Практична робота №5 Створення бд засобами ms Access. Форми.

Мета: навчитись створювати форми для заповнення бази даних в середовищі MS Access 2010.

Теоретичні відомості

Форма – це аналог вітрини в магазині, яка дає змогу легко переглядати та вибирати потрібні товари. Оскільки форми – це об’єкти, за допомогою яких користувачі можуть додавати, редагувати або відображати дані, що зберігаються в базі даних Microsoft Access, структура форми – це важливий аспект. Якщо очікується, що базою даних користуватиметься кілька користувачів, належним чином спроектовані форми вкрай важливі для ефективності та точності вводу даних. Існує кілька способів створення форми локальної бази даних в Access.

Засіб «Форма» можна використовувати для швидкого створення форми одного елемента. Цей тип форми одночасно відображає інформацію лише про один запис, як показано на ілюстрації нижче.

Рис. 9.1. Вікно форми, де:

 Форма відображає інформацію для одного запису.

 У деяких випадках програма Access додає підтаблицю для відображення пов'язаних відомостей. Докладніше про це див. у розділі Автоматичне створення підтаблиць.

Під час використання засобу «Форма» всі поля з основного джерела даних додаються до форми. Ви можете одразу почати використання нової форми або змінити її в режимі розмітки чи в режимі конструктора для кращої відповідності вашим потребам.

Приклад

Розробка форм введення інформації в навчальну базу даних. В базі даних існує 4 таблиці: Культури, Сорти, Станції, Результати. Можна створити 4 форми для введення інформації, в цьому випадку в кожній формі ми будемо вводити лише інформацію, яка стосується 1 таблиці, наприклад:

Проте MS Access 2010 дозволяє зробити спільне введення даних для підпорядкованих таблиць. Наприклад для двох таблиць: Сорти і Культури. В даному випадку у одної культури може бути безліч сортів, проте у кожен сорт відноситься тільки до 1 культури. Це забезпечується зв’язком один-до-багатьох, яким з’єднано ці таблиці в схемі даних (див. лабораторна робота №1) . Отже на одній формі ми можемо розмістити інформацію і щодо культури і щодо її сортів. Перехід між записами здійснюється за допомогою стрілочок внизу вікна.

Отже для 2-х таблиць форма физначена, залишається ще 2 таблиці: Результати і Станції. Форми для них можна зробити окремо, проте доцільно їх також сумістити в одну форму. Таким чином користувач зможе вносити інформацію про нові станції і одразу про результати випробовувань сортів на цих станціях.

Таким чином маємо 2 форми, які забезпечують введення інформації в усі таблиці бази даних. Розробка окремих форм для кожної таблиці не є помилкою.

Для зручності користування базою даних, є доречним використання підказок для користувача. Наприклад доречною буде підказка про те, яку інформацію треба ввести в поле. Така підказка має з’являтись при наведенні курсором на це поле. Для цього необхідно викликати «свойства формы», в меню по кліку правою кнопкою миші, на формі, відкритій у режимі конструктора. Після чого в правій частині екрану з’явиться вікно з властивостями елементів форми, і самої форми. Елементи вибираються з випадаючого списку.

Текст вспливаючої підказки вказується в полі «Всплывающая подсказка», вкладки «Другие» вибраного елементу. В даному випадку це поле для введення коду культури.

Третя форма буде головною формою бази даних, а якщо точніше, то прикладного програмного додатку для роботи з базою даних. Ця форма призначена для керування діями: які форми, звіти, запити відкривати. Поки у нас існують в базі даних лише таблиці, форми і схема даних. Тому зробимо такі кнопки: «Вихід», і перехід до форм. Для цього зробимо нову форму, в режимі конструктора додамо фонове зображення. Покладем елемент «кнопка» на форму і у вспливаючому вікна вкажемо, що кнопка для «приложения», дії «выйти из приложения». Задамо назву для кнопки «Вихід». Також можна скористатись стандартною іконкою.

Далі назву бази даних і заголовок «редагування даних» зробимо надписами. Зробимо наступну кнопку під заголовком, вона буде для «роботы с формой», дії «открыть форму». Виберемо нашу форму для введення, редагування і видалення даних з форми «Культури і сорти», і задамо відповідну назву цій кнопці. Виберемо режим: «Открыть форму и показать все записи».

Ці ж дії повторимо для наступної форми, в результаті чого отримаємо кнопку «Станції і результати випробовувань».

Крім цих елементів на говній формі будуть ще кнопки для виклику запитів і звітів, або вкладки з цими опціями, але після їх реалізації в базі даних.

На замітку

Користувач не має тримати в пам’яті всі коди записів. Тому, якщо в формі необхідно ввести код поля з іншох таблиці, необхідно надати користувачу можливість побачити у якого поля який код, і бажано просто надати вибрати це поле, після чого код поля автоматично вкажеться в необхідне поле заповнюванох таблиці. Для цього необхідно створити форму (можна за допомогою майстра) і замінити звичайне поле на поле зі списком,в якому вказати необхідні дані для списку (тут: це поля код культури і назва культури з таблиці Культури). І обов’язково обрати пункт «сохранить в поле» і поряд обрати поле «код_культуры».

Завдання:

1. Розробити для учбової бази даних 4 форми для введення інформації відповідно до розроблених раніше таблиць.

2. Розробити форми для введення інформації у власну базу даних (за індивідуальною темою). Забезпечити користувача підказками щодо типу інформації яка має вводитись у відповідні поля.

3. Оформити звіт зі скріншотами форм у режимі конструктора і підказод для користувача.

4. На захист показати на комп’ютері результати виконаної роботи, вміння додавати, редагувати і видаляти дані в середовищі власної бази даних.

5. Відповісти на контрольні питання.

Контрольні питання:

1. Для чого призначені форми в СУБД MS Access?

2. В яких режимах можливо створювати ы переглядати форми?

3. Чи можна створити форму для роботи з інформацією з кількох таблиць?

4. Які основні елементи можна розмістити на формах? Яке їх призначення?

5. Як задати підказку користувачу?

6. Як викликати вікно властивостей?