Вопрос 1 Из истории становления делопроизводства в России.

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов).

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

Вопрос 2. Документ и его функции

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага.

Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую и воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью такого документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их действий.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реализуются по средством определенной совокупности документов, например:

учет – в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации;

контроль – путем сбора сведений с целью проверки соответствия чего-либо.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению называется системой документации.

Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для применения в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).