2.. Злиття даних бази даних Ms Access і документа Ms Word

Крім збереження баз даних Access в форматі редактора Word можна здійснити злиття даних Access з документом Word, встановивши при цьому динамічний зв’язок між ними. При цьому дані будуть оновлюватись в одному додатку при зміні їх в іншому.

Використання цього способу дає можливість передати повністю вміст бази даних, тобто всі поля і записи таблиці, у текстовий файл.

Злиття даних Access та Word використовується для створення документів Word, які містять спільну частину і відрізняються лише деякими елементами. Такі документи називаються складовими.

Основною особливістю даного способу динамічного зв’язку є можливість створення набору однотипних документів, вміст яких буде однаковим і буде відрізнятись лише деякими полями. Ці поля підставляються в текстовий документ з бази даних. Спосіб злиття текстового документу і бази даних ще називають способом прискореного тиражування. Адже в його результаті з одного документу, який створюється в текстовому редакторі Word, формується підбірка майже однакових документів. Документи підбірки відрізняються між собою значеннями полів бази даних.

У злитті приймають участь документ Word (який ще називається основним документом) і база даних (яка служить джерелом даних). В результаті злиття створюється документ Word, який є складовим документом.

Складовий документ створюється шляхом злиття даних основного документа із джерелом даних.

Основний документ містить текст та графіку, які залишаються незмінними у всіх однотипних документах, а джерело даних містить інформацію, яка змінюється в кожному документі.

Прикладом складового документу може бути виклик на сесію, де текст залишається однаковий для всіх документів, а змінюється лише прізвище студента, або екзаменаційна відомість, де змінюються лише прізвища викладачів та назви студентів, а решта тексту залишається незмінним.

Здійснити злиття можна як з вікна Access, так і з вікна Word. В обох випадках користувач отримує різні можливості по створенню і настройці результуючих документів.

В якості джерела даних зручно використовувати таблицю або запит Ms Access. При формуванні складового документа майстер злиття дозволяє використовувати в якості основних готові документи Word або створювати нові.

2.1. Злиття бази даних і текстового документу

У вікні Access слід виділити необхідну таблицю і вибрати Сервис - Связи с Office – Слияние с Ms Word. В результаті запуститься майстер злиття даних Access, який на першому кроці роботи надасть можливість здійснити вибір між двома перемикачами: “установка связи с готовым документом Ms Word” або “создание нового документа и установка связи с ним”. При виборі першого варіанту відкриється вікно для вибору документу, з яким буде здійснено зв’язок, після чого запуститься вікно редактора Word і відкриється вибраний документ. При виборі другого варіанту теж запуститься редактор Word і відкриється вікно нового порожнього документу.

В будь-якому випадку у вікні редактору Word буде відображено панель інструментів “Слияние”.

Якщо одночасно із злиттям створюється новий документ Word, то потрібно набрати його вміст.

Вміст текстового документу, який набирається у редакторі Word, є незмінним і в точно такому вигляді він буде повторюватись у всіх документах підбірки.

Для того, щоб показати, де в документі будуть розміщені записи з бази даних, в основний документ потрібно вставити поля злиття.

Для цього скористайтесь кнопкою “Добавить поле слияния” (або Вставить поле слияния) і з списку полів таблиці вибрати необхідне поле. Ім’я поля, записане в лапках, з’явиться в місці розміщення курсора. При необхідності це можна повторити для інших полів бази даних, розмістивши їх в потрібному місці.

В документі Word вставлені значення відображаються у вигляді кодів полів – імені поля бази данних, яке записано в лапках. Для перегляду їх в звичайному вигляді можна скористатись кнопкою “Поля/данные” панелі інструментів “Слияние”. При перегляді даних в звичайному вигляді на екрані відображається активний запис бази даних, на панелі інструментів “Слияние” виводиться номер цього запису і присутні кнопки для перегляду інших записів бази (кнопки зі стрілками).

На останньому етапі створення складових документів слід виконати команду “Слияние в новый документ”, натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів “Слияние”. Відкриється вікно “Слияние”, в якому можна вказати параметри злиття. В частині “диапазон записей” вказуються записи, які будуть відображені в результуючому складовому документі.

Кнопка “Отбор записей” дозволяє задати умови відбору записів, а також задати порядок їх сортування. Кнопка “Проверка” дозволяє задати параметри формування звіту про помилки при злитті. Після задання всіх параметрів злиття для безпосереднього виконання злиття документів натискаємо кнопку “объединить”.

При здійсненні злиття створюється підбірка однотипних документів. Ця підбірка не є набором файлів, всі документи збережені в одному файлі. І кожен документ розміщений на окремій сторінці (або декількох сторінках) одного документу Word, ці документи відділяються один від одного розривом сторінки. Таким чином, текст документу з новим записом знаходиться на окремій сторінці.

Отже, в результаті створення складового документу присутні три файли

1. база даних, яка є джерелом даних для документа

2. основний документ, який складається з незмінного тексту

3. складовий документ, який є результатом результаті злиття, в якому на окремих сторінках розміщені записи бази даних.

Останні два документи можна зберегти у вигляді окремих файлів і використовуючи основний документ можна по-іншому оформити результуючий складовий документ.