2.2.7. Поле Mergeseq

Підраховує число записів, які успішно були злиті з основним документом Word на даний момент. Нумерація успішно злитих записів починається з одиниці і не залежить від того, який саме по порядку номер запису бази даних був злитий першим.

2.3. Створення листів та однотипних документів із використанням майстра злиття

Ще одна можливість доступна із використанням засобів злиття, полягає у створенні листів та однотипних документів.

Основне призначення майстра злиття текстового редактора Word полягає у створенні бланків для листів. Причому майстер злиття дозволяє створювати бланки як для електронних повідомлень, так і бланки звичайних паперових листів, які потім будуть роздруковуватись на принтері.

Майстер злиття зручно використовувати, коли потрібно підготувати лист для розсилки декільком користувачам. Робота майстра злиття редактора Word аналогічна засобам злиття бази даних і текстового документа. Основною відмінністю майстра злиття є те, що в цьому випадку джерелом даних є не обов’язково база даних. Майстер злиття може працювати на основі списку контактів Outlook, а також можна сформувати джерело даних для майстра злиття безпосередньо під час його роботи.

Окрім шаблонів і бланків для електронних листів, майстер злиття дозволяє створити інші однотипні документи.

І в цьому випадку на початку злиття потрібно набрати основний, незмінний текст майбутніх документів

Для запуску майстра злиття необхідно вибрати Сервис – Письма и рассылки - Мастер слияния. У вікні текстового редактора буде відображена область задач Слияние, на якій будуть представлені дії майстра злиття. В нижній частині області задач вказано номер кроку та кнопка Далее – перехід до наступного кроку.

На першому кроці майстра злиття потрібно вибрати тип документа, який створюється (Встановіть Письма).

Другий крок призначено для вказання основи для майбутнього документу. Новий лист можна створити на основі поточного документу, шаблону чи існуючого документу.

На третьому кроці потрібно вибрати отримувачів листів. Тут можна вибрати використання списку контактів Outlook, використання вже існуючого списку. Якщо ж списку отримувачів поки що не існує, скористайтесь перемикачем Создание списка. Для того щоб використати в якості списку вже існуючу базу даних, виберіть пункт Использование списка, далі – Выбор другого списка, і вкажіть файл бази даних.

У редакторі з’явиться вікно Новый список адресов, в якому потрібно ввести контактні дані ваших користувачів. Для вводу інформації про нового користувача натисніть клавишу Создать запись. Для завершення натисніть кнопку Закрыть. Не забудьте вказати ім’я файла списку

Після збереження списку потрібно вказати, які саме записи із списку користувачів будуть використані для формування листів. Для цього встановіть перемикачі поряд з відповідними рядками.

На наступному кроці можна вставить стандартні блоки у лист. Цими стандартними блоками є блок адреси, рядок-привітання, марка та інші елементи. Ці стандартні блоки включатимуть поля із списку даних. Наприклад, вставивши блок адреси, ви отримаєте у листі блок данних, представлених у певному порядку, в якому підставлені значення полів зі списку-джерела даних.

На наступному кроці можна продивитись створені листи. Для прокрутки даних складних документів можна скористатись кнопками прокрутки, які розміщені в області задач Слияние. На останньому кроці завершується злиття даних. Для цього потрібно натиснути кнопку Изменить часть писем.

При завершенні злиття буде створено складовий документ, кількість сторінок якого співпадає із кількістю записів списку даних.