Тема 34 Створення та редагування контактів. Створення списку розсилки.

Завдання:Створити список розсилки. в Microsoft Outlook

Теоретичні відомості:

Хід роботи

Створення групи контактів

Створення групи контактів із нових імен або імен адресної книги

У поданні "Контакти" на вкладці Основне у групі Створити натисніть кнопку Створити групу контактів.

У полі Ім’я введіть ім’я для групи контактів.

На вкладці Група контактів у групі Члени натисніть кнопку Додати учасників і виберіть пункт Серед контактів Outlook, З адресної книги або Створити контакт електронної пошти.

Якщо додається новий контакт електронної пошти, введіть дані цієї особи в діалоговому вікні Додавання нового запису.

Якщо додається учасник із контактів Outlook або адресної книги, виконайте такі дії:

У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу з адресами електронної пошти, які потрібно долучити до групи контактів.

У списку імен виберіть потрібне ім’я та натисніть кнопку Члени робочої області. До однієї групи контактів можна додавати імена з різних адресних книг.

Повторіть процедуру для кожного контакту, який потрібно додати до групи контактів, і натисніть кнопку ОК.

Група контактів зберігається в папці Контакти під іменем, яке ви йому надали.

Створення групи контактів копіюванням імен із повідомлень електронної пошти

У повідомленні, з якого потрібно скопіювати імена, виберіть потрібні імена в полі Кому або Копія.

Клацніть виділені імена правою кнопкою миші та виберіть пункт Копіювати.

У поданні "Пошта" на вкладці Основне у групі Створити натисніть кнопку Створити елементи, виберіть пункт Інші елементи, а потім — Група контактів.

У полі Ім’я введіть ім’я для групи контактів.

На вкладці Група контактів у групі Члени натисніть кнопку Додати учасників і виберіть пункт Серед контактів Outlook або З адресної книги.

У нижній частині діалогового вікна Вибір членів у полі Члени робочої області клацніть правою кнопкою миші та виберіть пункт Вставити.

Примітка Щоб учасника можна було додати до групи контактів, він не обов’язково має бути в адресній книзі. Ім’я та адреса електронної пошти учасника додаються, коли ви копіюєте та вставляєте ім’я з вихідного повідомлення.

Додавання групи контактів, отриманої від іншого користувача

Після отримання повідомлення, що містить групу контактів, яку потрібно використати, її можна зберегти в папці "Контакти".

Відкрийте повідомлення, яке містить групу контактів.

У полі Кому або Копія клацніть правою кнопкою миші групу контактів і виберіть пункт Додати до контактів Outlook.

Створення списку розсилки

Виконайте одну з таких дій.

Створення списку розсилки з імен в Адресній книзі

У меню Файл виберіть команду Створити, а потім команду Список розсилки.

У полі Ім'я введіть ім'я списку.

На вкладці Список розсилки клацніть команду Вибрати членів.

У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу з адресами електронної пошти, які потрібно долучити до списку розсилки.

У полі Пошук введіть ім'я контакту, який потрібно долучити. У розташованому нижче списку клацніть потрібне ім'я та натисніть кнопку Члени робочої області. Повторіть ці дії для всіх контактів, які мають бути присутні у списку розсилки, а потім натисніть кнопку ОК.

Якщо потрібно доповнити список розсилки докладним описом, на вкладці Список розсилки клацніть команду Нотатки та введіть текст опису.

Список розсилки зберігається в папці Контакти під іменем, яке ви йому дали.

Створення списку розсилки шляхом копіювання імен з повідомлень електронної пошти

У повідомленні електронної пошти, з якого необхідно скопіювати імена, виділіть потрібні імена в полі Кому або Копія.

Клацніть виділене ім'я правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню команду Копіювати.

Натисніть кнопку Microsoft Office та у списку Створити новий елемент Outlook виберіть пункт Список розсилки.

На вкладці Список розсилки у групі Члени клацніть команду Вибрати членів.

У нижній частині діалогового вікна Вибір членів, у полі Члени робочої області клацніть правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню команду Вставити.

Примітка Щоб контакт можна було додати до списку розсилки, він не обов'язково має бути присутнім в Адресній книзі. Ім'я контакту та його адреса електронної пошти вставляються у список, коли ви копіюєте та вставляєте ім'я з вихідного повідомлення.

Натисніть кнопку ОК.

У поле Ім'я введіть ім'я списку розсилки.

На вкладці Список розсилки у групі Дії клацніть команду Зберегти й закрити.

Додавання або видалення імені у списку розсилки

У папці Контакти відкрийте список розсилки.

Примітка У поданнях списку списки розсилки мають позначку .

Виконайте одну або кілька таких дій.

Додавання адреси з адресної книги або папки контактів

На вкладці Список розсилки клацніть команду Вибрати членів.

У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу з адресами електронної пошти, які потрібно долучити до списку розсилки.

У полі Пошук введіть ім'я контакту, який потрібно долучити.

У списку Ім'я клацніть потрібне ім'я та натисніть кнопку Члени робочої області. Повторіть ці дії для кожного контакту, який потрібно додати до списку розсилки, а потім натисніть кнопку ОК.

Додавання адреси, якої немає в папці контактів або в адресній книзі

На вкладці Список розсилки клацніть команду Додати новий.

Введіть потрібні відомості й натисніть кнопку ОК.

Видалення імені

Клацніть ім'я та натисніть кнопку Видалити.

Відображення імен у списку розсилки

Щоб переглянути імена членів списку розсилки перед надсиланням повідомлення, виконайте такі дії.

У вікні нового повідомлення натисніть кнопку Кому.

У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить список розсилки, відомості про який необхідно отримати.

У полі Шукати введіть ім'я списку розсилки.

У списку Ім'я клацніть правою кнопкою миші список розсилки та виберіть у контекстному меню пункт Властивості.

Порада Щоб швидко відобразити імена контактів у списку, можна клацнути знак «плюс» (+) поруч з іменем списку розсилки в полі Кому. Коли список розгорнуто, можна видалити з нього деякі імена, якщо потрібно надіслати повідомлення або запрошення на нараду лише частині списку розсилки. Згорнути розгорнутий список неможливо. Списки розсилки в полі Ел. пошта у вікні контакту неможливо розгорнути.