4.3. Порівняння зв’язування та вбудовування об’єктів

Отже, підведемо невеликий підсумок. Основною відмінністю між зв’язуванням і вбудовуванням є місце збереження об’єкта, який вставляється. При використанні зв’язування документ-приймач містить посилання на документ-джерело у вигляді його “образу”, а сам об’єкт знаходиться в документі-джерелі. Якщо зв’язаний об’єкт було вставлено з допомогою пункту “Вставка-объект”, тоді подвійне натиснення на об’єкті запускає додаток-джерело, у вікні якого відкривається файл, звідки відбувалась вставка. Після виконання змін об’єкта у додатку-джерелі ці зміни відобразяться в документі-приймачі. Зв’язування дозволяє додатку-приймачу перевіряти документ-джерело на зміни. Якщо виявляється, що дані були змінені, то використовуючи зв’язок відбудеться автоматичне оновлення об’єкта у випадку, коли додаток-приймач відкритий.

Так, з одного боку вихідні дані зберігаються в окремому файлі, то їх можна використовувати і в інших документах. Але при копіюванні документа-приймача приходиться копіювати і документ-джерело. Якщо документ-джерело перенести на інший диск, то зв’язок перерветься.

Вбудовування вирішує цю проблему, так як у документ-приймач вставляється не лише посилання на документ-джерело, а копія об’єкту. Таким чином відпадає необхідність у документі-джерелі, що дозволяє копіювати складний документ, не задумуючись про цілісність даних. Але при цьому не спостерігається автоматичного оновлення результуючого документу.

Виходячи з вищесказаного, зв’язування об’єктів слід використовувати, якщо:

• потрібно мати невеликий розмір документа-приймача;

• зв’язаний об’єкт буде часто змінюватись;

• зв’язаний об’єкт треба зберегти у вигляді окремого документа на випадок використання його в інших документах.

Вбудовування слід використовувати, якщо:

• не має значення розмір документа-приймача;

• потрібно переслати документи-джерело і забезпечити цілісність даних.

ТЕМА. Технологія динамічного зв’язку

Лекція 2. Взаємодія об’єктів системи управління базами Ms Access і документів Ms Word

Існує декілька способів взаємодії Ms Access і Ms Word. Ось приклади деяких з них:

• в Ms Word можна вставити в документ дані з таблиць або запитів Ms Access;

• в Ms Word при злитті даних можна додати дані з таблиць або запитів Ms Access;

• можна передати дані таблиць, результати запитів та звітів з Ms Access в Ms Word для їх розміщення в Word;

• можна передати дані з Ms Access в Ms Word для злиття їх з документом Word.

1. Передача даних з Ms Access в Ms Word

При передачі даних з Ms Access в Ms Word з’являється можливість передавати не лише вміст таблиць та запитів, але й звітів. Це є дуже важливим моментом, так як можливості оформлення документів в Word набагато ширші, ніж засоби створення звітів в Access.

Для передачі даних з Ms Access в Ms Word потрібно в Ms Access відкрити необхідну базу даних, виділити таблицю чи запит, після чого вибрати Сервис - Связи с Office – Публикация в Ms Word. Ms Access почне експортувати дані таблиці, запиту або звіту в RTF-файл, після чого запуститься редактор MS Word, у вікні якого відкриється створений RFT-файл, вмістом якого буде виділена таблиця чи запит.