52. Властивості інформаційних потоків:

1.спрямованість. інформаційні потоки спрямовані від джерела інформації від одного етапу певної діяльності до іншого.

2.рух за каналами зв’язку. Канали зв’язку – сукупність різних матеріальних об’єктів призначених для передачі інформації.

3.структурованість. Всередині кожного потоку виокреслюється та співставляється характерні структурні пед.. психол., соціальні характерні дані про досягнення науки, практики..

4. кількісна оцінка наданої інформації. Інформаційному потоку завжди можна дати кількісну оцінку: імпульсивність, інтенсивність, прискорення чи сповільнення.

5.логічна наступність даних. В кожній конкретній послідовності відображається

6. організованість. Інформаційний поток пронизують і зв’язують в одне ціле усі аспекти функціонування і розвитку закладів освіти.

7.динамічність. інформація про навчально-виховний процес швидко змінюється щоб прийняти ефективне управлінське рішення, треба вивчити співставляти різні дані що його характеризують.

55. Функції інформаційного потоку – зовнішній прояв властивостей інформації, яка знаходиться в динаміці (потоці).

• Інформуюча – служить засобом інформування про стан системи і оточуючого середовища.

• Управлінська – інформаційні потоки забезпечують: прогнозування, планування, облік, контроль, організацію, регулювання, координацію.

• Інтегративна – забезпечує зв'язок між окремими елементами системи та їх обєднання в досягнені цілей, взаємодію системи з іншими організаціями, установами.

• Комунікативна – забезпечує обмін інформації між суб’єктами управ. Учасником НВД, працівниками вище стоячих органів освіти, батьками, громадськістю…

• Прогностична – забезпечують можливість визначати подальші перспективи розвитку системи на основі інформації про тенденції суспільного, економічного, стану освіти та педагогічної освіти.

Структура інформаційного потоку: Джерело – канал зв’язку – користувач

56. 68. Визначити зміст щоденної, тижневої, щомісячної інформації

З метою забезпечення системності в організації інформаційно-роз´яснювальної роботи складаються річні (квар­тальні або місячні) плани. В першу чергу при складанні планів треба враховувати політичну обстановку в країні перебування, рівень двосторонніх відносин, ставлення до України. Потім уже визначається конкретний перелік за­ходів з відміткою про час і місце їх проведення, відпові­дальних осіб.

В планах інформашйно-роз´яснювадьної роботи став­ляться завдання по вивченню існуючих форм і методів інформаційної діяльності в країні перебування, передба­чаються заходи щодо надання допомоги дружнім товари­ствам і організаціям у справі проведення такої роботи шляхом забезпечення їх своїми друкованими, відео- та аудіоматеріалами про сучасну Україну. При складанні планів інформаційно-роз´яснювальної роботи необхідно враховувати можливості інших відомств України (зокрема Міністерства культури і мистецтв, Комітету з питань спорту, молоді і туризму, товариства «Україна» і т. п.).

60. Документи як носії інформації. Організація роботи з документами.

Слово «організація» походить від латинського «організм», тобто з'єднання частин в одне ціле та їх упорядкування.

Поняття «документ» визначається як засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і мисленнєвої діяльності людини.

Документ як носій інформації має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим та оформленим, повинен містити конкретні та реальні пропозиції та вказівки. обов'язковими для документа є не тільки послідовність реквізитів, а й цілісність змісту, чіткість викладу, структурна організація, завершеність.

При складанні тексту необхідно дотримуватись таких вимог:

• Текст документа є достовірним тоді, коли в ньому факти відображають справжній стан справ;

• Точність тексту документа надає те, що в ньому не допускається подвійне тлумачення слів і висловів;

• Повним називають такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи;

• Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові звороти, надмірно довгі, несуттєві міркування;

• Переконливим можна вважати той текст, який призвів до прийняття адресатом пропозицій або виконання наказів, прохань, викладених у документі;

• Інформативність тобто їх здатність задовольнити інформаційні потреби користувача.

Інформативність забезпечується такими властивостями документа: достатня кількість нової для користувача інформації, відсутність або незначна кількість надлишкової інформації, повнота і точність відображення об'єкта, що описується, доступність його для сприйняття.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи.

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів та синтаксичних конструкцій.

4. Вживати стійкі сполучення типу:

Відповідно до…

У зв'язку з…

З метою… і т.д.

5. Вживати прямий порядок слів у реченнях.

6. Вживати інфінітивні конструкції.

7. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.

8. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості.

Документи класифікують за різними ознаками. Б.М.Андрушків та О.Є.Кузьмін пропонують таку класифікацію документів:

за змістом: - адміністративні;

• планові;

• облікові;

• фінансові;

• технічні тощо;

за складністю: - прості;

• складні;

за призначенням: - індивідуальні;

• типові;

за місцем в управлінні: - службово – інформаційні;

• розпорядчі;

• спеціальні.

Кібернетика ділить документи на дві групи: первинні та вторинні.

Первинний документ – документ, який містить переважно нові дані або нове осмислення відомих ідей та фактів.

Вторинний документ – документ, отриманий в результаті аналітико – синтетичної і логічної переробки інформації, яка містилась у первинному документі.

Процес пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням називають діловодством.

Науковці визначають такі функції діловодства:

• попередній розгляд й облік документів;

• контроль виконання;

• удосконалення документообігу;

• експедиційна обробка та транспортування документів.

3 основні форми роботи з документами:

• централізована, коли вся документація скеровується в єдиний центр організації;

• децентралізована, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

• змішана, за якої частину операцій у роботі з документами бере на себе канцелярія, а решту операцій виконують у структурних підрозділах.

Процес руху документів від джерела їх виникнення до кінцевого користувача називають документообігом. Він пов'язаний із реалізацією функцій управління.

Вся документація установи ділиться на три документопотоки:

1. вхідні документи;

2. вихідні документи;

3. внутрішні документи.