Лекція №4. Автоматизація обліку підприємств і комерційних структур

ПЛАН

1. Призначення Бухгалтерських інформаційних систем (БуІС)

2. Вимоги до БуІС

3. Структура БуІС великих підприємств

4. Структура БуІС підприємств малого і середнього бізнесу

1. В цілях отримання інформації, необхідної для управління виробничою і господарською діяльністю, підприємство створює бухгалтерську інформаційну систему (БуІС). Вона служить зв'язуючою ланкою між господарською діяльністю і людьми, що ухвалюють рішення. У БуІС здійснюються збір, реєстрація даних про господарську діяльність на підприємстві, їх обробка, зберігання, передача для аналізу і ухвалення рішень.

Головна мета функціонування БуІС на підприємстві - забезпечити фахівців інформацією для прийняття оптимальних управлінських рішень. Перш за все вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробничою і комерційною діяльністю підприємства, як планування, контроль і аналіз.

Головними користувачами бухгалтерської інформації є керівництво і менеджери служб підприємства. Існують зовнішні користувачі бухгалтерської інформації. Це акціонери, інвестори, кредитори, покупці, клієнти, аудитори і інспектора податкових служб.

2. При проектуванні БуІС необхідно враховувати, що вони мають як загальні риси, властиві всім системам автоматизованої обробки економічної інформації, так і специфічні. До загальних принципів побудови і функціонування БуІС відносять принципи першої особи, системного підходу, надійності, безперервного розвитку, економічності, сумісності.

Принцип першої особи визначає право ухвалення остаточного рішення і порядок відповідальності на різних рівнях управління.

Для БуІС властиві і специфічні риси. Так, в БуІС здійснюється інтеграція різних видів обліку (оперативного, бухгалтерського і статистичного) на основі єдиної первинної інформації.

Для БуІС характерним є можливість автоматизації обробки облікової інформації на всіх ділянках обліку, починаючи з процесу збору, реєстрації інформації (автоматизація первинного обліку).

При цьому БуІС можуть використовувати крім традиційних форм обліку ще і нову автоматизовану форму обліку, яка повністю відповідає основним вимогам застосування обчислювальної техніки і принципам бухгалтерського обліку і звітності.

3. Структура БуІС крупних підприємств

Проблема автоматизації бухгалтерського обліку на крупних підприємствах залишається однією з актуальних і складних в сучасних умовах. Це зв'язано, перш за все, з необхідністю збору і переробки значних об'ємів інформації і своєчасної видачі результатів для їх аналізу і ухвалення управлінських рішень.

В даний час БуІС крупного підприємства повинна забезпечувати:

- автоматизоване рішення всього комплексу задач бухгалтерського обліку, планування, аналізу фінансово-господарської діяльності

- підприємства, а також внутрішнього аудиту;

- отримання оперативної, постійно змінної інформації про поточний стан подів на підприємстві. Основний акцент при цьому повинен бути зроблений на отриманні оперативних аналітичних звітів і зведень по використовуванню вкладених фінансових ресурсів;

- можливість консолідованого управління і отримання консолідованих фінансових звітів. Актуальною є наявність в системі багатофіліального підприємства видалених робочих місць з можливістю здійснювати обмін даними для оперативного управління з центру.

БуІС крупного підприємства, що відповідає даним вимогам, доцільно створювати на основі комплексу ділянок автоматизації обліку, діючих в мережі з централізованим управлінням. Відповідно до методології збору, реєстрації і обробки облікової інформації створюються ділянки економістів, бухгалтерів, фінансистів і аналітиків, взаємодіючі між собою.

При виділенні ділянок автоматизації необхідно враховувати, що кожний з них повинен відповідати наступним вимогам:

- мати в своєму розпорядженні свій набір господарських операцій і проводок;

- мати своє, можливо пересічне з іншими ділянками, підмножина плану рахунків;

- мати свої, властиві тільки йому, первинні документи і звітні форми.

Для кожної ділянки або групи ділянок розробляється самостійний програмний модуль – автоматизоване робоче місце (АРМ). Організована таким чином БуІС є відкритою модульною системою, для якої характерна можливість додавання і видалення її компонентів (АРМов). Це важливо, тому що при розробці БуІС модулі, що додаються з часом, не повинні викликати перебудову всієї системи. Зіставність інформації різних АРМ забезпечується за рахунок створення єдиного фонду нормативно-довідкової інформації (НСІ).

На крупному підприємстві обробка облікової інформації за допомогою БуІС ведеться на трьох рівнях, відповідних первинному, управлінському і фінансовому обліку. Фінансовий і управлінський облік - це самостійні, але взаємозв'язані підсистеми бухгалтерського обліку, засновані на одному і тому ж масиві первинних даних і первинної документації. Недоцільно збирати первинні дані для кожної підсистеми окремо – для цього використовується первинний облік. Розглянемо кожний з цих рівнів окремо.

3.1. Первинний облік є системою збору, вимірювання, реєстрації, накопичення, зберігання інформації, а також передачі її для подальшої обробки. Інформація первинного обліку забезпечує зворотний зв'язок для управлінського, і фінансового обліку, а також для всіх інших підсистем, що використовують первинну інформацію при підготовці і ухваленні управлінських рішень.

На цьому рівні обліку за допомогою АРМ працівників, що ведуть первинний облік, виконуються збір первинної інформації, що виникає у виробничо-господарських підрозділах підприємства: цехах, складах, підрозділах. На цьому рівні функціонують АРМ по обліку матеріальних цінностей, веденню табельного обліку і обліку готової продукції на складі.

3.2. Управлінський облік оперує показниками собівартості, витратами підрозділів, виявляє результати проведених операцій по відповідальних особах, секторах діяльності, по інших підрозділах. Об'єктами управлінського обліку є: кошториси, нормативи, калькуляції, оптимальні співвідношення витрат і результатів. Його аналітичні дані використовуються для управління операціями, відділами, бригадами, підрозділами.

Інформація управлінського обліку має чітко виражену внутрішню спрямованість. Вона використовується виробничим, управлінським персоналом, дирекцією для внутрішньогосподарчого управління і часто настільки конфіденційна, що вважається комерційною таємницею.

На цьому рівні функціонує група АРМов, яка формує результуючі дані, що відображають всі господарські операції підприємства у вартісній оцінці. До цієї групи відносяться АРМи: по обліку матеріальних цінностей, основних засобів і нематеріальних активів, праці і заробітної платні, фінансово-розрахункових операцій, готової продукції і її реалізації, витрат на виробництво.

3.3. Фінансовий облік направлений на узагальнення, синтез інформації. Він дозволяє оперативно визначати прибуток підприємства за деякий період, узагальнювати активи і пасиви підприємства у формі звітного балансу, характеризувати майновий і фінансовий стан підприємства.

Інформація фінансового обліку широко використовується зовнішніми споживачами - інвесторами, кредиторами і іншими організаціями і підприємствами. Вона необхідна також і управлінському персоналу для ухвалення фінансових рішень, планування і прогнозування економіки підприємства, економічного аналізу інформації.

Фінансовий облік регламентується загальними для всіх правилами, що гарантує одноманітність і зрозумілість інформації для всіх. Достовірність фінансової звітності підтверджується незалежним фахівцем - аудитором.

На цьому рівні функціонують АРМи зведеного обліку, фінансового аналізу і планування, а також внутрішнього аудиту.

За допомогою АРМ зведеного обліку на основі даних аналітичного і синтетичного обліку, формуються Головна книга, бухгалтерський баланс, звіт про фінансові результати.

АРМ фінансового аналізу і планування формувати аналітичну інформацію до якої відносяться показники собівартості, прибутку, стан розрахункового і інших рахунків, дебіторської і кредиторської заборгованості, різні економічні показники, динаміка їх руху у вигляді таблиць і графічних діаграм, результати аналізу, прогнози, відомості про співробітників. Вся ця інформація може бути одержана за запитом у будь-який момент часу.

АРМ внутрішнього аудитора дозволяє відстежувати зміни в системі бухгалтерських стандартів, аналізувати господарську ситуацію і законодавство, виробляти пропозиції по обліковій політиці, регулюванню витрат і раціональній побудові інвестиційної політики, здійснювати податкове планування.

В цілому дані фінансового обліку використовуються в плануванні і прогнозуванні економіки підприємства, у фінансовому менеджменті, в економічному аналізі всієї інформації підприємства.

4. Існує декілька підходів до автоматизації бухгалтерського обліку при створенні БуІС на невеликих підприємствах. Це пов'язано з тим, що невеликі підприємства з відносно простою структурою не вимагають ведення управлінського обліку як окремої підсистеми. Існує три підходи до створення таких систем.

При першому підході створюється система, що автоматизує тільки фінансовий облік. Таку БуІС відносять до класу міні-бухгалтерій. Як правило, бухгалтерський облік в цій системі ведеться однією людиною - бухгалтером.

При в іншому підході окрім фінансового обліку частково автоматизується управлінський облік. В цьому випадку бухгалтерський облік ведуть дві люди (бухгалтер і його помічник) або на одному робочому місці шляхом розмежування доступу, або на двох робочих місцях.

При третьому підході досягається автоматизація фінансового і управлінського обліку. У такій системі при використовується розрахований на багато користувачів режим, тобто декілька комп'ютерів об'єднуються в локальну мережу, а кожний з комп'ютерів розглядається як окреме робоче місце бухгалтера.

Вибір підходу залежить від типу підприємства і його розмірів.

На відміну від крупних підприємств на невеликих підприємствах основна увага надається веденню фінансового обліку, який по трудомісткості і значущості займає головне місце. Він направлений на узагальнення і синтез облікової інформації.

Ведення ж обліку по окремих ділянках, наприклад, таким, як облік праці і заробітної платні, облік готової продукції і її реалізації, облік основних засобів і нематеріальних активів, облік матеріальних цінностей, зведений облік і ін., здійснюється за допомогою застосування окремих програмних модулів (блоків). З використанням принципу конструювання створюється єдиний програмний комплекс, який орієнтований на користувача-бухгалтера і охоплює всі рутинні і трудомісткі облікові роботи. Основна роль бухгалтера в цих умовах зводиться до правильності оформлення господарських операцій, ухвалення рішень, аналізу і контролю правильності формування звітної документації. Робота бухгалтера стає раціональнішою, ПЕВМ перетворюється на головний інструмент його діяльності.

Програмний комплекс для автоматизації бухгалтерського обліку на малих і середніх підприємствах, що охоплює фінансовий і управлінський облік, складається з двох модулів.

Модуль управлінського обліку дозволяє вести облік в сумовому і кількісному виразі для ділянок обліку основних засобів і нематеріальних активів, обліку товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) і МБП, обліку готової продукції (товарів - для торгових підприємств), розрахунків по оплаті праці. Набір цих ділянок можна міняти виходячи з потреб користувачів.

Основними обліковими регістрами даного модуля є аналітичні регістри по ділянках обліку - журнал обліку первинних документів, журнал обліку товарно-матеріальних цінностей, журнал обліку господарських операцій.

Модуль фінансового обліку дозволяє вести облік по всіх рахівницях бухгалтерського обліку. Основними його обліковими регістрами є аналітичні регістри (журнал первинних документів, журнал господарських операцій) і регістри зведеного обліку (Головна книга, оборотні відомості).

Зв'язок між модулями здійснюється через Журнал господарських операцій.