Зразок бланка запису бесіди з відвідувачем стенду

на___________________________виставці

(дата)

Фірма________________________________________________________________________

Галузь________________________________________________________________________

Прізвище, ім'я, по батькові __________________________________________________

Посада

_____________________________________________________________________________

Адреса

_____________________________________________________________________________

Телефон________________________факс__________________________________________

Короткий зміст бесіди__________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Матеріали____________________________________________________________________

1. були передані

2. треба передати

3. переслати

Далі слід зробити______________________________________________________________

Повідомлення для ознайомлення службовцями фірми_______________________________

_____________________________________________________________________________

Пропозиція відвідувача _________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Така практика фіксації інформації, отриманої від відвідувачів стендів, прийнята у всьому світі. Вона дозволяє пізніше проана­лізувати рівень комплектації стенду інформацією, відсіювати несуттєві дані і, з урахуванням пропозицій, оформляти стенд найважливішими даними.

Короткий зміст бесіди з відвідувачем виставки може місти­ти такі запитання:

- Чи Ви бували раніше на виставці, присвяченій даній те­матиці (напрямку)?

- Яка література, представлена на стенді, Вас найбільше зацікавила?

- Які експонати викликали у Вас найбільший інтерес?

- Чи отримали Ви допомогу (консультацію) у вирішенні власних проблем?

- Як, на Вашу думку, можна вдосконалити даний СТЄНД?

- Чи маєте Ви намір придбати щось з продемонстрованого?

Відповіді на питання мають цінність, прямо пропорційну статусу опитуваного.

Така практика опитування, окрім того, є дієвим засобом світової практики "паблік рілейшн". Встановлені на конференції, симпозіумі контакти можна підтримувати і зміцнювати розси­ланням інформації, яка потрібна відвідувачам.

Підтримання ділових контактів надалі слід чітко докумен­тувати:

- проведення обліку організацій та фірм;

- повна офіційна і неофіційна інформація про партнерів;

- оформлення листів, вітань, ювілейних адрес;

- внесення в наявну інформацію коректив про зміни в ста­тусі офіційних осіб та імовірних партнерів;

- організація офіційних зустрічей та прийому гостей з ме­тою ознайомлення з діяльністю фірми (підприємства).

Після конференцій та симпозіумів дуже важливим є збір інформації про потенційних партнерів з числа колег, що дає можливість створити банк даних довідкового забезпечення, який включає в себе:

- постійний пошук інформації в публікаціях;

- прослуховування радіо - та перегляд телепрограм спеціаль­ного призначення;

- фіксація географічних прив'язок ділових партнерів (ко­лег), котрі працюють в одному напрямку, одній галузі.