6.3. Використання в Excel форм та звітів Access

Для використання в Excel форм та звітів Access потрібно переконатись, що активізована надбудова Excel AccessLinks. Для цього потрібно вибрати Сервис – Надстройки і активізувати дану надбудову.

Для створення в Excel нової форми Access потрібно виконати наступні дії:

1. Вибрати Данные – Форма Access

2. У вікні “Создание формы Microsoft Access” вказати, в якій базі буде створено форму – в новій чи в існуючій. Якщо в існуючій, то використовуючи кнопку “Обзор” потрібно вибрати існуючу базу даних. В нижній частині задається наявність або відсутність заголовків стовпців в таблиці.

3. В результаті запуститься Access, у вікні якого в свою чергу запуститься майстер створення форм.

Після завершення створення форми Access на робочому листі Excel буде розміщено кнопку “Форма Access” . Після натиснення на цю кнопку запуститься MS Access і відкриється форма, яку можна буде використовувати, наприклад, для вводу даних.

Аналогічно створенню форм в Excel можна створити звіти для друку даних електронної таблиці. Для цього потрібно:

1. Вибрати Данные – Отчет Access

2. В результаті запуститься Access, у вікні якого в свою чергу запуститься майстер створення звітів.

Після завершення створення звіту Access на листі Excel буде розміщено кнопку “Отчет Access”. При натисненні цієї кнопки запускається MS Access і відкривається пов’язаний з цією кнопкою звіт.

6.4. Експорт бази даних в електронну таблицю Excel

Для експорту даних з бази даних Access в електронну таблицю потрібно виділити у вікні бази даних необхідний елемент (таблицю, запит), після чого вибрати Сервис – Связи с Office – Анализ в Ms Excel. В результаті запуститься Ms Excel і у вікні табличного процесора відобразиться експортована таблиця.

7. Гіпертекстова технологія

Гіперпосилання – це підкреслений або виділений текст чи графіка, вибір яких дозволяє здійснити перехід до іншого файла, до фрагмента файла чи Web-сторінки. Коли підвести курсор мишки до гіперпосилання, тоді він змінить вигляд і прийме вигляд долоні з витягнутим вказівним пальцем.

Гіпертекст – це текст, що містить гіперпосилання.

7.1. Вставка гіперпосилань в документ Word

Для вставки гіперпосилання потрібно виділити текст або графічний об’єкт, який буде використано в якості гіперпосилання, вибрати Вставка – Гиперссылка. Якщо гіперпосилання буде здійснювати перехід до файла, то для відкриття цього потрібно скористатись кнопкою “Обзор” поряд з полем “Связать с файлом / URL”, вибрати необхідний файл і натиснути ОК.

Крім переходу до файла є можливість здійснювати перехід до певного місця в цьому ж файлі, наприклад, до певного діапазону робочої книги Excel, до слайду із заданим номером презентації PowerPoint. В цьому випадку потрібно в полі “Имя объекта в документе” задати ім’я діапазону або номер слайда.

В гіперпосиланнях можна використовувати як відносний так і абсолютний шлях. Відносний шлях корисний при посиланні на файл, який може бути переміщено. Якщо гіперпосилання використовує відносний шлях, то з’являється можливість одночасного переміщення файлів, що містять посилання, і файлів, на які вказують ці посилання, без розриву існуючих зв’язків.

Для зміни призначення гіперпосилання потрібно виділити гіперпосилання і вибрати з контекстного меню Вставка – Гиперссылка, з’явиться вікно Изменение гиперссылки. Для видалення гіперпосилання потрібно у вікні Изменение гиперссылка натиснути кнопку Удалить ссылку.

Крім переходу до певного файлу, гіперпосилання може здійснювати перехід до певного місця цього ж файлу. Такі місця називаються закладками. Перед вставкою гіперпосилання потрібно вставити в текст документа закладки. Для цього потрібно виділити необхідний фрагмент тексту і вибрати Вставка – Закладка, задати ім’я закладки і натиснути кнопку “Добавить”. Для вставки гіперпосилання, що переходить до певної закладки в цьому ж файлі, у вікні “Добавить гиперссылку” потрібно натиснути кнопку “Обзор” поряд з полем “Имя объекта в документе" і вибрати необхідну закладку.

Для переходу по гіперпосиланню потрібно натиснути на ньому мишкою. При цьому відкриється відповідний документ або необхідне місце в даному документі. Для повернення в документу, в якому знаходиться щойно використане гіперпосилання можна скористатись кнопкою “Назад” на панелі інструментів Web, яка з’являється автоматично при переході по гіперпосиланню.