Тема 18 Створення документів ділового листування: інструкційні та гарантійні листи

Завдання: Створити інструкційний та гарантійний листи

Теоретичні відомості:

Інструкційні (директивні) листи. Виходять, як правило, з державних або муніципальних органів влади й управління та містять рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності, податків, екології і т.п..

Гарантійні листи. Підтверджують певні зобов'язання чи умови оплати, строки постачання або якість продукції. На відміну від більшості листів, гарантійний лист може починатися з і мені та по батькові особи, якій даються гарантії. Фірма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано певній організації чи підприємству.

Зразки документів

Гарантійний лист

Фірмовий бланк

або штамп

Директорові (керівникові, начальникові)

(назва підприємства) (п, і, п б керівника)

Просимо Вас надати послуги у вигляді __________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

(предмет звернення)

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок * № ________________

відділу банку ____________________________________________________

Директор

Головний бухгалтер

Печатка

Тема 19 Створення документів ділового листування: рекламаційні листи

Завдання: Створити рекламаційний лист

Теоретичні відомості:

Рекламаційні листи й листи-претензії  пов’язані з над­звичайно серйозним й відповідальним боком ділових відносин — пред’явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди й виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов’язки. Претензії можуть бути пред’явлені з приводу най­різноманітніших — інколи дуже несподіваних — пору­шень: — порушений термін поставки товару чи надання послуги; — якість або кількість товару чи послуги не відповідає зазначеній в угоді; — виявлена внутрішньотарна недостача щойно отриманого товару; — незадовільна якість чи зовнішній вигляд упаковки тощо. При виявлені порушень постраждала сторона має право вимагати відшкодування в той чи інший спосіб завданих збитків: — замінити неякісний товар; — допоставити недостачу; — вимагати процентної знижки з вартості товару; — сплати штрафу (пені, неустойки) тощо. Увага: пред’явлена претензія до кількості чи якості поставленого товару повинна бути підтверджена ак­том експертизи чи іншими документами. Однак слід пам’ятати, що обставини інколи можуть бути сильнішими за бажання вашого партнера виконати свої зобов’язання. Тому доречним буде спочатку напи­сати йому листа у формі нагадування, в якому можна висловити своє невдоволення ситуацією й сподівання на виправлення найближчим часом цього неприємного для вас обох становища. Наприклад: Шановні________________________________! Нещодавно ми отримали листа, який, відверто кажучи, неприємно вразив і розчарував нас. Він написаний керівни­ком групи студентів, які тиждень тому прибули до вас для проходження виробничої практики на умовах, передбачених нашою угодою № __ від_______ . У листі п. ______ скаржаться на незадовільні умови проживання та медичного обслуговування, зазначаючи, що вони аж ніяк не відповідають тим, які передбачені п. ___ нашої угоди. Нам дуже прикро, що ми змушені турбувати вас з такого неприємного приводу. Однак, як ви розумієте, ми відповідаємо за своїх працівників і студентів і маємо стежити за їх побутовими умовами та медичним обслуговуванням у відрядженні. Ось чому ми звертаємось до вас з вимогою поліпшити згадані умови до рівня, передбаченого п.___ нашої угоди. Просимо вас ужити всіх необхідних заходів. Сподіваємось, що ви не затримаєтесь з відповіддю. З повагою_____________ (підпис) Серйозний лист-рекламація із зазначенням усіх вихідних даних та штрафних санкцій може бути таким: Шановні__________________ ! У поставленій вами партії товару, відвантаженого у вагоні №___ за залізничною накладною №___ в рахунок контракту №____ від_________ , оплаченої нами за вашим рахунком № __ до інкасо №_____ виявлено дефекти виробничого характеру: 1.____________________________________________ . 2.____________________________________________ . 3.____________________________________________. Кількість неякісних одиниць у партії________ Враховуючи вищезазначене, змушені попередити вас , що сума ____________ гривень буде вирахувана з_____ % залишку за контрактом №___ . До листа додаємо акт експертизи. З повагою (підпис)