- •1. Загальні поняття. Способи обміну даними.
- •2. Обмін даними з використанням буфера.
- •2.1. Програма “Просмотр буфера обмена”
- •3. Метод Drag and Drop
- •4. Засоби зв’язування та вбудовування об’єктів.
- •4.1. Вбудовування об’єктів
- •4.2. Зв’язування об’єктів
- •4.3. Порівняння зв’язування та вбудовування об’єктів
- •Лекція 2. Взаємодія об’єктів системи управління базами Ms Access і документів Ms Word
- •1. Передача даних з Ms Access в Ms Word
- •2.. Злиття даних бази даних Ms Access і документа Ms Word
- •2.1. Злиття бази даних і текстового документу
- •2.2. Поля Word
- •2.2.1. Поле if…then…else.
- •2.2.2. Поле Next
- •2.2.3. Поле NextIf
- •2.2.4. Поле SkipIf
- •2.2.5. Поле FillIn
- •2.2.6. Поле MergeRec
- •2.2.7. Поле Mergeseq
- •2.3. Створення листів та однотипних документів із використанням майстра злиття
- •3. Вставка в Ms Word даних з таблиць або запитів Ms Access
- •5. Взаємодія Ms Access і Ms Word
- •5.1. Вставка в Ms Word даних з таблиць або запитів Ms Access
- •5.2. Передача даних з Ms Access в Ms Word
- •5.3. Злиття даних Ms Access і Ms Word
- •6. Взаємодія Ms Excel I Ms Access
- •6.1. Використання електронної таблиці Excel для створення таблиці Access
- •6.2. Зв’язування електронної таблиці Excel з Access
- •6.3. Використання в Excel форм та звітів Access
- •6.4. Експорт бази даних в електронну таблицю Excel
- •7. Гіпертекстова технологія
- •7.1. Вставка гіперпосилань в документ Word
- •7.2. Вставка гіперпосилання в робочу книгу Excel
- •7.3. Робота з гіперпосиланнями в PowerPoint
1. Загальні поняття. Способи обміну даними.
Пакет прикладних програм Ms Office включає в себе такі складові елементи:
Ms Word – засіб обробки текстів
Ms Access – засіб для організації та ведення баз даних
Ms Excel – засіб обробки електронних таблиць
Ms PowerPoint – засіб для створення і демонстрації електронних презентацій.
Назвемо ці складові елементи додатками пакету Ms Office.
За допомогою засобів обміну даними, які присутні в Ms Office користувач може включати в створюваний документ інформацію про об’єкти з інших додатків. Прикладом складеного документу може бути бухгалтерський звіт, що включає дані про продажі на сьогоднішній день. Ці відомості можуть знаходитися в базі даних Ms Access і постійно оновлюватися. Всі щоденні зміни повинні відображатись у звіті. При підготовці такого звіту створюється складний документ в редакторі Word, в який включається звіт, створений в Access. Встановивши зв’язки між документом і звітом, можна добитись того, щоб всі зміни в базі даних автоматично відображались у документі Word. Крім того, використовуючи засоби консолідації та створення зведених таблиць, які присутні в табличному процесорі Excel, можна згрупувати необхідні дані з Access і включити їх в документ Word.
Для ознайомлення з технологіями обміну потрібно спочатку ввести такі базові поняття:
додаток-джерело – це додаток, який віддає фрагмент свого документу іншому додатку. Документ, з якого переноситься фрагмент називається документ-джерело.
додаток-приймач – це додаток, який здатен сприйняти певний фрагмент документу, його іноді ще називають контейнером. Документ, в який вставляється фрагмент, називається документ-приймач.
2. Обмін даними з використанням буфера.
Буфер обміну даними (Clipboard) – це спеціальним чином організована частина оперативної пам’яті комп’ютера, яка призначена для тимчасового зберігання інформації, що передається між програмами. Інформація в буфері обміну знаходиться до тих пір, поки в нього не поміщено нову інформацію, або його не очищено.
Для перегляду вмісту буфера обміну даними в Windows є спеціальна програма Clipboard Viewer (Просмотр буфера обмена), яка має можливість переглянути інформацію, що знаходиться в буфері, або очистити його вміст, звільнивши тим самим оперативну пам’ять.
Обмін даними за допомогою буфера обміну – це один із найпростіших способів обміну даними. Для здійснення обміну за допомогою буфера потрібно в документі-джерелі виділити необхідний фрагмент і вибрати Правка-Копировать , перейти у вікно з документом-приймачем і вибрати Правка-Вставить. Відбудеться копіювання виділеного фрагмента. При необхідності переносу фрагмента із документа-джерела, у вікні з документом-джерелом вибираємо Правка-Вырезать.
2.1. Програма “Просмотр буфера обмена”
Для перегляду змісту буфера обміну використовують програму “Просмотр буфера обмена”. Запустити її можна, вибравши Пуск – Программы – Стандартные – Просмотр буфера обмена. У верхній частині вікна програми знаходиться меню, використовуючи яке можна зберегти вміст буфера у вигляді окремого файла, після чого використовувати в подальшій роботі. Для цього потрібно вибрати Файл – Сохранить как, задати ім’я файла і розширення clp. Для використання інформації, яка знаходиться у файлі з розширенням clp потрібно вибрати Файл – открыть, вибрати ім’я потрібного файла і натиснути ОК. Якщо у вікні програми “Просмотр буфера обмена” відкрито файл з розширенням clp, то він автоматично поміщається в буфер обміну, після чого його можна вставляти в необхідні документи. Для очистки буфера обміну вибираємо Правка – Удалить.