Глава 7. Учет расчетов по текущим обязательствам

7.2. Учет подотчетных сумм

В процессе хозяйственной деятельности возникает целый ряд расходов, оплатить которые из кассы организации не представляется возможным. В таких случаях расходы покрываются за счет подотчетных сумм. Подотчетные суммы - это денежные средства, выданные работникам из кассы на хозяйственные и командировочные расходы.

Порядок выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет регулируется Инструкцией ЦБ РФ от 4 октября 1993 года N 18 "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Деньги под отчет выдаются только работникам, состоящим в списочном составе организации, на определенный срок. Выдача новых авансов под отчет производится после отчета по ранее полученной сумме.

Расходование средств, выданных под отчет, осуществляется строго по назначению. Передача подотчетных сумм одним работником другому не разрешается. Подотчетные лица в установленные сроки обязаны сдать в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных средствах. Этот отчет производится по установленной форме.

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие соответствие расходов назначению полученных сумм. Бухгалтерия осуществляет проверку сданных подотчетным лицом документов, после чего указывается сумма отчета, утвержденная руководителем.

Учет операций по движению подотчетных сумм осуществляется на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета отражают выдачу авансов под отчет, а по кредиту - расходование подотчетных сумм. Счет может иметь два остатка. Дебетовое сальдо по счету 71 показывает остатки неиспользованного аванса, а кредитовое - перерасход.

Систематизация информации по учету расчетов с подотчетными лицами в аналитическом и синтетическом разрезе при журнально-ордерной форме учета осуществляется в журнале-ордере N 7.

Записи в журнал-ордер N 7 производятся на основании утвержденных авансовых отчетов. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу, каждой авансовой выдаче. Суммы расходов отражаются в разрезе корреспондирующих счетов. В регистре также отражаются суммы неиспользованного аванса или перерасхода.

При использовании в учете компьютерных технологий регистром бухгалтерского учета является карточка счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В данном регистре отражаются остатки (дебетовые или кредитовые) по счету. Записи в регистр осуществляются на основе первичных документов с указанием корреспонденции счетов.

В бухгалтерском балансе остаток по счету 71 показывается по статье "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)".

Выдача наличных денег из кассы под отчет отражается записью по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса".

Наличные деньги для покрытия командировочных расходов выдаются работникам организации в размере сумм, необходимых на оплату проезда, суточных за время пребывания в командировке, квартирных и др.

Министерство финансов РФ устанавливает нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников на территории РФ.

В состав расходов по служебным командировкам включают затраты:

- по найму жилого помещения и бронированию гостиничных номеров;

- проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости билета;

- уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров и оплате сборов за предварительную продажу билетов;

- оплате суточных за время нахождения в командировке;

- возмещению расходов на телефонные переговоры, вызванные производственной необходимостью.

Отчет по командировке работник обязан представить не позднее трех дней после возвращения из нее. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов. Утвержденный руководителем организации отчет передается в бухгалтерию для осуществления записей в системе счетов бухгалтерского учета о расходовании денежных средств: дебет счетов 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Неиспользованные суммы денежных средств вносятся в кассу организации: дебет счета 50 "Касса", кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Сумма перерасхода возмещается. Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, списываются со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При удержании этих сумм из заработной платы дебетуются счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредитуется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Пример. Сотрудник отдела маркетинга организации направлен в служебную командировку в г.Брянск на 6 дней. Выдан аванс в размере 4800 руб. В установленные сроки представлен отчет с документами, подтверждающими достоверность расходов:

- расходы по найму жилого помещения - 3540 руб. (в том числе НДС 540 руб.);

- суточные за 6 дней по норме - 600 руб.;

- проездные документы - 400 руб.

Решение.

По данным утвержденного руководителем организации авансового отчета в системе счетов бухгалтерского учета должны быть сделаны следующие записи:

- на сумму расходов по найму жилого помещения

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы" - 3000 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3000 руб.

- НДС от суммы расходов по оплате жилого помещения

Д-т сч.19 "НДС по приобретенным ценностям" - 540 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 540 руб.

- суточные по норме

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы" - 600 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 600 руб.

- стоимость проезда

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы" - 400 руб.

К-т сч.71 "Расходы с подотчетными лицами" - 400 руб.

- зачет уплаченного НДС

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам" - 540 руб.

К-т сч.19 "НДС по приобретенным ценностям" - 540 руб.

- возврат в кассу остатка неиспользованного аванса

Д-т сч.50 "Касса" - 260 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 260 руб.

Для целей налогообложения учет расходов на служебные командировки имеет ряд особенностей:

- налогооблагаемая прибыль уменьшается на сумму превышения фактических суточных расходов, утвержденных Минфином РФ. Сумма превышения, выплаченная работнику, облагается налогом на доходы с физических лиц;

- расходы по оплате услуг по найму жилого помещения и проезду на транспорте при отнесении их на затраты организации уменьшаются на сумму НДС;

- расходы по найму жилого помещения для целей налогообложения прибыли принимаются в полном размере, а НДС принимается к возмещению.

Наличные деньги на хозяйственные расходы (покупка товаров, оплата горюче-смазочных материалов, работ, услуг и др.) выдаются из кассы под отчет:

- в размере 10-дневной потребности на срок до 15 рабочих дней;

- для оплаты ценностей и услуг в пределах лимита, установленного ЦБ РФ для расчетов наличными между юридическими лицами.

Лимит устанавливается на один платеж (один документ) или на день (несколько документов).

На основании документов о произведенных расходах делается запись по дебету счетов приобретенных ценностей и оплаченных услуг и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (схема 7.8).

Схема 7.8. Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам