5.Функциональные задачи и плановые цели отдела продаж

Основная цель директора отдела продаж состоит в увеличении объема продаж на 20% за год. К задачам директора отдела относится проведение еженедельных совещаний между сотрудниками, мотивация сотрудников, показывать более высокие результаты работы, направлять и координировать работу отдела, представлять интересы предприятия.

Целями отдела являются:

• рыночные:

- увеличение количества иностранных заказов на 10% и выход на международный рынок к 2014 году;

- разработка системы скидок для привлечения долгосрочных партнеров к концу 2014 года;

• производственные:

- проведение исследования рынка и выявление целевой аудитории к 1.06.2013;

- проведение анализа деятельности основных конкурентов и подготовка отчета к 1.06.2013 г.;

- осуществление полной оцифровки клиентской базы к 1.06.2013;

• организационные:

- проведение переговоров с ВТБ24 по вопросам льготных условий осуществления траншей к 1.09.2014 г.;

- стимулирование мотивации труда в течение 2013 года в виде увеличения на 10% квартальной премии;

• финансовые:

- увеличение прибыли предприятия на 10% в 2014 году по сравнению с 2012;

- снижение комиссионных расходов при перечислении денежных средств на 30% до конца 2014 года.

Деятельность отдела

0

Продажа продукции

1

Работа с клиентской базой/клиентами 2

Планирование

3

Информирование о ценах

1

Оформление заказов (выписывание счетов)

2

Поиск новых клиентов 2

Планирование на неделю

1

Планирование на месяц

2

Заключение договоров

4

Рассылка коммерческих предложений 3

1

Организация и контроль процесса отгрузки продукции 3

Сохранение (удержание) имеющихся клиентов 1

1

Ведение отчетности

5

Долгосрочное планирование

3

Рис. 5.2. Дерево узлов функциональной модели.

6. Организационная структура отдела продаж

Степень управленческой нагрузки директора отдела продаж =6. Структура отдела по типу департаментизации –функциональная.

Уровней управления -2

7. Бизнес-процессы отдела продаж

1. Список бизнес-процессов.

1. Основные процессы:

- Реализация продукции предприятия;

- Заключение договоров с контрагентами.

2. Вспомогательные процессы:

-Закупка средств обслуживания;

- Ведение переговоров с контрагентами.

3. Процессы управления.

- Ведение отчетности по объемам продаж;

- Контроль над выполнением заказов;

- Планирование деятельности отдела;

-Осуществление мероприятий, направленных на поддержание дисциплины и духа команды.

4. Процессы развития.

- Повышение квалификации специалистов;

- Внедрение новейшего оборудования и программного обеспечения;

- Увеличение рентабельности предприятия.

2. Описание бизнес-процессов

1.Закупка средств обслуживания.

Цель: обеспечение отдела необходимыми канцелярскими товарами, современным программным обеспечением.

Владелец процесса: директор отдела продаж.

Границы процесса: то- возникновения необходимости в средствах обслуживания, до- получения новых средств обслуживания.

Результат: получены необходимые канцелярские товары и современное программное обеспечение.

Потребители: работники отдела продаж.

Договор с поставщиком

Правила документооборота

Директор отдела продаж

Накладные с печатью поставщика

Закупка средств обслуживания

Заявка на необходимые средства

Новые средства обслуживания

Менеждер по продажам

Зав.склада

Глав. бухгалтер

Рис. 7.2.1Контекстная диаграмма процесса «Закупка средств обслуживания»

Возникновение необходимости в средствах обслуживания

Запрос в складской комплекс.

Бланк-заявка на получение необходимых средств обслуживания.

1.Составление заявки на необходимые средства обслуживания

2.Согласование бюджета с бухгалтерией.

Договор с поставщиками продукции. Платежное поручение. Квитанция об оплате.

3.Оформление заказа с поставщиками продукции.

4.Прием заказа.

Товарно-транспортные накладные

Кассовые чеки, накладные, бланк-отчет для складского комплекса, реестр прихода.

5.Составление отчетности.

Получены новые средства обслуживания

Рис.7.2.2 «Закупка средств обслуживания»

Описание процедур:

1. Менеджер по продажам составляет заявки на необходимые средства обслуживания.

Менеджер по продажам собирает актуальную информацию по необходимым средствам обслуживания и посылает запрос в складской комплекс. В случае отрицательного ответа, менеджер по продажам составляет список необходимых средств и приступает к подготовке договора с поставщиком.

2. Согласование бюджета с бухгалтерией. Сотрудник складского комплекса обсуждает с главным бухгалтером финансовую сторону договора и определяется способ оплаты.

3. Оформление заказа с поставщиками продукции. Менеджер заключает договор с поставщиком оплачивает полную сумму по договору или производит частичную оплату. Директор отдела продаж информируется о заказе и предстоящих затратах, согласуются затраты.

4. Прием заказа. Сотрудник складского комплекса проверяет качество продукции и получает запрошенные средства обслуживания.

5. Предоставление отчета в бухгалтерию. Менеджер проверяет правильность заполнения счет-фактуры, реестра и накладных с печатями поставщика. Предоставляет весь пакет документов в бухгалтерию, директор отдела продаж уведомлен о имеющихся затратах и результатах.

Таблица 7.2.1

Матрица ответственности процесса «Закупка средств обслуживания».

Основные процессы производства	Директор отдела	Менеджер по продажам	Сотрудник складского комплекса	Главный бухгалтер
1.Составление заявки на необходимые средства обслуживания.		О
2.Согласование бюджета с бухгалтерией.			О	У
3.Оформление заказа с поставщиками продукции.	И	О
4.Прием заказа.		У	О
5 .Предоставление отчета в бухгалтерию.	И	О		У

И – информирование; О - ответственность; У – участие