Вопрос 7 Основные особенности делового языка документа

Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• нейтральный тон изложения;

• лаконичность и краткость текста;

• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономичным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Основные требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражении мысли.

Точность изложения предполагает однозначность понимание содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом.

Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (1998) изложение содержания управленческих документов, представленных связным текстом, наиболее часто производится от 3-го лица единственного числа,

например: «Руководство предприятия полагает….» и т.д.

В ряде управленческих документах (в частности, организационно-распределительных), а так же в письмах от имени одного отправителя содержание излагается от 1-го лица единственного числа,

Например: «Приказываю….», «Прошу….» и т.п.

Весьма активно в содержании управленческих документов используются распространенные устойчивые словосочетания и вводные языковые обороты:

Формулировки, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий

• В порядке оказания помощи прошу Вас…

• В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

• В порядке исключения….

• В связи с принятием решения о….

• По взаимной договоренности между…

• В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

• Согласно Вашей заявке…

Формулировка для выражения отказа

• Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, ваше указание остается невыполненным в связи с….

• К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку….

• Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующими причинам…

• Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Формулировки для выражения предупреждения

• Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…

• Организация уведомляет Вас о том, что….

• Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что….

• Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действия договора о…

• Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…

Устойчивые распорядительные обороты

• Ввести в эксплуатацию…

• Обязать руководителя…

• Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на…

Формулировки для выражения просьб

• Прошу вас направить в мой адрес…

• В связи с необходимостью в…настоятельно прошу Вас…

• Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

• В рамках предварительной договоренности с представителем вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (отдельных фактов)

• Безопасность гарантируется….

• Конфиденциальность информации обеспечена…

• Содержание проекта оперативно корректируется…

• Выявленные недостатки уже устанавливаются…

• Выделены дополнительные средства…

• Спланированы мероприятия…

Устойчивые обороты речи

• Наименее сложный…

• Наилучший эффект…

• Оказать помощь…

• Руководство считает возможным…

• Организация не возражает…

• Срочно сообщите…

Формулировки для уведомления

• Ставим Вас в известность о том, что…

• Организация извещает о….

• Сообщаю Вам…

• Довожу до Вашего сведения…

• Докладываю о…

Использование в содержании управленческих документов сокращений позволяет обеспечить необходимое сжатие письменной речи. Применяются сокращение двух типов – лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные слова) и графические. Вот примеры более типичных сокращений

Лексические:

• Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП;

• Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭО, ТЭЦ, ВУЗ;

• Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносятся буквами, часть -звуками): ГУВД, ТОО, НИОПИК;

• Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, Мосжилстрой, главбух, завгар;

• Частично сокращенные слова (образованы из части или частей и полного слова): Мослесопарк, рембаза, профсоюз;

• Усечения: зам., зав., спец., пред.;

• Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосгорБТИ;

Графические:

• Точечные: стр. - страница, др. – другие, т.п. – тому подобные, см. – смотри;

• Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин;

• Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года;

• Комбинированные: ж.-д. – железнодорожный, сев.-зап. – северо-западный и др.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового языка, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Подведем итог:

Выполнение единых правил оформления документа обеспечит:

• юридическую силу документов;

• качественное и современное составление и исполнение документов;

• организацию оперативного поиска документов.