Вопрос 5 Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Как уже было сказано, большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов.

Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда возникла необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы), так и на унифицированные системы документации (ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действуют: унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Вопрос 6 Классификация деловых документов

Все документы, обращающие в организациях, можно классифицировать по следующим признакам:

• По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распределительные, по личному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

• По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т.д.

• По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

• По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

• По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

• По юридической силе документы подразделяются на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документов бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

• По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

• По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленные и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

• По происхождению документы классифицируются на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

• По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

• По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательны для исполнения, носящие характер юридической и технической формы.

• По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальный документ по содержанию является специфическим, носящий характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовым являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета – способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметрам.

Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности предприятия, организации используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношение сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнение работ или услуги, аренды и др.), трудовые соглашения и т.п.

• По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

• По способу фиксации информации документы бывают изобразительные, аудиовизуальные, графические, фото-, фоно-, кинодокументы, иконографические, текстовые, письменные, рукописные, машинописные, типографские, электронные и т.д.

Изобразительный – это документ, содержащий информацию, выраженную по средствам изображения какого-либо объекта.

Аудиовизуальный – это документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Графический – это изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотеней.

Фотодокумент – это изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент – это изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Иконографический – это документ, содержащий преимущественно изображения произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Текстовый – это документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Письменный – это текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Рукописный – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.

Машинописный – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами и т.д.