Вопрос 3. Делопроизводство и его структура.

Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых информационных технологий, делопроизводство в настоящее время именуется так же документационным обеспечением управления (ДОУ).

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называют документированием.

В общем случае создание документа включает стадии: изучение существа дела, сбор необходимой информации, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа.

Движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль исполнения, называется документооборотом.

Делопроизводство охватывает вопросы оперативного хранения документов, экспертизы их ценности и подготовки к сдаче на архивное хранение. Деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника, относятся к архивному делу.

Совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующим нормативно-правовым, материальным и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления данной организации (или систему делопроизводства).

В соответствии с требованиями Государственной системой документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ) документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях, учреждениях должно осуществляться специальной службой – службой документационного обеспечения управления (далее – службой ДОУ, к этим службам относятся: служба управления делами, канцелярия, общий отдел и т.д.). Служба ДОУ функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятии с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников.

Основными задачами службы ДОУ являются:

- внедрение на предприятии единого порядка работы с документами;

- осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

- обеспечение действующего контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

- совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Вопрос 4 Нормативно-правовая база делопроизводства

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологии обработки и хранения деловых документов, а так же регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановлений Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируется требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирование. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих для оформления деловых документов первостепенное значение:

• ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлении документов (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от03.03.2003г. № 65-ст).

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – это постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000)».

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требование к оформлению реквизитов документов; требование к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998г. №28).

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988г. ,введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988г. № 33).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000г. №68).

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота.

Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документов, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряда других видов деятельности.