Управление проектами
Управление ИП представляет собой процесс распоряжения материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами на протяжении всего инвестиционного цикла проекта, направленный на достижение поставленных целей.
В условиях ограниченного времени и ограниченных ресурсов управление проектами осуществляют с применением специфических методов, инструментов и технологий. В соответствии с некоторыми концепциями, по своей природе управление включает в себя 4 базовые функции: планирование, организацию, руководство и контроль (рис. 4).
Рисунок 4. Функции управления
Достижение целей
Управление системой – это последовательность принятия и реализации конкретных решений, направленных на достижение заданной цели. Безусловно, принимать решения можно на базе интуиции, импровизации и приобретенного опыта. Но решения, полученные таким образом, зачастую не приводят к необходимому результату. Именно поэтому следует заниматься планированием.
Планирование ИП – это безостановочный процесс определения самой лучшей последовательности действий, направленного на достижение поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки.
Планирование ИП определяет во времени всю деятельность по осуществлению проекта. Важно отметить, что оно осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, продолжается в ходе реализации (корректировки) и оканчивается детальным планом работ завершающей фазы.
При планировании определяются организация, средства и методы управления реализацией инвестиционного проекта в разрезе всей системы и в рамках его отдельных элементов и этапов.
Планирование имеет определенную иерархию.
Сначала составляется График инвестиционного проекта (Концептуальный план). В нём определяются цели и задачи проекта, оцениваются альтернативные варианты, рассчитываются объёмы потребности в ресурсах.
Главным результатом планирования является общий генеральный график инвестиционного проекта, по сути - стратегический план. Этот план определяет основные этапы и целевые стадии осуществления проекта, сроки окончания комплекса работ, поставки ресурсов, потребность в ресурсах в соответствии с периодами реализации.
Следующий уровень планирования - исполнительный график ИП, то есть тактический план, который уточняет сроки выполнения работ, потребность в ресурсах, устанавливает жесткие границы между участниками работ, распределяет исполнителей по времени. Очевидно, что график стратегического плана обобщает графики тактического.
Следующий уровень – формирование детальных графиков выполнения работ или разработка оперативного плана. Оперативный план детализируют задания участникам на короткий период (месяц, неделю) в виде сетки по видам работ. Соответственно, графики тактического плана обобщают графики оперативного.
Необходимость в более глубокой детализации графика возникает только в случае длительности и сложности проекта. Так, для сложных работ может потребоваться оперативный план, а для ряда проектов окажется вполне достаточным тактический или даже стратегический план. При этом следует помнить, что чрезмерная детализация графика усложняет контроль его реализации.
Что касается организации реализации инвестиционного проекта, то в рамках этой функции необходимо рассмотреть юридические вопросы, структуру и организацию управления на стадии осуществления капитальных вложений, и в период непосредственной эксплуатации объекта инвестирования.
Если инвестиционный проект намечается реализовывать с участием государственного капитала, нужно разъяснить систему подчиненности и границы вмешательства высших органов в хозяйственную деятельность предприятия.
Руководство – управленческая деятельность, обеспечивающая нормальное протекание производственных и управленческих процессов (то есть вмешательство в случаях отклонений для возврата к норме). Непосредственное руководство ИП на всех стадиях его реализации, начиная с анализа и оценки эффективности проекта, вплоть до стадии эксплуатации подразумевает, в первую очередь, грамотное управление персоналом, отслеживание процесса от принятия идеи командой до ее последовательного внедрения.
Контроль – это процесс, с помощью которого управляющий проектом определяет соответствие фактического состояния реализуемого проекта плановому. Основной целью контроля инвестиционного проекта является обеспечение выполнения плановых показателей проекта в ходе его реализации. Сущность контроля ИП заключается в выработке механизмов, обеспечивающих формирование ответных воздействий, возникающих при любом отклонении от плана выполнения работ и направленных на уменьшение данного отклонения или его эффективное использование с учетом изменений в окружающей среде.
Контроль хода реализации инвестиционного проекта должен обеспечить:
наблюдение – систематическое и планомерное отслеживание за осуществляемым выполнением проекта;
выявление отклонений фактических характеристик реализации проекта от плановых;
прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
обоснование необходимости корректирующих воздействий.
Процедуры осуществления контроля ИП тесно взаимосвязаны и могут быть объединены в интегрированный процесс контроля. Такой единый процесс можно представить в виде совокупности трех отдельных процессов:
Отслеживание – сбор и документирование фактических показателей выполнения работ, определение степени соответствия плановых и фактических параметров, оформление полученной информации в утвержденной форме в виде отчетов.
Анализ – оценка текущего состояния работ и сравнение полученных результатов с плановыми показателями, определение причин отклонений, выработка действий по устранению негативных последствий отклонений.
Корректировка – выработка и планирование и реализация мероприятий, направленных на выполнение работ в плановые сроки, снижение последствий неблагоприятных отклонений и увеличение эффективности использования преимуществ от благоприятных отклонений.
Для создания эффективной системы контроля инвестиционного проекта необходимо выполнение следующих условий:
тщательность проработки графиков работ по проекту;
точность оценки продолжительностей, стоимостей и потребностей в ресурсах для всех работ проекта;
учет фактического выполнения работ и фактических затрат по периодам времени;
регулярная переоценка продолжительностей и стоимостей, необходимых для завершения отдельных работ проекта;
постоянное сравнение плановых и фактических продолжительностей, сроков и стоимостей работ.
Выделяют следующие основные принципы формирования эффективной системы контроля инвестиционного проекта:
1. Составление содержательных, четко составленных графиков проекта, используемых в качестве основы для контроля.
2. Формирование информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать фактическое состояние работ по инвестиционному проекту относительно базисных планов на основании единых критериев. Для этого должны быть разработаны простые и четко регламентированные процедуры подготовки и предоставления отчетности, задана периодичность составления и обсуждения отчетов.
3. Разработка эффективной системы проверки (анализа фактических параметров работ проекта, тенденций изменения стоимостных и временных показателей проекта).
4. Формирование эффективной системы реагирования на отклонения.
По временнЫм параметрам различают три основных вида контроля:
Предварительный – осуществляется до начала осуществления работ, как правило, затрагивает их ресурсное и организационное обеспечение.
Текущий контроль – проводится во время выполнения работ по проекту. Здесь проверяются временные параметры (соответствие хода работ намеченному плану), соответствие бюджету проекта по времени и суммам, затраты трудовых и материальных ресурсов, уровень качества работ.
Заключительный этап контроля осуществляется на стадии завершения проекта. Его цель – определить интегральную оценку реализации проекта, обобщить опыт для последующей деятельности.
Важнейшей задачей контроля является регистрация отклонений до того, как они навредят проекту, станут неприемлемыми. Однако тотальный контроль слишком дорог и невозможен.
Существует ряд основных технологий контроля, достигающих цели при относительно небольшой величине затрат:
Контроль в момент окончания работ (метод «0-100»).
Контроль в момент 50-% готовности работ (метод «50-50»).
Контроль в заранее определенных точках инвестиционного проекта (метод контроля по вехам («пороговым датам»или «реперным точкам»).
Регулярный оперативный контроль на «текущую дату».
Экспертная оценка степени выполнения работ в любой заданный момент.
Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов могут применяться различные методы. Общие требования к ним: они должны реально отражать реализацию инвестиционного проекта, в т.ч. происходящее на объекте (строительной площадке, производственном, логистическом и т.п. центре) и при этом быть наглядными, несложными для понимания.
Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства. В современных условиях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений на основе обработки и систематизации первичной информации.
Важной задачей системы управления является координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно - конструкторских работ, обеспечивает эффективное планирование.