Организационная структура зао «Транссфера Фрейт Форвардинг»
По типу департаментизации структура линейно-функциональная.
Количество уровней управления: 2.
4. Описание отдела продаж
Отдел продаж состоит из директора отдела и 6 специалистов и директора отдела, которые занимаются ведением и развитием клиентской базы, привлечением новых клиентов, анализом рынка; контролем отгрузок, ведения взаиморасчетов по договорам, выполнения условий договоров; возвратом бухгалтерской документации.
Основными целями отдела являются увеличение прибыли предприятия, повышение его конкурентоспособности. Основными задачами отдела продаж являются поиск максимально выгодных поставщиков и клиентов, ведение клиентской базы, эффективное ведение переговоров, оперативное реагирование на меняющиеся условия рынка.
Отдел продаж находится в непосредственном подчинении у генерального директора ЗАО «Транссфера Фрейт Форвардинг».
Отдел продаж в процессе своей работы взаимодействует с большинством отделов предприятия: транспортно-складской отдел (по вопросам наличия продукции, сроков поставок и отгрузок), бухгалтерия (по вопросам взаиморасчетов выполнения условий поставок по договорам, заработной платы), отдел логистики (по вопросам сроков и способ осуществления доставки грузов контрагентами), а так же юридический отдел(по вопросам оформления договоров и юридической консультации).
Перспективы развития отдела продаж состоят в освоении новым методов продвижения и продажи продукции, повышении квалификации специалистов, использовании новейшего оборудования и программного обеспечения.
Основной документооборот отдела продаж:
Таблица 4.1
Задачи отдела продаж
№ |
Наименование задачи |
Используемые и формируемые документы |
1 |
Предварительная проработка заказа |
|
2 |
Закупка товаров |
1. Накладная 2. Счет-фактура 3. Счет 4. План закупок 5. Квитанция об оплате товаров |
3 |
Продажа товаров |
|
4 |
Доставка товаров |
|
5 |
Установка рекламной конструкции |
|
Таблица 4.2
Входящие документы
№п.п. |
Документ |
Откуда поступает |
Срок поступления |
Способ получения |
|||
1 |
Накладная |
От поставщиков при получении товара |
В день получения товара |
Печатный документ |
|||
2 |
Счет-фактура |
От поставщиков при получении товара |
Не позднее 5 дней от акта выполнения работ |
Электронный документ |
|||
3 |
Счет |
От поставщиков при получении товара |
Не позднее чем на следующий день после получения товаров |
Печатный документ |
|||
4 |
Акт выполнения работ |
От поставщиков при оказании услуг |
На следующий день после выполнения работ |
Печатный отчет |
|||
5 |
Акт сверок |
От контрагентов |
В течение 5-7 дней после отправки запроса |
Электронный отчет |
|||
6 |
Выписки банка |
Банк |
В течение дня |
Печатный документ |
|||
7 |
Платежные поручения |
От покупателей |
Не позднее 4 дня после отправки |
Печатный документ |
|||
8 |
Платежные требования |
Банк |
В этот же день |
Электронный документ |
|||
9 |
Квитанция о приеме денежных средств |
Банк |
В момент приема денежных средств |
Электронный документ |
|||
Таблица 4.3.
Исходящие документы
№п.п. |
Документ |
Куда поступает |
Требования к срокам выдачи |
Способ получения |
|||
1 |
Счет на оплату |
Покупателю |
В день заявки на заказ товара |
Электронный счет |
|||
2 |
Акт выполненных работ |
Покупателю |
Не позднее чем на следующий день после окончания работ |
Электронный документ ( по факсу) |
|||
3 |
Платежные поручения |
В банк на оплату поставщику |
В течение пяти дней после поставки |
Печатный документ |
|||
4 |
Товарный, кассовый чек |
Покупателю |
В момент оплаты |
Печатный документ |
|||
5 |
Квитанция об оплате |
Покупателю |
В день оплаты |
Печатный документ |
|||
6 |
Акт сверок |
Контрагентам |
Не позднее чем на следующий день после запроса |
Электронный документ (факс) |
|||
Таблица 4.4.
Внутренние документы
№ п.п. |
Документ |
Ответственный за ведение |
Способ ведения |
1. |
Товарный чек |
Менеджер по продажам |
Печатный документ |
2.
|
Служебная записка |
Директор отдела |
Печатный документ |
3. |
План закупок |
Специалист по закупкам |
Журнал |