С

Наименование организации

(2 интервала)

П Р О Т О К О Л

(2 интервала)

00.00.0000 № 00

(1 интервал)

Москва

(2 интервала)

заголовок со строчной (маленькой) буквы в родительном падеже

(3 интервала)

Председатель — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: фамилии, имена и отчества членов коллегиального органа

в алфавитном порядке

Приглашенные: фамилии, имена и отчества, должности и названия организаций,

которые они представляют

Повестка дня:

1.О....

Доклад...

2. Об.

Информация ...

1. Слушали:

Фамилия И.О. (в родительном падеже) — о чем?

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) — о чем?

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

2. Слушали:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

(3 интервала)

Председатель И.О.Фамилия

(2 интервала)

Секретарь И.О.Фамилия

ТРУКТУРА ПРОТОКОЛА

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

П

Ооо «системотехника» протокол

15.03.2006 № 8

Г. Красногорск Челябинской обл.

производственного совещания

Председатель — Захаров Н.А.

Секретарь — Борисова Е.И.

Присутствовали: 17 чел. (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О результатах проведенных переговоров с представителями зао «Технотрон». Сообщение начальника производственного отдела Тихонова с.П.

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить принятые в ходе переговоров с представителями ЗАО «Технотрон» решения и подготовить проект договора о сотрудничестве. Ответственный — менеджер производственного отдела Макаров В.И., срок — 25.03.2006.

Голосование: единогласно.

2. Об утверждении плана командировок на II кв. 2006 г. Сообщение начальника отдела кадров Шутовой д.М.

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить план командировок на II кв. 2006 г.

Голосование: единогласно.

Председатель Захаров Н.А.Захаров

Секретарь Борисова Е.И.Борисова

С протоколом ознакомлен: Макаров В.И.Макаров

15.03.2006

В дело № 01-08

Борисова 15.03.2006

РОТОКОЛА КРАТКОЙ ФОРМЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

П

Фирма «Заря»

ПРОТОКОЛ

29.10.2001 №21

Москва

совещания руководства фирмы

Председатель - Иванов И.И.

Секретарь - Петров П.П.

Присутствовали: Бугров С.К., Егоров В.А., Сидоров С.С., Смирнова Н.Н.

Повестка дня:

1. Об образовании функционального подразделения отдела информатизации. Информация юрисконсульта Егорова В.А.

2. О заключении договоров о хозяйственной деятельности фирмы. Информация зам. директора по хозяйственным вопросам Сидорова С.С.

1. СЛУШАЛИ:

Егорова В.А. — о необходимости образования функционального подразделения — отдела информатизации — с целью качественного и своевременного обеспечения деятельности фирмы информацией.

ВЫСТУПИЛИ:

Бугров С.К. — о формах и методах работы отдела.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации.

1.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы.

2. СЛУШАЛИ:

Сидорова С.С. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Смирнова Н.Н. — о необходимости заключения договоров.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Одобрить перспективный план развития отдела.

Председатель Иванов И.И.Иванов

Секретарь Петров П.П.Петров

РОТОКОЛ ПОЛНОЙ ФОРМЫ

Тема 1.2. Основные случаи составления актов, его виды. Особенности оформления актов

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки их содержания и назначения:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

• приема-передачи (дел, денежных средств, ценностей);

• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда и т.д.);

• ревизии;

• инвентаризации;

• расследования аварий, несчастных случаев;

• ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссии на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Реквизитами акта являются:

• название организации,

• название вида документа «АКТ»,

• дата составления;

• регистрационный номер документа,

• место составления,

• заголовок к тексту,

• текст,

• подписи,

• в необходимых случаях — гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ», например: «АКТ проверки финансово-хозяйственной деятельности института», «АКТ ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», «АКТ списания материальных ценностей».

Датой акта является дата его составления. Если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы, например: 12.03.2009.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть: Текст введения во всех актах формализован. В нем указываются:

• основание для составления акта;

• лица, составляющие акт, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже);

• лица, присутствующие при этом.

Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается на 2-3 интервала ниже заголовка.

После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например:

Основание: приказ директора школы от 17.04.2007 № 2 «О проведении

инвентаризации на складе школы»

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются должности, фамилии и инициалы составителей акта. Если акт составлен комиссией, то вначале указывают фамилию председателя, затем располагают фамилии остальных членов комиссии по алфавиту.

В

Пример 1.2.1. Оформление вводной части акта

Основание: приказ директора ООО «АРС» №101 от 20.03.2007 г.

Составлен комиссией:

Председатель: зам.директора Кудряшов И.С.

Члены комиссии: 1 . Инспектор по кадрам Петрова В.И.

2. Бухгалтер Суровцева А.Н.

Присутствовали: 1. должность, фамилия, инициалы

2. должность, фамилия, инициалы

о вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии, это: проверяемые, руководители заинтересованных подразделений и т. п. (см.пример 1.2.1).

В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный и виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

Текст лучше всего начинать с указания даты и цели составления акта, например: «6 декабря 2007 г. комиссия провела экспертизу (проверку, прием-передачу дел по должности и т.п.)».

В конце текста акта перед подписями указывают:

• количество составленных экземпляров;

• и

  Пример 1.2.2. Оформление конца текста акта

  Составлен в трех экземплярах:

  1-й экз. – в управление по работе с персоналом;

  2-й экз. – в Совет директоров;

  3-й экз. – в дело № 03-12

  х местонахождение

• адресаты, которым эти акты направлены (см.пример 1.2.2)

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон и нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка » наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

А

Пример 1.2.3. Оформление подписей акта

Председатель подпись И.С.Кудряшов

(2 интервала)

Члены комиссии: подпись В.И. Петрова

(2 интервала)

подпись А.Н.Суровцева

кт считается принятым и вступает в действие с момента его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении (см.пример 1.2.3).

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению и заверению печатью:

• руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия;

• органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением);

• вышестоящей организацией.

УТВЕРЖДЕНИЕ оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе Р 6.30-2003 (см.Приложение 4).