Раздел II. Асои.

3. Автоматизированные системы обработки информации

3.1. Необходимость применения асои на предприятии.

В современных условиях управления предприятием необходимо быстро и своевременно реагировать на изменения происходящие, как внутри предприятия, так и вне его. Для этого приходится анализировать огромное количество информации о состоянии внешней и внутренней среды предприятия, так как в рыночных условиях достичь конкурентного превосходства можно в первую очередь за счет владения полными, достоверными и своевременными сведениями.

Учитывая многообразие информации, эффективное управление современной организацией представляет собой достаточно сложную задачу.

Поскольку основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, координация, контроль и анализ, то наиболее эффективное осуществление данных функций может быть осуществлено лишь на базе электронного документооборота с привлечением средств автоматизации информации.

Применение современных информационных технологий нацелено на внедрение «безбумажных» методов работы. Необходимо автоматизировать не только отдельные рабочие места, но и деятельность всего предприятия. Главная цель и к тому же первый результат автоматизации в области организационного управления — это налаженный учет.

Автоматизация помогает сделать результаты обработки информации более верными, чем, если бы информация обрабатывалась вручную, что непосредственно влияет на принятие управленческих решений, а также на изменение характера труда специалистов в сторону его интеллектуализации.

Создание и внедрение АСОИ на предприятии любой организационно-правовой формы необходимо в целях:

1) Обеспечения оптимального решения организационно-экономических, производственных, социальных задач в кратчайшие сроки.

2) Обеспечения эффективности деятельности предприятия и управления им на основе использования современных средств и достижений вычислительной техники и связи, новейших программно-математических средств.

З) Обеспечения руководства предприятия оперативной информацией для принятия им своевременных управленческих решений.

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех "потребителей":

1) Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

2) Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.

3) В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

4) В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

5) Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов. Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

Предметом АСОИ является изучение процессов автоматизации деятельности предприятия.

Задачами АСОИ являются изучение вопросов построения АСОИ, её структуры и организации функционирования.

Информационные технологии – совокупность методов, производственных процессов и програмно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение выдачу информации с целью снижения трудоёмкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надёжности и оперативности.

Характерные особенности ИТ:

Предметом или объёктом обработки являются данные.

Целью обработки является получение новой информации.

Средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и вычислительные комплексы.

Процесс обработки информации делится на операции.

Выбор упрощённых воздействий при использовании информационных технологий осуществляется человеком.

Критерием оптимизации в ИТ является своевременность доставки, надёжность, достоверность и полнота информации.

Основные виды современных ИТ:

• обработка текста и подготовка документов

• электронные таблицы

• деловая графика

• автоматизированные рабочие места

• локальные сети

• глобальные сети

• телеконференции, телевещания

• экспертные системы.

Таким образом, благодаря автоматизированным системам пользователю предоставляется удобный доступ к информационным ресурсам, которыми он может пользоваться неоднократно, т.е. в несколько раз уменьшаются затраты времени на поиск и обработку необходимой информации.

Информация, и особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.

Отсюда следует вывод, что создание полноценной АСОИ будет способствовать значительно более эффективному использованию имеющихся человеческих и финансовых ресурсов.