Тема 1.8. Основные правила оформления Сводки

СВОДКА — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т. д.).

Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка (Приложение 12).

Обязательными реквизитами сводки являются:

• наименование структурного подразделения,

• наименование вида документа

• дата документа,

• регистрационный номер,

• адресат,

• заголовок к тексту,

• текст,

• подпись

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направление в другую организацию — руководителем организации.

ПРИЛОжение 12

О

АКБ

«Компания по проектному

финансированию»

Канцелярия

СВОДКА

13.04.2001 г. № 3

г.Вологда

данных о результатах исполнения

документов в 1-м квартале 2001 г.

по подразделениям банка

Наименование подразделения	Всего	Январь			Февраль			Март
		Исполнено	просрочено	На исполнении	Исполнено	просрочено	На исполнении	Исполнено	просрочено	На исполнении
Управление активно-пассивных операций	98	26	3	4	19	5	7	28	2	4
Операционное управление	63	15	2	3	11	1	5	17	3	6
Итого:	581	136	17	25	134	12	29	161	19	37

Зав.канцелярией А.Ю.Туманова

бразец оформления сводки

Тема 1.9. Основные правила оформления Заключения, отзыва

ЗАКЛЮЧЕНИЕ (ОТЗЫВ) — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу (Приложение 13)

Заключения (отзывы) составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.

Заключение (отзыв) может быть оформлено на общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги, если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации.

Если заключение (отзыв) составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения (отзыва) являются:

• наименование вида документа,

• дата документа,

• регистрационными номер,

• заголовок к тексту,

• текст,

• подпись

Текст заключения (отзыва) состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения (отзыва) может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Если заключение (отзыв) составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

При отправке заключения (отзыва), составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

П

Федеральное управление

по делам о несостоятельности

(банкротстве)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

____________ № ________

О результатах анализа

неплатежеспособности и

структуры баланса

Тугурлыкского цементного завода

Федеральное управление по делам о несостоятельности (банкротстве) на основании представленных Тугурлыкским цементным заводом (Оренбургская область, пос.Тугурлык, ул. Центральная, 1) документов бухгалтерской отчетности по состоянию на 30.04.2001 г.:

- бухгалтерский баланс (форма 1);

- отчет о прибылях и убытках (форма 2)

и проведенного анализа финансового состояния предприятия установило, что данное предприятие является неплатежеспособным и имеющим неудовлетворительную структуру баланса.

Основание:

К-т текущей ликвидности = 18%;

К-т обеспеченности собственными оборотными средствами = 8%

К-т восстановления = 10%

Руководитель подпись П.И.Самойлов

РИЛОЖЕНИЕ 13

Образец оформления Заключения

О

отзыв

о прохождении производственной практики студентки 3-го курса

Государственного университета управления

А.О.Авдониной

Авдонина Александра Олеговна проходила производственную практику в Управлении делами Министерства имущественных отношений Российской Федерации в период с 29.05.2003 г. по 07.07.2003 г.

За время практики Авдонина А.О. ознакомилась с единой системой организации делопроизводства в аппарате министерства, нормативно-методическим обеспечением этой системы, информационными и документационными потоками министерства, системой регистрации входящих и исходящих документов, технологией работы (прием, обработка, отправка) с правительственной корреспонденцией, работала с Системой автоматизированного делопроизводства и контроля «САДИЯ».

Авдонина А.О. проявила себя как трудолюбивый, добросовестный, коммуникабельный, исполнительный работник, доброжелательно и уважительно относящийся к коллективу. Показала хорошие знания и навыки работы с компьютером и оргтехникой.

Отзыв дан для представления в Государственный университет управления.

Начальник Управления делами

Министерства имущественных отношений

Российской Федерации подпись С.Х.Енаева

05.07.2003 г.

бразец оформления ОТЗЫВА