1.7. Организация комплектования аф рф и других архивных документов
Понятие «комплектование государственного, муниципального архива». Виды работ, входящих в понятие «комплектование». Понятие «источник комплектование». Источники комплектования государственных и муниципальных архивов. Понятия «источник комплектования». Критерии отнесения организаций и лиц к числу источников комплектования.
Внедрение договорных отношений с негосударственными организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Активное комплектование.
Комплектование — систематическое пополнение государственных, муниципальных архивов документами организаций и граждан — источников комплектования.
Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов: установление профиля архива, определение источников комплектования, определение состава док, подлежащих хранению в архиве, прием-передача документов в архив.
Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.
Мероприятия входящие в понятие комплектования:
Определение состава источников;
ЭЦД;
Прием документов в государственные, муниципальные архивы.
Документы поступают в архивы в соответствии с профилем архива.
Этапы комплектования:
- установление профиля архива;
- определение источников комплектования;
- определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
- организация комплектования.
Комплектование является составной частью формирования АФ РФ
Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.
Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.
Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной форой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).
Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг.
К концу 1980-х гг. они были развиты и дифференцированы. Однако в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.
В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:
для учреждений: значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.); полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций; соответствие документов учреждения профилю государственного архива;
для документов личного происхождения: значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей; история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса; взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).
На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп: учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы; учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.
Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.
Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу:
- все от избранных (групповой), немногое от всех (повидовой);
- учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.
В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»: проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов; выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни; анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний; сбор воспоминаний, составление хроники событий; сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.
Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.
В 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача: выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования; установить «договорные отношения» с представителями этих структур.
Списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов: порядок их составления и утверждения. Основание для внесения изменений и уточнений в списки. Списки потенциальных источников комплектования.