- •1.2. Основные термины, определения и понятия
- •1.3. Функции документа
- •2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.
- •2.1. Качество документационной информации.
- •2.2 Методы обеспечения качества документации
- •2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
- •2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
- •3. Системы документации
- •3.1. Общее положение
- •3.1.1. Виды документов
- •3.2. Система управленческой документации
- •3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
- •3.2.2. Система плановой документации
- •3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению
- •3.2.5. Сиситема отчетной документации. Назначение и состав отчетной документации.
- •4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •4.2.1. Состав реквизитов документа
- •4.2.2. Требования к бланкам документов
- •5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.2. Разработка классификатора форм документов
- •5.3. Табель форм управленческих документов
- •5.3.2. Разработка табеля форм документов
- •5.4. Альбом форм документов предприятия
- •5.4.1. Назначение альбома форм документов
- •5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов
- •5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов
- •5.5.1. Назначение структуры
- •5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов
- •5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов
- •6.1 Понятие документооборота
- •6.2 Характеристики докумнентооборота
- •6.2.1 Направления документооборота
- •6.2.2 Содержание документооборота
- •6.2.3 Объём документооборота
- •6.2.3 Скорость движения документов
- •6.2.4 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
- •6.2 Понятие операции. Классификация операций
- •6.3 Способы фиксации документооборота
- •6.3.1 Общие положения
- •6.4 Совершенствование документооборота
- •6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
- •6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота
- •6.4.3 Требования к документообороту
- •6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота
- •6.4.5 Методы совершенствования документопотока
- •6.4.6 Порядок формирования документооборота
- •6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота
1.2. Основные термины, определения и понятия
В последние десятилетия параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «Документационное обеспечение» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управления компьютерных систем и их организационным, программным, информационным обеспечением. Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень.
В отличие о делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документационную организацию и в значительной степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, это лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.
В процессе перехода от делопроизводства к ДОУ усиливается информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счёт включения в информационное поле всей документации организации, но и за счёт более эффективных технологий её обработки.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Носитель документированной информации – материальный, объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель – это всегда результат технических достижений (таблички из глины (Месопотамия), папирус (Египет) и пергамент (Малая Азия, Европа, Русь), береста (Нижний Новгород)). В настоящее время основным носителем является бумага.
Документирование – запись информации на различных носителях. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи, специфических для каждого типа документа. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.)
Реквизиты документа – обязательный элемент оформления официального документа. Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк при его заполнении.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр – образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информатизация – организационный, социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного управления.