- •1.2. Основные термины, определения и понятия
- •1.3. Функции документа
- •2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.
- •2.1. Качество документационной информации.
- •2.2 Методы обеспечения качества документации
- •2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
- •2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
- •3. Системы документации
- •3.1. Общее положение
- •3.1.1. Виды документов
- •3.2. Система управленческой документации
- •3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
- •3.2.2. Система плановой документации
- •3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению
- •3.2.5. Сиситема отчетной документации. Назначение и состав отчетной документации.
- •4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •4.2.1. Состав реквизитов документа
- •4.2.2. Требования к бланкам документов
- •5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.2. Разработка классификатора форм документов
- •5.3. Табель форм управленческих документов
- •5.3.2. Разработка табеля форм документов
- •5.4. Альбом форм документов предприятия
- •5.4.1. Назначение альбома форм документов
- •5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов
- •5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов
- •5.5.1. Назначение структуры
- •5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов
- •5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов
- •6.1 Понятие документооборота
- •6.2 Характеристики докумнентооборота
- •6.2.1 Направления документооборота
- •6.2.2 Содержание документооборота
- •6.2.3 Объём документооборота
- •6.2.3 Скорость движения документов
- •6.2.4 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
- •6.2 Понятие операции. Классификация операций
- •6.3 Способы фиксации документооборота
- •6.3.1 Общие положения
- •6.4 Совершенствование документооборота
- •6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
- •6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота
- •6.4.3 Требования к документообороту
- •6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота
- •6.4.5 Методы совершенствования документопотока
- •6.4.6 Порядок формирования документооборота
- •6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота
2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
В теории и практике совершенствования систем документации применение формуляра-образца в качестве метода моделирования форм документов, входящих в единый комплекс, является относительно новым направлением.
Формуляр-образец в графическом виде отражает главные особенности, присущие документам данной системы, а именно: состав реквизитов и их длину, т.е. число необходимых для записи реквизита документа знаков, а также границы расположения реквизитов на площади носителя – листа бумаги установленного формата. Поэтому по каждой из систем управленческой документации формуляр-образец создается в нескольких модификациях и не только для каждого формата бумаги, но и для каждого варианта расположения реквизита на нем.
Разные модификации на один и тот же формат представляют выбор формата-образца с учетом алгоритма последующей обработки документа.
Так, если содержательная часть документа будет представлена в виде таблицы, реквизиты основания (см.) которой подлежат суммированию, берется вертикальный вариант; если же включаемые в таблицу реквизиты–основания сопоставляются, предпочтителен горизонтальный вариант.
В соответствие с ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное Дело» формуляр документа: «Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности».
«Формуляр – образец документа, модель построения документа, устанавливающая область примечания, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сети и основные реквизиты». Формуляр-образец на документы, применяемый на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций (кроме организационно-распорядительных документов, документов по капитальному строительству, конструкторскую и технологическую документацию, а также внешнеторговую документацию) определяется ГОСТом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». Формуляр-образец на организационно-распорядительные документы представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
Качество документальной информации, создаваемой и исполняемой в процессе выполнения функций управления, существенно зависит от организационных документов, обеспечивающих организац2ионное регламентирование разделения и кооперации труда по управлению между отдельными уровнями, звеньями и должностными лицами и организационное нормирование технологии (работ, процедур, технологические карты, инструкционные карты, маршрутные схемы выполнения работ и др.), а также организационное нормирование работ с документальной информацией.
К рекомендуемой документации по регламентации и нормированию работ с документации относятся: «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти», утверждённой приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
«Укрупнённые нормативы времени на работы по ДОУ предприятия», утверждённые постановлением Минтруда РФ от 25.11.94 № 72.