Автотекст

Автотекст - это средство WORD, которое позволяет хранить и быстро вставлять в документ часто используемые фрагменты текста или графики (длинное название фирмы, логотип фирмы, стандартная «шапка» письма или договора ит. д.) Фрагменты хранятся в специальном словаре под уникальными именами. Из этого словаря элементы Автотекста могут быть вставлены в любые документы.

Для включения фрагмента текста в словарь необходимо:

1) набрать фрагмент;

2) выделить его;

3) вызвать команду Вставка/Автотекст/Автотекст;

4) в строку Имя элемента ввести название для фрагмента (или оставить то, которое предлагает WORD);

5) нажать кнопку Добавить.

Вставить элемент Автотекста в документ можно двумя способами.

1-й способ:

1) установить в нужное место документа курсор;

2) ввести имя элемента Автотекста;

3) нажать клавишу «F3».

2-й способ:

1) установить в нужное место документа курсор;

2) вызвать команду Вставка/Автотекст/Автотекст;

3) из списка элементов выбрать нужный;

4) нажать кнопку Вставить.

Для удаления элемента из словаря:

1) вызвать команду Вставка/Автотекст/Автотекет;

2) выбрать элемент из списка элементов;

3) нажать кнопку Удалить.

Вставка символов, отсутствующих на клавиатуре

Для вставки в документ указанных символов следует:

1. установить курсор ввода в нужном месте документа;

2. вызвать команду Вставка/Символ;

3. используя раскрывающийся список Шрифт выбрать таблицу, содержащую нужный символ (например, Symbol или Wingdings);

4. выполнить на символе двойной щелчок или один раз щелкнуть на символе и один раз на кнопке Вставить.

Замена повторяющихся фрагментов текста

Если в набранном тексте требуется выполнить автоматическую замену повторяющегося фрагмента, это делается с помощью команды Заменить:

1) выбрать команду Правка/Заменить;

2) в поле Найти ввести текст, который нужно заменить;

3) в поле Заменить на ввести текст, на который нужно заменить;

4) для установки параметров окна замены нажать кнопку Больше.

Направление - определяет направление просмотра документа; Вперед - от курсора ввода до конца документа; Назад - от курсора ввода к началу документа.

Учитывать регистр - если данный флажок установлен то осуществляется поиск текста, который полностью совпадает с введенным, учитывая регистр.

Только слово целиком - если этот флажок установлен то осуществляется поиск только целых слов, а не их части:

1) запустить процесс замены одним из двух способов:

глобальная замена - для замены всех вхождений сразу: используется кнопка Заменить все;

пошаговая замена - используется для замены не всех, а только части повторяющихся фрагментов. Начинается этот процесс щелчком на кнопке Найти далее. WORD находит ближайшее вхождение фрагмента; для замены его следует нажать кнопку Заменить; для того, чтобы оставить фрагмент без изменения и перейти к следующему, нажать кнопку Найти далее. Повторяется этот процесс до конца просмотра документа.

Проверка правописания и грамматики

Если включен механизм автоматической проверки правописания, то, по мере набора текста, WORD осуществляет его проверку по словарю и подчеркивает красной волнистой линией «ошибочные» слова. Можно щелкнуть правой кнопкой «мыши» на подчеркнутом слове и из раскрывшегося меню выбрать один из предложенных вариантов написания.

Чтобы проверить правописание в документе после набора всего текста, нужно выбрать команду Сервис/Правописание. Можно проверить орфографию только в части документа, если выделить эту часть перед запуском команды.

WORD просматривает документ, сопоставляя каждое слово со словарем. При обнаружении слова, отсутствующего в словаре, WORD выводит диалоговое окно Правописание.

Возможны 3 варианта:

1) обнаружено действительно ошибочное слово и среди вариантов правильного написания имеется подходящий — выделить данный вариант и нажать кнопку Заменить;

2) обнаружено ошибочное слово, но подходящего для замены варианта нет - вручную отредактировать слово и нажать кнопку Заменить;

3) обнаружено слово, отсутствующее в словаре, но не содержащее ошибок - нажать кнопку Пропустить; чтобы включить слово в словарь, нужно нажать кнопку Добавить.

Для того чтобы WORD проверял не только правописание, но и грамматику, следует отметить флажок Грамматика в окне Правописание. При обнаружении грамматической ошибки можно выбрать предложенный вариант или исправить ошибку вручную; для внесения исправления в документ - нажать кнопку Изменить; для пропуска данного предложения нажать кнопку Пропустить.

В основном словаре, который используется при проверке правописания, содержатся только общеупотребительные слова. В нем отсутствуют различные профессиональные термины, названия фирм и т. п. Можно создать вспомогательный словарь для таких слов и использовать его наряду с основным словарем при проверке правописания.