предприятия в необходимом объеме и соответствующего качества. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Если мы будем небрежны, совершая эти шаги, произойдет искажение информации, что отрицательно скажется на результатах работы и руководителя, и организации в целом. Американские исследователи установили, что руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях, планирования организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные процессы управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Так как руководитель исполняет свои роли и функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха руководителя и организации необходимы эффективные коммуникации.

После изучения материала лекции постарайтесь ответить на вопросы и выполнить задания.