Построение эффективной коммуникации для обеспечения деятельности менеджеров. Способность к эффективной коммуникации – залог успешной работы в менеджменте первичного уровня.

Коммуникация – это процесс соединения всех функций менеджмента, которые менеджер не смог бы осуществлять без их стыковки.

В процессе управления работникам подразделений необходимо объяснять типы операций, давать указания, содержащие задания подчиненным, беседовать с работниками по поводу производственных процессов. Все эти воздействия требуют коммуникаций. Эффективная коммуникация состоит из качественной передачи информации, средств передачи и верного восприятия послания получателем. Из-за несовершенных коммуникаций некоторые менеджеры не достигают желаемых результатов, несмотря на их компетентность, техническую грамотность и благие намерения. В каждой организации коммуникационная сеть имеет два основных и равных по значению канала:

• официальный (формальный) и

• неофициальный (неформальный), канал слухов.

Оба типа каналов передают сообщения от одного человека или группы другому сверху вниз и по горизонтали организации. Формальные коммуникационные каналы устанавливаются главным образом структурой предприятия, организации. Формальные вертикальные каналы могут совпадать с направлениями властных воздействий с высших уровней через всю организацию до менеджеров и работников.

Концепция нисходящего формального коммуникационного канала заключается в том, что высший орган управления отправляет директиву или информацию менеджерам нижележащего уровня, которые передают сообщения либо своим исполнителям, либо менеджерам других подразделений. Менеджеры направляют сообщения работникам. Нисходящая коммуникация помогает увязать деятельность различных уровней воедино, что дает возможность скоординировать усилия. Нисходящая коммуникация от менеджера включает в себя инструкции, разъяснительную информацию и процедуры, обучение работников и другие виды воздействия на подчиненных, исполняющих поставленные задачи.

Восходящая коммуникация – второе, но одинаково значимое направление коммуникации в официальной организационной структуре. Она важна для менеджеров, получивших определенные права для исполнения обязанностей и вынужденных отчитываться, а также важна и для рабочих, которые могут свободно сообщать менеджерам свои мнения, оценки, отчеты о проделанной работе. Менеджеры заинтересованы в свободной передаче информации по каналу восходящей коммуникации вышестоящим уровням менеджмента. Такая коммуникация помогает выявить ошибки и проблемы в управлении организацией.

Горизонтальная коммуникация устанавливается исключительно между подразделениями и работниками, размещенными на одном уровне менеджмента, но выполняющими различные функции. Горизонтальные коммуникации обычно выражаются в форме дискуссий, собраний, совещаний для уточнения заданий сменных подразделений. Без эффективных горизонтальных коммуникаций в организации крайне трудно обеспечить координирующую деятельность отдельных подразделений по достижению общих целей.

Неформальные пути коммуникации иногда называются неформальной структурой, являются обычной разновидностью неформального и случайного объединения людей в производстве, в общественной жизни и ориентированы прежде всего на общение, установление коммуникации. В каждой организации имеется неформальная структура. Это совершенно естественное явление, которое помогает реализации потребности работников быть в курсе всех дел на основе самой последней информации.

Факторы, снижающие эффективность коммуникации, и пути их преодоления. В связи с множеством индивидуальных особенностей и условий работы в организациях есть много препятствий, искажающих передаваемые сообщения.

В случае разрыва коммуникационного взаимодействия менеджеры сталкиваются с нарушением взаимопонимания, несогласованностью, проволочками и т. п. Эти разрывы не только не выгодны с финансовой точки зрения, но и резко ухудшают морально-психологический климат в коллективе, порождают разногласия. Барьеры в коммуникациях многочисленны и разнообразны. Первый шаг по созданию лучшего коммуникационного взаимодействия заключается в том, чтобы еще до написания или отдачи распоряжения, приказа, инструкции досконально уточнить все пункты и совершенно ясным, понятным для работников языком сделать необходимые сообщения.

Среди методов, пригодных для улучшения коммуникации, обратная связь одна из главных. Она формирует в коммуникации двусторонний поток информации.

Стили руководства. Для поддержания эффективного руководства коллективом необходимы два элемента:

1. Наличие такой ситуации, когда члены коллектива имеют общую цель.

2. Признание всеми членами коллектива авторитета руководителя.

Согласно современной точке зрения, рабочие предпочитают, чтобы ими руководили, и не желают, чтобы на них перекладывали задачи управления. Менеджер или супервизор должен быть лидером и как лидер должен придерживаться определенного стиля. Различные стили не исключают друг друга и наиболее успешные руководители способны выбрать определенный стиль для каждой конкретной ситуации. Таким образом, современный руководитель представляет собой комбинацию следующих стилей.

Авторитарный менеджер. Для этого стиля характерны следующие черты: слово менеджера – закон; приказы издаются и предполагаются, что они будут выполнены; все решения принимает менеджер; отсутствие дискуссий или наличие их в небольшой степени.

Маловероятно, что современные рабочие допустят такой стиль управления, который обладает двумя недостатками:

А) он вызывает сопротивление у рабочих и является, таким образом, непроизводительным;

Б) обычно очень трудно найти преемника такому менеджеру.

Патерналистский менеджер. Для этого стиля характерны следующие черты: попытка создать семейную атмосферу в коллективе; желание, чтобы к руководителю относились как к отцу; методы дисциплинарного воздействия используются редко; рабочими руководят с помощью наставлений и советов.

Этот стиль обычно пользуется большой популярностью среди рабочих.

Демократичный менеджер. Для этого стиля характерны следующие черты: в процессе принятия решений участвуют подчиненные, в то время как окончательная ответственность сохраняется за руководством; всесторонние обсуждения с подчиненными как формальные, так и неформальные.

Данный стиль предусматривает значительное делегирование обязанностей, что освобождает менеджеров для выполнения ими функций консультантов. Большинство современных менеджеров пытаются придерживаться этого стиля, который сейчас признан самым эффективным.