2. Узагальнення даних поточного обліку.

В кінці кожного місяця для складання фінансової звітності необхідно узагальнювати дані поточного обліку. Для цього на підприємстві складають оборотні відомості. Виходячи з двох видів рахунків, оборотні відомості також бувають двох видів:

1. оборотні відомості по синтетичних рахунках;

2. оборотні відомості по аналітичних рахунках.

Протягом місяця на синтетичних рахунках відбивається стан і рух господарських коштів і джерел їх утворення, в кінці місяця для узагальнення даних синтетичного обліку і складання балансу використовується оборотна відомість по синтетичних рахунках. Вона складається із залишків (сальдо) по рахунках на початок періоду, обороту за звітний період по дебету і кредиту рахунків і залишків (сальдо) на кінець періоду. Взаємозв'язок цих даних свідчить про правильність облікових записів в рахунках і дотриманні принципу подвійного запису.

Зведення оборотів і сальдо по всіх рахунках синтетичного обліку які використовується на підприємстві, називається оборотною відомістю по рахунках синтетичного обліку. Оборотна відомість по синтетичних рахунках має наступний вигляд:

Оборотна відомість по синтетичних

Рахунках за лютий місяць 200.. р.

Грн.

Шифр рахунку	Найменування рахунку	Сальдо на 1.02.		Оборот за лютий		Сальдо на 1.03.
		ДТ	КТ	ДТ	КТ	ДТ	КТ
10 30 31 40 60 63 66	Основні засоби Каса Поточний рахунок Статутний капітал Короткострокові позики Розрахунки з постачальниками і підрядчиками Розрахунки з оплати праці	4500 500 10000 - - - -	- - - 1400 5200 6300 2100	- 2000 8000 - - 3000 1800	- 1800 5000 - 8000 - -	4500 700 13000 - - - -	- - - 1400 13200 3300 300
	Разом:	15000	13600	14800	14800	18200	18200

Якщо по якому-небудь рахунку не було оборотів за місяць але було сальдо по цьому рахунку, або якщо по рахунку не було сальдо але були обороти, то цей рахунок обов'язково вноситься в оборотну відомість по синтетичних рахунках. Тобто у відомість вносяться всі рахунки, які використовуються на підприємстві.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках є формою узагальнення даних поточного обліку і служить для перевірки записів на рахунках, складання балансу.

Контроль за правильністю записів на синтетичних рахунках за допомогою оборотної відомості заснований на наявності в ній наступних 3-х рівностей підсумків:

• Сальдо початкового по дебету і кредиту

• Оборотів за місяць по дебету і кредиту

• Сальдо кінцевого по дебету і кредиту

Економічне значення цієї рівності полягає в наступному:

• рівність підсумків початкового сальдо по дебету і кредиту зумовлена класифікацією господарських коштів за складом і розміщенням і по джерелами їх утворення. Сукупність рахунків, які мають дебетове сальдо, складає актив балансу, а сукупність рахунків, які мають кредитове сальдо - його пасив. Відомо, що в балансі разом активу і пасиву завжди рівні;

• рівність підсумків оборотів по дебету і кредиту середньої пари колонок оборотної відомості обумовлюється застосуванням способу подвійного запису при відображенні операцій на рахунках. Сума оборотів по дебету рахунків повинна бути рівна сумі їх оборотів по кредиту.

Однак за допомогою оборотної відомості не можна виявити помилки в кореспонденції рахунків, якщо немає порушення принципу подвійного запису, наприклад, якщо операція записана в дебеті одного рахунку замість дебету іншого.

Рівність підсумків кінцевого сальдо по кредиту і дебету в оборотній відомості зумовлена тим, що вони є підсумками активу і пасиву балансу на кінець місяця.

Оборотна відомість є засобом попередньої перевірки бухгалтерських записів перед складанням балансу.

Різновидом оборотної відомості по синтетичних рахунках є сальдова відомість і шахова відомість.

На практиці сальдова відомість складається для спрощення узагальнення даних обліку. При великій кількості різних видів матеріалів, коли заповнення оборотної відомості вимагає великих витрат труда, доцільно обмежитися складанням сальдових відомостей. Вони заводяться на рік і містять записи тільки залишків матеріалів на 1-е число кожного місяця.

Сальдова відомість

Шифр рахунку	Найменування рахунку	Сальдо на 1.01.		Сальдо на 1.02.		Сальдо на 1.03.		і т.д.
		ДТ	КТ	ДТ	КТ	ДТ	КТ	ДТ	КТ
	РАЗОМ:

Шахова відомість складається на основі кореспонденції рахунків. Кожна клітка перетину якого-небудь рядка з черговою колонкою показує певну кореспонденцію рахунків.

Якщо на рахунку указано декілька сум з однаковою кореспонденцією, то у відповідну клітку шахової оборотної відомості проставляється підсумок цих сум. Таким чином, в кожну клітку шахової оборотної відомості записується лише одна сума, що являє собою підсумок записів з однаковою кореспонденцією.

Складання шахової оборотної відомості завершується виведенням підсумків оборотів по дебету і кредиту всіх синтетичних рахунків.

Шахова оборотна відомість являє собою зведення оборотів по рахунках, що служить для розкриття їх змісту і перевірки правильності кореспонденції рахунків.

Шахова оборотна відомість має наступний вигляд:

Шахова відомість за лютий 200.. р.

В дебет рахунків З кредиту рахунку	Каса	Розрахунки з оплати праці	Поточний рахунок	Розрахунки з постачальниками і підрядчиками	Разом по кредиту
Поточний рахунок	2000			3000	5000
Каса		1800			1800
Короткострокові кредити			8000		8000
Разом по дебету	2000	1800	8000	3000	14800

Однак за допомогою шахової оборотної відомості не можна розкрити всі помилкові записи. Вона дозволяє виявити лише явно невірний бухгалтерський запис. Якщо запис складений неправильно, але кореспонденція рахунків допустима, то і по шаховій відомості неточність встановити неможливо.

На практиці шахова оборотна відомість застосовується як допоміжна робоча таблиця. Достоїнство шахового прийняття запису - це однократне відображення операцій, що виключає дублювання і що скорочує трудомісткість облікового процесу.

По аналітичних рахунках в кінці місяця також узагальнюються поточні дані. Для цього на практиці використовуються оборотні відомості по аналітичних рахунках. Це зведення оборотів і сальдо по всіх аналітичних рахунках, відкритих до одного синтетичного рахунку.

Оборотні відомості бувають двох видів:

1. по аналітичних рахунках ТМЦ

2. по всіх інших рахунках.

Оборотні відомості по аналітичних рахунках ТМЦ заповнюються на основі карток кількісно-суммового обліку, і мають наступний вигляд: