3. Вставка в Ms Word даних з таблиць або запитів Ms Access

Для вставки даних з таблиць або запитів Ms Access в документ Ms Word потрібно виконати наступні дії:

1. Відобразити в редакторі Word панель інструментів “Бази даних”

2. Визначити місце вставки бази

3. На панелі інструментів натиснути кнопку “Добавить базу данных”. Відкриється діалогове вікно “База данных”

4. В цьому вікні в розділі “Источник данных” потрібно натиснути кнопку “Получить данные”

5. Відкриється вікно “Открытие источника данных”. В цьому вікні в розділі “Тип файла” потрібно вибрати “База данных Ms Access (*.mdb)”, вибрати шукану базу і натиснути Открыть.

6. Після цього відкриється вікно, в якому можна вибрати елементи бази даних, який потрібно вставити – таблицю чи запит.

7. Після вибору елементу на екрані знову відкривається вікно “База данных”, в якому стали доступними решта кнопок.

8. Використовуючи кнопку “Отбор записей”, можна відібрати записи чи поля бази для вставки в документ Word, а також задати певний порядок сортування бази. На вкладці “Выбор полей” по замовчуванню вибрано всі поля бази даних. Після вибору полів та записів бази потрібно натиснути ОК.

9. Після задання параметрів вставки натискаємо кнопку “Вставить данные”. Відкриється діалогове вікно “Вставка данных”, в якому задається, які з записів потрібно вставити. Активізація перемикача “Вставить данные как поле” цього вікна дозволяє зв’язати таблицю в Word з об’єктом бази даних в Access.

10. Після завершення задання параметрів вставки натискаємо ОК.

Для оновлення вставлених даних потрібно натиснути праву клавішу мишки всередині вставленої таблиці і витрати пункт “Обновить поле”

5. Взаємодія Ms Access і Ms Word

Існує декілька способів взаємодії Ms Access і Ms Word. Ось приклади деяких з них:

• в Ms Word можна вставити в документ дані з таблиць або запитів Ms Access;

• в Ms Word при злитті даних можна додати дані з таблиць або запитів Ms Access;

• можна передати дані таблиць, результати запитів та звітів з Ms Access в Ms Word для їх розміщення в Word;

• можна передати дані з Ms Access в Ms Word для злиття їх з документом Word.

5.1. Вставка в Ms Word даних з таблиць або запитів Ms Access

Для вставки даних з таблиць або запитів Ms Access в документ Ms Word потрібно виконати наступні дії:

11. Відобразити в редакторі Word панель інструментів “Бази даних”

12. Визначити місце вставки бази

13. На панелі інструментів натиснути кнопку “Вставить базу данных”. Відкриється діалогове вікно “База данных”

14. В цьому вікні в розділі “Источник данных” потрібно натиснути кнопку “Получить данные”

15. Відкриється вікно “Открытие источника данных”. В цьому вікні в розділі “Тип файла” потрібно вибрати “База данных Ms Access (*.mdb)”, вибрати шукану базу і натиснути Открыть.

16. Після цього відкриється вікно, в якому можна вибрати елементи бази даних, який потрібно вставити – таблицю чи запит.

17. Після вибору елементу на екрані знову відкривається вікно “База данных”, в якому стали доступними решта кнопок.

18. Використовуючи кнопку “Отбор записей”, можна відібрати записи чи поля бази для вставки в документ Word, а також задати певний порядок сортування бази. На вкладці “Выбор полей” по замовчуванню вибрано всі поля бази даних. Після вибору полів та записів бази потрібно натиснути ОК.

19. Після задання параметрів вставки натискаємо кнопку “Вставить данные”. Відкриється діалогове вікно “Вставка данных”, в якому задається, які з записів потрібно вставити. Активізація перемикача “Вставить данные как поле” цього вікна дозволяє зв’язати таблицю в Word з об’єктом бази даних в Access.

20. Після завершення задання параметрів вставки натискаємо ОК.

Для оновлення вставлених даних потрібно натиснути праву клавішу мишки всередині вставленої таблиці і витрати пункт “Обновить поле”