7.1 Создание отчета при помощи мастера

Создадим отчет по всей базе данных, в котором выводятся данные из полей (таблица): «КодЗаказа (Заказы)», «Название (Покупатели)», «Наименование (Товара)», «ДатаОтгрузки (Заказы)», «Цена (Заказано,) «Количество (Заказано)». Имя отчета «Заказано».

Для этого, выполним следующие действия:

1. В окне базы данных выберем вкладку «Отчеты», далее команду «Создать». В появившемся диалоговом окне выберем команду «Мастер отчетов». Можно в вкладке «Отчеты» два раза щелкните по строке «Создание отчета с помощью мастера».

2. В появившемся диалоговом окне:

– необходимо выбрать таблицы или запрос из списка «Таблицы» и «Запросы», поля которых будут использованы в создаваемом отчете;

– перенести поля для отчета из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля», при помощи кнопок > >> (рисунок 7.1);

Рисунок 7.1 – Выбор полей из различных таблиц

– повторить вышеуказанные действия, если выбираем поля из разных таблиц или запросов. Нажать кнопку «Далее».

3. В появившемся диалоговом окне «Создание отчета» надо выбрать вид представления данных (рисунок 7.2), нажать кнопку «Далее».

Рисунок 7.2 – Выбор вида представления данных

4. На следующем шаге при необходимости указываем поля для группировки при помощи кнопки > (в нашем случае нажимаем кнопку «Далее»). В появившемся диалоговом окне (см. рисунок 7.3) при необходимости можно выполнить сортировку записей и нажать кнопку «Далее».

Рисунок 7.3 – Диалоговое окно для сортировки

5. В появившемся диалоговом окне выбираем «Макет отчета», «Ориентацию страницы» и нажимаем кнопку «Дале»е (рисунок 7.4).

Рисунок 7.4 – Выбор макета отчета и ориентации страницы

6. В появившемся диалоговом окне (рисунок 7.5) указываем стиль оформления отчета и нажимаем кнопку «Далее».

Рисунок 7.5 – Выбор стиля оформления отчета

7. В последнем диалоговом окне присваиваем имя отчету и нажимаем кнопку «Готово» (рисунок 7.6).

Рисунок 7.6 – Присвоение имени отчету

Если затем открыть созданный отчет, то он будет иметь вид, показанный на рисунке 7.7.

Рисунок 7.7 – Вид созданного отчета

7.2 Создание автоотчетов

Для создания отчета по таблице или запросу, который включает все поля проще всего использовать «Ленточный автоотчет». Для этого, необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выберите вкладку «Отчеты» и команду «Создать».

2. В появившемся диалоговом окне (см. рисунок 7.8) выбрать:

Рисунок 7.8 – Диалоговое окно при создании автоотчета

– команду «Автоотчет ленточный (Автоотчет в столбец)»;

– источник данных для отчета. В данном примере таблицу «Поставщики»;

– нажать кнопку «ОК».

3. Закрыть отчет, предварительно выполнив его сохранение командой «Файл – Сохранить как».

7.3 Создание отчета в режиме конструктора

Создадим отчет в режиме «Конструктора». Для этого надо выбрать вначале таблицу или запрос, на основе которого будет создаваться отчет (выбираем созданный ранее запрос «Товары Запрос»). Далее необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выбрать вкладку «Отчеты» и команду «Создать».

2. В появившемся диалоговом окне (рисунок 7.9) выбрать команду «Конструктор» и источник данных для отчета. Для данного примера запрос «Товары Запрос». Нажать кнопку «ОК».

Рисунок 7.9 – Создание отчета в режиме «Конструктора»

3. Перетащить поочередно поля из списка полей в область данных отчета (рисунок 7.10).

Рисунок 7.10 – Выбор полей отчета

4. Закрыть отчет, выполнив его сохранение.

Рассмотрим основные элементы структуры отчета, представленные на рисунке 7.10.

1. Заголовок отчета расположен на первой странице отчета и содержит название отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице. В заголовок отчета при помощи команды «Дата и время» из меню «Вставка» можно вставлять системные дату и время создания.

2. Верхний и нижний колонтитулы используются для вывода дополнительной информации. В верхний или нижний колонтитул при помощи команды «Номера страниц» из меню «Вставка» можно добавлять нумерацию страниц в отчет.

3. В области данных находятся поля (непосредственно данные) из таблиц и запросов, на основе которых строится отчет.

4. Примечание располагается в конце отчета и может содержать поля с рассчитанными итоговыми значениями.

Ввод и вывод элементов отчета на экран осуществляется соответствующими командами в пункте главного меню «Вид».