6.7.4 Запрос на удаление
С течением времени записи, ставшие ненужными, можно удалить из базы данных с помощью запроса. Подобная операция может выполняться неоднократно. Для этого можно создать запрос для автоматического отбора удаляемых записей например на основе текущей даты. Как и в случае запроса на обновление, полезно сначала выяснить, какие именно записи будут удалены. Поэтому необходимо начать с запроса на выборку, отбирающего ненужные записи.
Создадим новый запрос на основе таблицы «Заказы2месяца» в режиме «Конструктора», перетащим звездочку (*) из списка полей в бланк запроса. Дополнительно включим в запрос поле «ДатаЗаказа» и снимем его флажок вывода на экран, а в строке «Условие отбора» введем выражение: Date()-[ДатаЗаказа]>=61. Запрос на удаление будет выглядеть примерно как на рисунке 6.30. Запрос на выборку, открытый в режиме конструктора, можно преобразовать в запрос на удаление, выполнив команду «Запрос – Удаление». Вносить в запрос какие-либо дополнительные изменения не требуется. Чтобы Access удалил записи, необходимо выбрать команду «Запрос – Запуск» или нажать кнопку «Запуск» на панели инструментов. Для завершения процесса удаления необходимо нажать кнопку Да.
В связи с тем, что операцию удаления нельзя отменить после ее выполнения, разумно сделать резервную копию таблицы, особенно если запрос на удаление запускается впервые.
Рисунок 6.30 – Запрос на удаление
6.8 Редактирование запросов
Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке «Конструктор». На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.
Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду «Правка-Удалить».
Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.
Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.
6.9 Фильтры
Фильтры, как и запросы, предназначены для отбора определенных записей базы данных. Но фильтр сохраняется вместе с таблицей и не может использоваться с другими объектами, если он не был записан в виде запроса.
Установка фильтра – простейший способ отбора части записей в таблице, запросе или форме. Для его применения необходимо:
Открыть необходимую таблицу, запрос или форму. Например, откроем таблицу «Товары».
Выделить значение, по которому мы хотим отфильтровать. Например, в столбце «Наименование» выделим слово «колбаса».
Щелкнуть на кнопке «Фильтр по выделенному» на панели инструментов. В результате видимыми в таблице «Товары» останутся только те записи, в поле «Наименование» которых присутствует значение «колбаса» (рисунок 6.31).
Чтобы отменить влияние фильтра, надо щелкнуть на кнопке «Удалить фильтр».
Рисунок 6.31 – Фильтрация записей
7 Отчеты
Отчет – объект базы данных, предназначенный для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов и создаются в режиме «Мастер отчета», «Автоотчет» или «Конструктор». Редактирование и форматирование отчетов производят в режиме «Конструктора».