5. Создание макрокоманд средствами ms Word.

Макрос - последовательность операций над документом, записан­ная в виде программы на Visual Basic.

Создание макросов позволяет:

• создавать новые достаточно сложные функции; расширять функцио­нальные возможности программы;

• создавать процедуры, автоматически выполняющиеся при наступле­нии ряда событий;

• разрабатывать пользовательские приложения.

Перед тем как записать или написать макрос, необходимо сплани­ровать шаги и команды, которые он будет выполнять. Если при записи макроса была допущена ошибка, ее исправление будет также записано. Каждый раз при записи макроса он сохраняется в новом модуле, при­соединенном к документу.

Макрос можно создать как для одного документа Word, так и для всех.

6. Создание документа на бланке с использованием слияния Документы слияния

Мастер слияния используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте.

Результатом слияния будет создание на основе каждой строки (записи) из источника данных отдельного документа на бланке, почтовой наклейки, конверта или элемента каталога.

Для осуществления слияния необходимо подготовить два документа: Основной документ и Источник данных.

Основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

Основной документ содержит поля слияния, в которые необходимо поместить сведения о получателе.

Источник данных – файл, содержащий сведения о получателях, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Источник данных можно представить в виде простой таблицы. Каждый столбец источника данных соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например имени, фамилии, улице и почтовому индексу.

Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, таких как имя и адрес одного получателя.

Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, а любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным. Источником данных может быть список контактов Microsoft Outlook, документ MS Word, таблица MS Excel или MS Access, которые содержат данные, различающиеся в каждой копии составного документа.

Например, при наличии каталога видеокассет в виде электронной таблицы можно создать наклейки для видеокассет с помощью параметра Наклейки.

Поле слияния – пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных.

Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Город».

7. Работа со структурой документа. Компоновка документа. Генерация оглавления и предметного указателя

Компоновка документа – набор приемов, позволяющих организовать работу с большими документами для повышения эффективности автоматизации правки и форматирования.