Параметры компоновки документа
Разбивка документа на страницы и разделы.
Работа с главными и вложенными документами.
Организация ссылок.
Генерация оглавлений и указателей.
Для удобства при компоновке документа предназначен режим Структура, который открывается из меню Вид \ Структура.
Для отображения режима структуры используется кнопка Режим структуры (рис. 1.3.1).
Рисунок 1.3.1
или команда Структура меню Вид.
Режим структуры – режим, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа.
В режиме структуры можно изменить порядок заголовков и текста, переместив их вверх или вниз, либо повысить уровень или понизить уровень заголовков или текста.
Уровень структуры – формат абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней («Уровень 1» — «Уровень 9»).
В Microsoft Word предусмотрены девять различных встроенных уровней структуры или стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».
Повышение уровня в режиме структуры – преобразование основного текста в заголовок или какого-либо заголовка в заголовок более высокого уровня, например «Заголовок 6» в «Заголовок 5».
Понижение уровня в режиме структуры – преобразование заголовка в основной текст или в заголовок более низкого уровня, например, из «Заголовка 5» в «Заголовок 6».
Создание автоматического оглавления
Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.
Создание предметного указателя
Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются.
Для создания предметного указателя необходимо:
Пометить в документе элементы предметного указателя.
Выбрать вид предметного указателя.
Выполнить сборку предметного указателя.
Пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря
Словарь предметного указателя - список слов, включаемых в предметный указатель. В Microsoft Word словарь позволяет быстро пометить элементы предметного указателя.
Для создание файла словаря необходимо:
Создать таблицу из двух столбцов и сохранить её в отдельном файле.
В первый столбец введите текст, который следует найти и пометить как элемент указателя. Текст должен быть введен в точности так, как он представлен в документе.
Во втором столбце введите элементы указателя текста, введенного в первый столбец. Для создания дополнительных (второго и третьего уровня) элементов указателя, необходимо ввести последовательно:
основной элемент,
двоеточие (:)
дополнительный элемент.
Например: Кометы: Марс
Кометы: Венера
Повторить предыдущие шаги для всех остальных элементов указателя.
Открыть документ, для которого следует создать предметный указатель.
В меню Вставка последовательно выбрать команды Ссылка и Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Указатель.
Нажать кнопку Автопометка.
В поле Имя файла ввести имя файла словаря, который требуется использовать.
Нажать кнопку Открыть.
Microsoft Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы предметного указателя, для чего используется соответствующий текст из второго столбца.
Щелкнуть в документе место вставки собранного указателя.
Выбрать команду Вставка \ Ссылка \ Оглавление и указатели…, а затем - вкладку Указатель (рис. 1.3.16).
Из списка Форматы выбрать нужный. Нажать Ок.
Обновление указателя – клавиша <F9>.