Организационный план

Организационный план включает описание структуры управления проектом и характеристику необходимого персонала. Также организационный план должен суммировать затраты, требующиеся в каждом периоде для обеспечения существования бизнеса в рамках используемой схемы управления.

На наш взгляд, преумалять значение этого раздела бизнес-плана ни в коем случае нельзя. Ведь правильно подобранный персонал компании – это огромный вклад в достижение успеха организации. И речь сейчас идет не только о членах управленческого аппарата, стоящих у руля и твердою рукою ведущих бизнес в нужном направлении, мы говорим также и об основном персонале. Ведь для компании, занимающейся продажей и оказанием услуг, качество персонала, непосредственно контактирующего с клиентами, ничуть не менее важно, чем правильно подобранные менеджеры. Вот, почему мы постараемся подойти к подбору персонала особенно тщательно и кропотливо.

В приложении №1 представлена общая схема управления нашим бизнесом. На первом уровне иерархии представлен аппарат управления. Ограниченное количество включенных в него должностей связано с небольшим размером самого бизнеса, который на момент запуска будет представлен лишь двумя кондитерскими.

Поскольку затраты на оплату труда управленческого персонала достаточно велики, мы постараемся напрасно не тратить деньги, потому как понимаем, что все предпринимаемые нами действия в этом направлении находят свое отражение в непредвиденном увеличении цены на нашу продукцию, что в наши планы, естественно, не входит.

Таким образом, в офисе нашей компании на Таврической улице будут находиться генеральный директор и главный бухгалтер. Администраторы каждой из кондитерских будут работать непосредственно в самих кондитерских, естественно.

Кроме того, стоит обратить внимание на тот факт, что подбор персонала мы решили включить в обязанности генерального директора. В силу того, что масштабы нашего бизнеса пока не очень велики, мы сочли нелогичным нанимать директора по персоналу или же прибегать к услугам рекрутингового агентства.

Что же касается разработки и проведения рекламных кампаний, то в нашем случае это отводится уже упомянутому рекламному агентству «Арт - Эффект», которое должно будет ежемесячно (соответственно появлению новой продукции, акций, мероприятий, скидок) разрабатывать четыре макета рекламных плакатов, которые будут использоваться во всех используемых видах рекламы.

Что касается формы оплаты труда, то мы отдаем преимущество повременной оплате труда, нежели сдельной. Связано это с тем, что, в условиях технического прогресса количество произведённых единиц продукции все в меньшей степени зависит от искусности работника. Вследствие чего, мы предполагаем осуществлять начисления заработной платы в зависимости от количества фактически отработанного времени с учётом квалификации работника и условий труда.

Величина оклада, указанная в таблице, получена на основе анализа существующих на данный момент аналогичных вакансий в г. Санкт-Петербург, а также заработных плат, предлагаемых конкурентными фирмами. Для исследования были использованы данные со следующих сайтов: http://spb.rabota.ru; http://career.ru и http://spb.hh.ru.

Таблица 5.1. Заработная плата аппарата управления

Должность	Количество	Оклад, руб./мес.	Страховые взносы (34,2%), руб./мес.
Генеральный директор	1	80 000	27 360
Главный бухгалтер	1	40 000	13 680
Администратор кондитерской	4	30 000	10 260

В качестве мотивирующего фактора для установления долгосрочных отношений с работниками мы планируем ввести систему повышения заработной платы с учетом отработанных в организации лет. Таким образом, оклад сотрудников - «старожилов» будет повышаться на 5% ежегодно.

Соответствующее штатное расписание аппарата управления сформировано с учетом того, что в соответствии с постановлением международной организации труда, допустимое рабочее время одного работника – не более 40 часов в неделю.

Поскольку администратор, в отличие от других членов аппарата управления, должен работать семь дней в неделю, мы вводим сменный график для этой должности, который подразумевает чередование двух администраторов между собой в течение рабочего дня (14 часов), а также чередование двоек в течение недели.

Таблица 5.2 График работы сотрудников аппарата управления

Должность	Дни работы	Часы работы
Генеральный директор	Понедельник; вторник; среда; четверг; пятница	10:00 – 18:00
Главный бухгалтер	Понедельник; вторник; среда; четверг; пятница	10:00 – 18:00
Администратор кондитерской	По графику два дня через два	9:00-23:00

Далее необходимо поговорить об основном персонале нашей кондитерской, который будет осуществлять непосредственное обслуживание клиентов. В него входят: в первую очередь, продавцы-кассиры, которые будут принимать как сами заказы, так и их оплату, а так же, в случае необходимости, расскажут покупателю о нашем ассортименте и помогут с выбором.

Так как в течение дня за кассой будут стоять три или два человека (в зависимости от количества посетителей), мы считаем необходимым нанять в общей сложности 16 продавцов - кассиров, и организовать их посменную работу по графику два через два. Кроме того, по нашему мнению, логично было бы нанять на данную должность студентов, которые являются достаточно дешевой рабочей силой, однако, они, как правило, не могут работать полный рабочий день. Поэтому мы решили разделить рабочий день на две смены: с 09:00 до 16:00 и с 16:00 до 23:00.

Затем нам необходимы люди, которые будут следить за чистотой помещений наших кондитерских. Для этого нам потребуется восемь уборщиков, которые будут работать непосредственно в кондитерских в течение всего дня, нанимать уборщика для офиса нет необходимости, поскольку в соответствующем бизнесе – центре существуют собственные уборщики.

Разумеется, для обеспечения нашей безопасности, а так же безопасности клиентов нам потребуются специальные люди, которые будут стоять на выходе из помещения и следить за порядком в кондитерской. В общей сложности мы решили нанять 8 охранников, которые будут работать посменно, два через два, и в обязанности которых будет входить поддержание порядка в кондитерских.

Поскольку наш бизнес ориентирован на большой поток клиентов, которые должны быть обслужены быстро и качественно, мы сочли необходимым нанять специального человека, который будет собирать и упаковывать заказы, полученные через интернет или по телефону и передавать их курьеру, чтобы изделия как можно скорее попали к покупателю.

Так как наш третий продукт связан с приемом заказов по интернету или же посредством телефона, то нам необходим диспетчер, который отслеживал бы заказы на нашем сайте, принимал телефонные звонки, а так же подтверждал заказ, делая звонок покупателю. Данные работники также будут выходить на работу посменно с периодичностью в два дня.

В связи со спецификой нашего третьего продукта, нам потребуются курьеры, которые будет на служебной машине доставлять продукцию от кондитерских - клиенту. По нашим расчетам, оптимальным количеством курьеров для нас является четыре человека, которые будут работать посменно в течение всего дня.

И наконец, нам необходимо будет нанять специально обученных людей для обслуживания станков, производящих донатсы, в обязанности которых будет так же входить наблюдение за исправной работой оборудования и в случае поломки вызов технической службы.

На основании анализа информации, представленной по аналогичным вакансиям в г. Санкт-Петербург на таких сайтах, как: http://spb.rabota.ru; http://career.ru и http://spb.hh.ru, а также анализа заработных плат, предлагаемых конкурентами, мы рассчитали ежемесячный оклад каждого планируемого сотрудника.

Таблица 6.1 Заработная плата основного персонала

Должность	Количество	Заработная плата, руб./мес.	Страховые взносы (34,2%), руб./мес.
Продавец-кассир	16	18 000	6 156
Уборщик	8	11 000	3 762
Охранник	8	21 000	7 182
Сборщик заказов	4	14 000	4 788
Диспетчер	4	15 000	5 130
Курьер	4	18 000	6 156
Производственный персонал	8	20 000	6 840

Далее стоит сказать о предполагаемой форме оплаты труда, которая в случае с нашим основным персоналом будет носить сдельный характер, кроме того, будут возможны различные премии и бонусы за особо усердную работу. Мы считаем данную систему наиболее подходящей в силу того, что она повышает мотивацию работников, так как фактически размер их заработной платы прямо пропорционален приложенным ими усилиям.

В случае с конкретным расписанием работы наших основных сотрудников, мы не можем предоставить четких дней работы, так как они будут изменяться от недели к неделе, в силу выбранного посменного графика работы. Стоит также отметить, что в штанном расписании наших работников учтен тот факт, что в соответствии с постановлением международной организации труда, допустимое рабочее время одного работника составляет не более 40 часов в неделю.

Таблица 6.2 График работы основного персонала

Должность	Дни работы	Часы работы
Продавец-кассир	Четыре дня в неделю (два через два)	Первая смена: 09:00 – 16:00 Вторая смена: 16:00 -23:00
Уборщик	Четыре дня в неделю (два через два)	Первая смена: 09:00 – 16:00 Вторая смена: 16:00 -23:00
Охранник	Четыре дня в неделю (два через два)	Первая смена: 09:00 – 16:00 Вторая смена: 16:00 -23:00
Сборщик заказов 1	Четыре дня в неделю (два через два)	Первая смена: 09:00 – 16:00 Вторая смена: 16:00 -23:00
Сборщик заказов 2	Четыре дня в неделю (два через два)	Первая смена: 09:00 – 16:00 Вторая смена: 16:00 -23:00
Диспетчер	Четыре дня в неделю (два через два)	Первая смена: 09:00 – 16:00 Вторая смена: 16:00 -23:00
Курьер	Гибкий рабочий график	В зависимости, от количества заказов на доставку
Производственный персонал	Четыре дня в неделю (два через два)	Первая смена 7:00-15:00 Вторая смена 15:00-23:00

Проанализировав должностные инструкции всех планируемых работников, а также требования к аналогичным работникам, представленные на различных сайтах, связанных с поиском работы, мы составили итоговые таблицы по всем категориям персонала. В них вошли требуемый уровень квалификации для каждой должности, требуемые навыки и умения, желаемые личностные характеристики, а также основные должностные обязанности.

В целях наглядности и удобства для прочтения мы составили две отдельные таблицы для аппарата управления и для основного персонала, которые представлены в приложениях №2 и №3.

Помимо этого, мы рассчитали совокупные затраты, связанные с оплатой труда нашего персонала, с учётом страховых взносов, на все 36 периодов планирования. И, кроме того, учли прогнозируемый темп инфляции на рынке труда, в соответствии с основными показателями прогноза социально-экономического развития Российской Федерации до 2014 года Министерства Экономического Развития РФ, которые составят в 2012 году 10,6%, в 2013 – 10,65%, а в 2014 – 10,4%. Все проведённые расчёты представлены в с приложении №9.

Безусловно, необходимо учесть то, что нашим сотрудникам раз в год необходимо предоставлять оплачиваемый месячный отпуск. Соответственно, чтобы не возникало необходимости закрывать кондитерскую на месяц (а в нашем бизнесе эта стратегия является недопустимой), необходимо нанимать людей, которые будут работать вместо сотрудников, ушедших в отпуск. Мы планируем предоставлять работникам возможность отдохнуть в летнее время и заменять их студентами дневных отделений, закрывших сессию и желающих подработать.

Такая модель касается всех наших сотрудников, кроме генерального директора и главного бухгалтера. Это объясняется тем, что вся текущая работа выполняется администраторами, соответственно мы можем отпустить вышеупомянутых членов аппарата управления в отпуск тогда, когда степень их загруженности является минимальной. Отпускать их на отдых одновременно ни в коем случае нельзя, поэтому время их отпуска должно быть разнесено.

Что касается временных затрат на обучение основного персонала, то наш бизнес подразумевает, что они минимальны. Однако продолжительность обучения временных администраторов значительно больше: это может занять дня три-четыре. Чтобы не оплачивать им эти дни сверх месячной зарплаты, мы планируем отпускать администраторов кондитерских в отпуск по отдельности. Следовательно, в сезон отпусков в каждом из заведений останется по одному временному администратору и одному опытному, который будет помогать первому освоить азы своей работы.

Производить набор мы будем собственными силами, обращаться в рекрутинговое агентство не планируем вследствие высоких комиссионных сборов, взимаемых ими.

Поскольку нанимая временный персонал, мы не ориентированы на установление долгосрочных отношений с этими сотрудниками, их заработная плата будет несколько ниже получаемой постоянным персоналом и будет равняться первоначальной заработной плате, взятой нами за базу при осуществлении пятипроцентного увеличения.

Поскольку обе наши кондитерские расположены в центре города, мы должны понимать, что избежать проблем, связанных с разрывами канализационных труб, перебоями электроэнергии, поставками воды, нам вряд ли удастся. Следовательно, мы должны учесть это в нашем финансовом плане. Поскольку спрогнозировать такие события представляется нам невозможным, учтем это с помощью введения «санитарного» дня, который подразумевает, что раз в месяц обе наших кондитерских будут закрыты. Безусловно, вполне возможно, что кондитерская будет закрыта меньше, чем 12 дней в год, но, как нам кажется, лучше учесть этот риск, нежели закрыть на него глаза.