Лекция №1

ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Введение

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени. Документ в управлении организации выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Современный бизнес – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются контракты, осуществляются проекты, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

На основе документов принимаются соответственные управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда. Сколько несут предприятия убытков из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю :

«В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещанием. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!»

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований КЗоТ Российской Федерации.

Московская регистрационная палата в своем «Обращении к предпринимателям» потребовала от руководителей предприятий всех видов собственности обеспечить сохранность управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов. Правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Делопроизводство – одна из основных дисциплин при подготовке юристов, бухгалтеров, менеджеров по персоналу, секретарей - референтов. Поэтому знание делопроизводства всегда поможет найти работу при любой общественно-политическом ситуации.

В течении всего курса дисциплины мы с вами изучим две неразрывно связанных компонента делопроизводства:

- составление документов и правила их оформления;

- организация работы с документами (прием, обработка документов, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела).