Источники комплектования, списки источников комплектования.

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организаций:

-функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

-полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

-вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

-его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

-родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

-типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

-состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Списки источников комплектования архива

Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

Список граждан - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) на согласование.

Решение ЦЭПК о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива.

Архив вправе вести список возможных источников комплектования.

Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.

В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Критерии:

1. Функционально-целевое назначение учреждения. Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах

2. Масштаб деятельности. Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников.

3. Вид организации. Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур.

4. Полнота отражения информации. Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций.

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации — партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерий определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются.

Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Организация приема архивных документов в государственные и муниципальные архивы.