6. Взаємодія Ms Excel I Ms Access

В Access можна вставляти як всі дані з електронної таблиці Excel, так і дані з іменованого діапазону комірок. Зазвичай в Access для даних, що вставляються, використовує створює нову таблицю, але можна додавати дані і в існуючу таблицю, якщо заголовки стовпців електронної таблиці відповідають іменам полів таблиці або співпадає порядок слідування стовпців. Дані в Excel повинні бути організовані в зручному для таблиці форматі, тобто в кожному стовпчику електронної таблиці повинні знаходитись дані одного типу і всі рядки містять одні і ті ж поля.

6.1. Використання електронної таблиці Excel для створення таблиці Access

При імпорті даних електронної таблиці в базу даних зручно використовувати можливість імпорту не всіх комірок таблиці, а комірок поіменованого діапазону. Для надання імені діапазону комірок в редакторі Excel потрібно виділити необхідний діапазон, вибрати Вставка – Имя – Присвоить і вказати ім’я діапазону.

Для створення таблиці Access на основі даних Excel потрібно виконати наступні дії:

1. відкрити необхідну базу даних

2. вибрати Файл – Внешние данные – Импорт

3. У вікні діалогу “Импорт” в розділі Тип файла потрібно вибрати Microsoft Excel (*.xls), виділити необхідний файл і натиснути кнопку “Импорт”. Відкриється вікно “Импорт электронной таблицы” майстра імпорту електронних таблиць.

4. На першому кроці роботи майстра потрібно вибрати робочий лист, який буде імпортуватись, або потрібний поіменований діапазон комірок.

5. На другому кроці роботи майстра вказується, чи містять перший рядок заголовки стовпців.

6. На наступному кроці вказується, куди буде проводитись вставка імпортованих даних – чи в нову таблицю, чи в існуючу. При вставці даних в існуючу таблицю потрібно прослідкувати за відповідністю типів даних існуючої таблиці і даних, які вставляються.

7. Якщо для вставки імпортованих даних вибрано нову таблицю, то на наступному кроці можна описати кожне поле та задати, яке з полів індексувати. Для індексування потрібно виділити необхідне поле і зі списку “индекс” вибрати потрібне значення.

8. На наступному кроці можна задати можливість визначення ключового поля таблиці. Можна автоматично додати ключове поле або в якості ключового поля задати одне з існуючих полів.

9. На останньому кроці задається ім’я нової таблиці, яка буде містити імпортовані дані.

6.2. Зв’язування електронної таблиці Excel з Access

Крім імпорту електронної таблиці в Access можна використовувати зв’язування даних з електронних таблиць Excel. При імпорті даних створюється їх копія в новій таблиці активної бази даних. Вихідна електронна таблиця при цьому не змінюється. Зв’язування даних дозволяє читати і оновлювати дані в зовнішньому джерелі даних без їх повторного імпорту.

Якщо передбачається, що дані електронної таблиці будуть використовуватись лише в Access, то їх потрібно імпортувати. Якщо ж в подальшому планується змінювати дані в додатку-джерелі, в даному випадку – в Excel, то слід використовувати зв’язування. При такому підході зберігаються старі способи оновлення і сумісного використання даних, а також з’являється можливість працювати з даними в MS Access. Наприклад, можна створити запити, форми та звіти, в яких використовуються зовнішні дані та об’єднати зовнішні дані з даними з таблиць Access.

Для зв’язування електронної таблиці Excel потрібно виконати наступні дії:

1. Відкрити базу даних і вибрати Файл – Внешние данные – Связь с таблицами.

2. У вікні діалогу “Импорт” в розділі “Тип файла” вибрати Microsoft Excel (*.xls), виділити необхідний файл і натиснути кнопку “Связь”. Відкриється вікно “Связь с электронной таблицей” майстра зв’язування електронних таблиць, яке багато в чому нагадує вікно майстра імпорту електронних таблиць.

3. На першому кроці роботи майстра потрібно вибрати робочий лист, який буде імпортуватись, або потрібний поіменований діапазон комірок.

4. На другому кроці роботи майстра вказується, чи містять перший рядок заголовки стовпців.

5. На останньому кроці задається ім’я нової таблиці, яка буде містити зв’язані дані.

У вікні бази даних з’явиться таблиця із вказаним іменем, що містить дані електронної таблиці Excel.

Оновлення даних цієї таблиці буде відбуватись автоматично при відкритті. Для оновлення даних відкритої таблиці потрібно вибрати Записи – Обновить.

Вказані способи імпорту та зв’язку з таблицями можливо використовувати також і для імпорту та зв’язку об’єктів однієї бази даних в іншу базу даних. В цьому випадку у вікні діалогу “Импорт” або “Связь” потрібно в розділі “Тип файла” залишити “Microsoft Access (*.mdb)”.